Einnahmeüberschussrechnung Excel

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einnahmeüberschussrechnung_excelDie Einnahmeüberschussrechnung ist für Kleingewerbetreibende wie auch Freiberufler die die Regelgewinnermittlungsart. Wenige Grundregeln, insbesondere hinsichtlich der zeitlichen Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, sind zu beachten, um eine periodengerechte Jahresabrechnung zu erstellen. Programme wie MS Excel sind dabei für Anfänger und Fortgeschrittene nützliche Tools, um mithilfe der Tabellenkalkulation und programmierbaren Routinen Vorlagen zu erstellen, die den Großteil der rechnerischen Arbeit hierfür abnehmen. All dies ist ohne tiefgehende Programmierungskenntnisse möglich.

Das Zu- und Abflussprinzip

Bei der Einnahmeüberschussrechnung stellt der Unternehmer die geleisteten Betriebsausgaben den erhaltenen Betriebseinnahmen entgegen. Betriebseinnahmen sind alle Güterzuflüsse, die objektiv durch den Betrieb veranlasst sind. Ist also die betriebliche- oder berufliche Tätigkeit dafür ursächlich, dass sich das Vermögen mehrt, kann von einer gewinnerhöhenden Betriebseinnahme ausgegangen werden. Unerheblich dabei ist, ob es sich beim auslösenden Moment um den unternehmerischen Kernbereich oder um ein Nebengeschäft handelt. Für die Beurteilung, ob eine Zahlung als Betriebsausgabe zu behandeln ist, wird auf den entsprechenden Eintrag im Unternehmerlexikon verwiesen (Klick).
Wann eine Erfassung zu erfolgen hat, ist anhand folgender Faustregel zu ermitteln: Im Zeitpunkt des Zuflusses ist eine Betriebseinnahme anzusetzen, bei der Betriebsausgabe ist der Leistungszeitpunkt maßgebend. Abgestellt wird bei beiden Kriterien gleichermaßen auf die wirtschaftliche Verfügungsmacht. Die Erlangung derer führt zu einem Zufluss (Bsp.: Erhalt von Bargeld, Gutschrift auf dem Bankkonto), der Verlust führt dagegen zu einem Abfluss (Bsp.: Die Hingabe von Bargeld, die Hingabe eines Schecks, die Zahlungsbestätigung durch PIN-Eingabe bei EC-Kartenzahlung).

Ausnahmen vom Grundprinzip

Letztlich gibt es noch eine überschaubare Menge an Ausnahmen zu beachten, die das oben geschilderte Zu- und Abflussprinzip aushebeln. Hierzu zählt letztlich die Absetzung für Abnutzung, die Regelungen zu den sog. geringwertigen Wirtschaftsgütern und Sammelposten und die Behandlung von Kosten für verschiedene Vermögensgegenstände, insbesondere für nicht abnutzbares Anlagevermögen.

Absetzung für Abnutzung

Nach dem Abflussprinzip wären Anschaffungskosten für abnutzbares Vermögen (Computer, PKW, Registrierkasse, etc.) im dem Zeitpunkt als Betriebsausgabe anzusetzen, in dem der Kaufpreis tatsächlich gezahlt wird. Dies würde aber den wirtschaftlichen Gehalt einer solchen Anschaffung nicht gerecht werden, denn die Anschaffungskosten werden einmalig geleistet, während der erworbene Gegenstand über Jahre hinweg seinen Wert durch die Nutzung im Betrieb verliert. Diesem Wertverlust wird man dadurch gerecht, dass man die jeweiligen Anschaffungskosten über die Dauer der üblichen Nutzung eines solchen Wirtschaftsgutes verteilt. Die Verteilung (AFA) stellt eine grundlegende Ausnahme vom Abflussprinzip dar, da nicht der Moment der Kaufpreiszahlung den Abzug von Betriebsausgaben bestimmt, sondern der reelle Wertverzehr über die Jahre. Keineswegs ist die Inanspruchnahme der AFA eine Möglichkeit, sondern eine gesetzliche Pflicht.
Ausnahme von dieser Pflicht bilden letztlich die geringwertigen Wirtschaftsgüter und zu Teilen die Regelungen für die Sammelposten, die auch bei der Einnahmeüberschussrechnung zu beachten sind. Für bestimmte Güter und unterhalb gewisser Bagatellgrenzen kann auf eine Verteilung der Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer verzichtet werden und eine Vollabschreibung des Kaufpreises im Jahr der Anschaffung erfolgen. Die Grenzen liegen derzeit bei 150,- € bzw. 410,- € Netto-Anschaffungskosten für die geringwertigen Wirtschaftsgüter und bei 1.000,- € für die Bildung eines Sammelpostens – auf welchen an dieser Stelle nicht näher eingegangen wird.

Nicht abnutzbares Anlagevermögen

Kein Wertverzehr (und daher kein Grund für eine AFA) liegt vor bei Wirtschaftsgütern, deren Nutzung nicht zeitlich begrenzt ist. Als klassisches Beispiel ist hier Grund- und Boden zu nennen. Um das wirtschaftliche Ergebnis bei der Anschaffung hierbei nicht zu verfälschen, sind die Kosten für den Erwerb zeitlich erst dann anzusetzen, wenn das Wirtschaftsgut den Betrieb wieder verlässt (Verkauf oder Entnahme). Damit ist ein Verkaufserlös im selben Zeitpunkt zu erfassen wie der Aufwand, den man beim Kauf geleistet hat, sodass nur der jeweilige Wertverlust oder -zuwachs Einfluss auf den Gewinn des Wirtschaftsjahres nimmt.

Tabellenkalkulation mit Excel

Vorab sei erwähnt, dass ab dem Veranlagungszeitraum 2017 die amtliche Einnahmeüberschussrechnung dem Finanzamt einzureichen ist, dies sogar auf dem elektronischen Weg. Das Folgende kann daher nicht als Alternative, sondern als nützliche Ergänzung verstanden werden. Denn die amtliche EÜR stellt nur die Salden verschiedener Einnahme- und Ausgabeposten gegenüber. Ohne eine weitergehende Dokumentation wird es selbst für den Ersteller schwierig nachzuvollziehen, welche Einzelposten zu jenen Salden geführt haben. Um dies zu dokumentieren muss man nicht zwingend ein Buchhaltungsprogramm erwerben. Bis zu einem gewissen Umfang kann ein Einzelnachweis der Geschäftsvorfälle problemlos mithilfe des meist sowieso vorhandenen MS Excel-Programms geführt werden. Wenn die o.g. zeitlichen Regeln- und Sonderregeln beachtet werden, ist eine ordentliche Dokumentation problemlos möglich.

Kategorien bilden

Sämtliche Geschäftsvorfälle des Jahres sollten für eine bessere Übersicht zunächst kategorisiert werden. Da ohnehin die amtliche EÜR als Zielvorgabe feststeht, empfiehlt es sich, die dortigen Kategorien zu übernehmen. (Hinweis: Nicht immer sind alle Kategorien zwingend nötig. Wer die betrieblichen Räume nicht anmietet, wird z.B. keine Mietaufwendungen erklären müssen, etc.)
Im Folgenden wird ein beispielhaftes Vorgehen anhand folgender Einnahme- und Ausgabeposten dargelegt:

– (2) Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer
– (3) Veräußerung oder Entnahme von Anlagevermögen
– (4) Bezogene Fremdleistungen
– (5) AfA auf bewegliche Wirtschaftsgüter
– (6) Fortbildungskosten
– (7) Werbekosten

In der Excel-Arbeitsmappe sollten nun verschiedene Arbeitsblätter erstellt und benannt werden. Neben der endgültigen EÜR_Übersicht (1) ist für jeden Einnahme- und jeden Ausgabeposten ein weiteres Arbeitsblatt zu erstellen (2)-(7). Die Namen der Arbeitsblätter sollten aussagekräftig genug sein. Für das Verständig wird im Folgenden von einer rein numerischen Benennung nach dem Schema (2), (3), etc. ausgegangen.

In den Arbeitsblättern (2)-(7) sind nun jeweils Spaltenüberschriften zu definieren. Für eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle reichen dabei 3 Spalten aus: Belegnummer (A), Nettobetrag (B) und enthaltene Umsatzsteuer (C). Optional können weitere Spalten hinzugefügt werden, z.B. Datum, Rechnungsnummer, Buchungstext, o.Ä. Es wird aber hervorgehoben, dass mit den genannten Kategorien (A)-(C) ein kompletter Einzelnachweis möglich ist. Voraussetzung ist, dass es für jeden Eintrag einen Beleg gibt, und dass jeder Beleg schriftlich mit einer einzigartigen Belegnummer versehen wird.

Im Rechenfeld unter (B) und (C) ist nun die Summenformel für alle darunterliegenden Felder einzufügen [=SUMME(B2:B1000)]. Nun hat unterjährig lediglich eine vollständige Erfassung aller Belege zu erfolgen. Die erste, erstellte Rechnung des Jahres wird bspw. mit der Belegnummer 2-1 versehen. Im Arbeitsblatt (2) ist nun im ersten, freien Feld der Spalte (A) die Belegnummer 2-1 einzutragen. Daneben ist in Spalte (B) der abgerechnete Nettobetrag und in (C) ggf. die darauf entfallende Umsatzsteuer einzutragen. Dieser Ablauf ist nun im gesamten Jahr für jeden Beleg zu wiederholen und im zugehörigen Arbeitsblatt einzutragen.

Durch die Summenformel im Tabellenkopf werden die Jahressalden nach jedem Eintrag fortgeschrieben. Zum Jahresende können jene Salden daher durch einen Querverweis zwischen den Arbeitsblättern problemlos in die EÜR_Übersicht (1) übernommen werden – der Querverweis ist im Beispiel mit der Formel [='(2)‘!B2] zu erreichen.

Durch Addition der dort erscheinenden „Kontensalden“ kann die Summe der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermittelt werden, nach einer simplen Gegenüberstellung bilden beide Posten zusammen den Gewinn oder Verlust des Wirtschaftsjahres ab. Parallel sind die Kontensalden nun noch in die elektronische Anlage EÜR zu übertragen und dem Finanzamt im Zuge der Jahressteuererklärung zu übermitteln.
Bei gewissenhafter Erfassung aller Einzelbelege und unter Beachtung der o.g. Ausnahmen vom Zu- und Abflussprinzip wird ein nachvollziehbares Jahresergebnis ermittelt, das dem jeweiligen Betriebsinhaber einen exakten Überblick über den Inhalt sämtlicher Kontensalden verschaffen kann.

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