Zeiterfassung spielt heute für immer mehr kleine und große Unternehmen eine wichtige Rolle. Nur so können alle Projekte realistisch geplant und Arbeitsstunden sowie Überstunden der Mitarbeiter korrekt abgerechnet werden.
Warum ist Zeiterfassung notwendig?
Zeiterfassung ist für Unternehmen wichtig, da sie eine einfache Möglichkeit bietet, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter im Blick zu behalten und die Personalplanung flexibel an die bestehenden Projekte und Aufgaben im Unternehmen anzupassen. Die Auswertung der erfassten Daten ermöglicht nicht nur einen Einblick in das individuelle Arbeitsverhalten der Mitarbeiter, sondern auch der Lohnbuchhaltung kann damit am Monatsende die Erstellung von Abrechnungen erleichtert werden. Die Zeiterfassung dient aber auch dazu, dass dauerhafte Überstunden eher auffallen und Plus- und Minusstunden regelmäßig ausgeglichen werden. Moderne Zeiterfassungssysteme funktionieren heute digital, wie beispielsweise hier, mit einer modernen Zeiterfassungssoftware, die Arbeitgebern und Mitarbeitern mit vielen Funktionen zur Verfügung steht.
Anforderungen an moderne Zeiterfassungssysteme
Moderne Zeiterfassungssysteme müssen bestimmte Anforderungen erfüllen. Statt in Papierform oder als Excel-Tabelle ist es wichtig, dass die Daten jederzeit aktuell und für alle gleichzeitig sichtbar sind. Das gelingt am besten über cloudbasierte Tools, in denen Arbeitgeber und Mitarbeiter jederzeit Änderungen vornehmen und alle Daten auf einen Blick einsehen können. Geeignet wäre auch ein Google-Docs-Dokument, auf das alle Zugriff haben. Jedoch sind digitale Zeiterfassungssysteme, die auf die individuellen Bedürfnisse von Firmen ausgerichtet sind, einfacher zu bedienen und mit mehr Funktionen zur Analyse und Auswertung versehen.
Methoden der Zeiterfassung
Nach der Anmeldung im Zeiterfassungssystem wird jeder Eintrag automatisch dem angemeldeten Mitarbeiter zugeordnet, Änderungen sind leicht erkennbar. Am Ende des Monats haben sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte und Lohnbuchhaltung einen guten Überblick, wann für welche Projekte gearbeitet wurde und wann Mitarbeiter im Urlaub oder krank waren.
Zeiten lassen sich auf verschiedene Arten erfassen und auswerten:
- Arbeitsstunden pro Tag inklusive Pausen
- Stunden für einzelne Projekte (erleichtert die Projektplanung)
- Krank- und Urlaubstage
Einfache Anwendung für Arbeitgeber und Mitarbeiter
Über einen Online-Zugang ermöglichen viele Zeiterfassungssysteme den Zugriff für alle im Unternehmen tätigen Mitarbeiter. Arbeitgeber, Vorgesetzte und Angestellte haben damit jederzeit einen vollen Überblick über geleistete Arbeitsstunden. Über passwortgeschützte Logins ist der Zugriff auch von unterwegs und von zu Hause aus dem Home Office möglich.
Alle Vorteile auf einen Blick
Digitale Zeiterfassungssysteme haben für Unternehmen, aber auch für Mitarbeiter, zahlreiche Vorteile. Statt mit lästiger Zettelwirtschaft geht es heute digital deutlich einfacher.
Die wichtigsten Vorteile:
- Alle Arbeitsstunden werden korrekt erfasst und lassen sich konkreten Projekten zuordnen, auch Fehlzeiten werden erfasst.
- Keine Arbeitsstunde geht verloren, es wird auf die Minute genau abgerechnet.
- automatische Benachrichtigungen
- von Mitarbeitern und Vorgesetzten anwendbar
- flexibler Zugriff von jedem Ort
- für unterschiedliche Unternehmensgrößen geeignet
- fördert die Motivation der Mitarbeiter (Minusstunden vermeiden)
- Personalplanung passt zur aktuellen Auslastung
- Einhaltung gesetzlicher Regelungen (Pausen- und Urlaubszeiten)
- erleichtert die Lohnabrechnung und Rechnungsstellung für Projekte
Prozesse beschleunigen dank Zeiterfassung
Vor allem große Unternehmen, aber auch kleinere Firmen, profitieren von einer modernen Zeiterfassung für Mitarbeiter. Denn durch die vereinfachte Kommunikation zwischen Mensch und System lassen sich viele Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse deutlich beschleunigen. Zum Beispiel die Urlaubsplanung und Anträge für Urlaubstage, aber auch die Verwaltung von Fehlzeiten. Um laufende Projekte optimal planen zu können, ist der Überblick über das gesamte Personal, deren Verfügbarkeiten und geplante Urlaubszeiten ideal, um die Auslastung zu optimieren. Sei es zum Zusammenstellen von Teams, zur Einteilung in Schichten oder auch die Möglichkeit, eigenverantwortlich die Arbeitseinsätze zu tauschen. Dank des transparenten Überblickes haben Vorgesetzte jederzeit alle Mitarbeiter und deren Einsätze im Blick und können bei Engpässen rechtzeitig gegensteuern.
Flexibel aus dem Homeoffice oder von unterwegs
Da viele Zeiterfassungssysteme einen einfachen Online-Zugriff (passwortgeschützt) ermöglichen, ist das zeitnahe Eintragen von Arbeitszeiten von jedem Ort aus möglich. Das ist besonders praktisch für alle, die ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten. Aber auch für Außendienstmitarbeiter, die außerhalb des Unternehmens arbeiten und ihre Zeiten einfach über ihr Smartphone online eintragen, sodass sie nichts mehr vergessen.
Fehlerfreie Lohn- und Gehaltsabrechnung
Durch das zeitnahe Eintragen von Arbeitszeiten und die korrekte Erfassung auf die Minute genau passieren in der Lohnbuchhaltung weniger Fehler. Alle Zeiten lassen sich am Monatsende auf einen Blick auswerten und für die Lohnabrechnung nutzen. Dank verschiedener Schnittstellen werden die Daten einfach an die Lohnbuchhaltungssoftware übertragen, was den Zeitaufwand deutlich minimiert. Lohnrelevante Daten (Fehlzeiten und Zeitkontenstände) werden so ganz automatisch erstellt, der Mitarbeiter bekommt einen Überblick zu allen Daten regelmäßig per Mail oder Post für seine Unterlagen.
