Forderungsmanagement – wichtig zur Vermeidung von Zahlungsausfällen
Wer ein neues Unternehmen gründet, denkt zuerst an Markteinführung, Marketing und Neukundengewinnung. Doch wie geht es nach den ersten erfolgreichen Verkäufen weiter? Wie können Start-ups sicherstellen, dass das Geld aus den Verkäufen auf dem Konto ankommt? Hier setzt das Forderungsmanagement ein, das zu den wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung gehört. Ein effektives Forderungsmanagement sorgt dafür, dass die Liquidität des eigenen Unternehmens gesichert ist. Dadurch sind die laufenden Kosten gedeckt und der Unternehmer kann sich auf die Kundenberatung, die Entwicklung neuer Produkte und das Wachstum seiner Firma konzentrieren.
Aufgaben im Forderungsmanagement
Eine der wichtigsten Aufgaben des Forderungsmanagements ist die Liquiditätssicherung. Dazu erstellen die Mitarbeiter verschiedene Maßnahmen, um Zahlungseingänge zu beschleunigen und Zahlungsausfälle zu vermeiden:
- Überprüfung der Kundenbonität
- Ausstellung und Versand der Rechnungen
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Mahnwesen und Inkasso bei verspäteten Zahlungen
- Abschreibung nicht einbringlicher Forderungen
Wenn die Abteilung Forderungsmanagement einige Tipps beachtet, wird die Liquidität des Unternehmens gestärkt und eigene Verbindlichkeiten können fristgemäß bezahlt werden. Ansonsten drohen Zahlungsausfälle, die sogar zum Ende der eigenen Firma führen können, auch wenn es sich um eine erfolgreiche Geschäftsidee handelt.
Tipps für ein erfolgreiches Forderungsmanagement
Einer hilfreicher Tipp für einen erfolgreichen Unternehmer lautet: Lerne deine Kunden kennen! Dieser Ratschlag bezieht sich nicht nur auf die Entwicklung erfolgreicher Produkte oder Dienstleistungen. Auch die Zahlungsmoral der Abnehmer sollte genau untersucht werden. Nur wirtschaftlich gesunde Unternehmen kommen ihren Verbindlichkeiten pünktlich nach und zahlen die Rechnung in voller Höhe. Außerdem müssen die Zahlungsbedingungen eindeutig festgelegt werden und der Verkäufer darf den Überblick über die offenen Rechnungen nicht verlieren.
Kundendaten erfassen
Die Erfassung der Kundendaten bezieht sich zuerst auf Namen und Adresse des Käufers. Um die Rechnung richtig ausstellen und versenden zu können, müssen die Angaben aktuell und korrekt sein. Rechnungen, die nicht beim Käufer ankommen, werden auch nicht bezahlt. Bei einer bestehenden Geschäftsverbindung deutet ein nicht zugestellter Brief darauf hin, dass der Geschäftspartner nicht mehr an seinem Sitz tätig ist. Er hat seine Geschäftstätigkeit entweder verlegt oder ganz aufgegeben.
Bonitätsprüfung
Selbstverständlich sollten Unternehmer ihren Kunden vertrauen. Trotzdem gehört die Überprüfung der Bonität zum Geschäftsalltag. Nur bei wirtschaftlich soliden Unternehmen kann der Verkäufer sicher sein, sein Geld auch zu erhalten. Da sich die finanziellen Verhältnisse bei den Abnehmern im Laufe der Geschäftsbeziehung ändern können, sollte die Bonitätsprüfung jedes Jahr wiederholt werden. Das hat nichts mit Misstrauen gegen die Kunden zu tun, sondern dient dem Schutz des eigenen Unternehmens vor Zahlungsausfällen und einem Liquiditätsengpass.
Rechnungen zeitnah erstellen
Ein guter Kunde nimmt Ware mit, die er erst später bezahlen möchte? Kein Problem, wenn er auch gleich die Rechnung mitnimmt. Bei einem Warenversand sollte die Rechnung ebenfalls sofort beiliegen oder zeitnah verschickt werden. Die rechtzeitige Ausstellung der Rechnung erinnert den Käufer an die pünktliche Bezahlung. Gleichzeitig hat der Verkäufer einen Beleg über die ausstehende Zahlung. So lassen sich die Zahlungstermine leichter überwachen und verspätete Zahlungen fallen schneller auf. Dazu müssen die Zahlungsbedingungen aber eindeutig bestimmt und auf der Rechnung festgehalten werden.
Klare Zahlungsbedingungen festlegen
Vereinbarungen wie „Ich überweise demnächst“ oder „Zahl, wenn du kannst“ werden unter Geschäftspartnern, die sich gut kennen, häufig getroffen. Das kann aber zu mangelnder Liquidität beim Verkäufer führen, weil er nicht weiß, wann er mit dem Zahlungseingang rechnen kann. Daher sollten bei jedem Verkauf klare Zahlungsbedingungen festgelegt werden. Dem Käufer ist dann bewusst, ob er die Rechnung sofort oder erst in 30, 60 oder 90 Tagen bezahlen muss. Auch der Abzug von Skonto oder ein Rabatt können auf der Rechnung festgehalten werden und sorgen für Sicherheit bei beiden Vertragsparteien.
Überblick behalten
Das Geschäft wächst und ein Start-up stellt immer mehr Rechnungen aus? Dann ist es wichtig, dass der Unternehmer den Überblick über die offenen Posten behält. Mit dem wachsenden Geschäftserfolg steigen auch die Ausgaben, die durch die Zahlungseingänge gedeckt werden müssen. Damit es nicht zu einem Liquiditätsengpass kommt, müssen die Zahlungstermine überwacht und säumige Kunden rechtzeitig angemahnt werden. Wenn sich bei einem Kunden Zahlungsschwierigkeiten abzeichnen, sollten Maßnahmen, wie Barzahlung oder Verringerung der Liefermenge, ergriffen werden. Um den Überblick zu behalten, können Unternehmen einen externen Dienstleister beauftragen.
Externe Hilfe in Anspruch nehmen
Vor allem Existenzgründer und Einzelunternehmer verfügen häufig nicht über eine eigene Buchhaltungsabteilung, sondern erledigen alle Arbeiten selbst. Sobald das Geschäft wächst, lohnt es sich, über eine Auslagerung nachzudenken. Das gilt vor allem für die Debitorenbuchhaltung, die Zahlungsausfälle verhindert. Wenn gleichzeitig die Liquidität auf schnelle und einfache Weise erhöht werden soll, lohnt sich Full Service Factoring als Kombination aus Umsatzfinanzierung und Outsourcing des Forderungsmanagements.
Forderungsmanagement mit Factoring verbessern
Die Mitarbeiter des Factors verfügen über viel Erfahrung im Bereich Forderungsmanagement. Sie sorgen für die Überwachung der Zahlungseingänge und erinnern säumige Zahler an die fehlende Überweisung. Wenn keine Zahlung erfolgt, führt der Factor die notwendigen Schritte für ein effektives Mahnwesen und gegebenenfalls Inkasso aus. Außerdem wird die Bonität der Debitoren regelmäßig überprüft. Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass die Anzahl der Forderungsausfälle so gering wie möglich bleibt. Das sorgt für einen beständigen Zahlungsfluss beim Kreditor und stärkt seine Liquidität.
