Firmenkreditkarte

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Was muss man bei einer Firmenkreditkarte beachten?

Was muss man bei einer Firmenkreditkarte beachten?Eine Firmenkreditkarte kann die eigene Buchhaltung um einiges vereinfachen. Mit einer Kreditkarte ausgestattet, können Mitarbeiter Spesen und Anschaffungen direkt vom Geschäftskonto begleichen. Das spart den Aufwand für die Buchhaltung. Unternehmen sollten lediglich vorab klären, welche Firmenkreditkarte die richtige ist.

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Bei der Firmenkreditkarte handelt es sich um eine Kreditkarte, die speziell für das Unternehmen ausgestellt wurde. Sie kann im Unternehmensdesign gestaltet sein und trägt entweder den Namen der Firma oder des konkreten Mitarbeiters, der sie nutzt.

Die meisten Firmenkreditkarten sind sogenannte Charge Karten. Das bedeutet, die einzelnen Zahlungen werden in einer Gesamtsumme am Ende des Monats abgebucht.

Auf der Suche nach der Firmenkreditkarte sollten Firmen oder Selbstständige zwei Modelle unterscheiden: Die sogenannten Corporate Cards und die Business Kreditkarten.

Corporate oder Business Kreditkarte

Corporate Cards sind für größere Unternehmen vorgesehen, die über eine hohe Anzahl an Beschäftigten verfügen. Anbieter von Corporate Kreditkarten halten oft große Kontingente vor, sodass möglichst viele Angestellte mit einer eigenen Firmenkreditkarte ausgestattet werden können.

Diese großen Kontingente kommen den Unternehmen auch deshalb zugute, weil damit oft einhergeht, dass Konditionen individuell verhandelt werden können. Je mehr Kreditkarten abgenommen werden, desto besser werden die Leistungen.

Selbstständige, Freelancer sowie kleine Unternehmen bekommen hingegen meist eine Business Kreditkarte. Diese sind nur in kleinen Kontingenten erhältlich und verfügen über festgelegte Konditionen. Dafür können die Business Kreditkarten häufig mit der Buchhaltungssoftware verbunden werden, sodass gerade Jungunternehmer die volle Kostenkontrolle genießen.

Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

Firmenkreditkarten sind für Personen- und Kapitalgesellschaften erhältlich. Das umfasst auch Freelancer, die als Einzelunternehmer unterwegs sind. Voraussetzung ist eine gute Unternehmensbonität.

Das bedeutet konkret, dass die Firma kreditwürdig sein muss. Folgende Kriterien spielen hierbei eine Rolle:

  • Eingeräumte Kreditlinien wurden bislang nicht überzogen.
  • Lastschriften werden ordnungsgemäß abgebucht und nicht zurückgewiesen.
  • Es gibt regelmäßige Zahlungseingänge.

Junge Unternehmen können die Richtlinien für ein gutes Rating, also eine ausreichende Bonität, oft nicht erfüllen. Für diesen Fall kann eine Prepaid-Kreditkarte eine gute Alternative sein. Bei manchen Geschäftskonten ist diese inklusive. Deshalb ist vor der Eröffnung des Kontos ein gründlicher Geschäftskonto-Vergleich sinnvoll. Hier finden Jungunternehmer die passende Kombination aus Geschäftskonto und Firmenkreditkarte.

Kosten & Abrechnung einer Firmenkreditkarte

Was die Firmenkreditkarte kostet, hängt vom konkreten Kreditkartenherausgeber ab. Einige Firmenkreditkarten sind kostenlos erhältlich, hierfür fallen allerdings hohe Gebühren für Abhebungen und Zahlungen an. Andere Kreditkartenherausgeber verlangen eine jährliche Grundgebühr, bieten dafür auch günstige Konditionen für die alltägliche Verwendung. Unternehmen und Selbstständige sollten beim Vergleich der Firmenkreditkarten folgende Aspekte ins Auge fassen:

  • Jahresgebühr
  • Gebühren für Bargeldabhebungen
  • Leistungen in Fremdwährungen
  • Zusatzleistungen wie Versicherungen oder Boni

Abgerechnet wird die Firmenkreditkarte über das dafür vorgesehene Geschäftskonto des Unternehmens. Eine Abrechnung von Reisekosten über das Privatkonto der Mitarbeiter ist mit der Firmenkreditkarte aufgrund EU-weiter Gesetzesänderungen seit dem Jahr 2015 nicht mehr möglich.

Die Abrechnung einer Firmenkreditkarte funktioniert meist folgendermaßen:

  • Auf der Kreditkartenabrechnung werden die einzelnen Posten, also etwa Hotelbuchung, Mietwagen oder Materialanschaffung, einzeln ausgewiesen. Ganz unten erscheint der Gesamtbetrag.
  • Der Gesamtbetrag wird am Ende des Monats vom ausgewiesenen Referenzkonto abgebucht.
  • Der Mitarbeiter reicht die entsprechenden Belege bei der firmeninternen Buchhaltung ein.
  • Die Buchhaltung ordnet die Summen der einzelnen Buchungen mitsamt der Belege entsprechenden Unterkonten zu.

Einfacher ist hier eine Firmenkreditkarte, die über eine Schnittstelle zum eigenen System für die Geschäftsressourcenplanung verfügt. Mit Hilfe der Anbindung an die Software erfolgt die Zuordnung der einzelnen Posten auch ohne Belege und oft automatisch. So spart die Firmenkreditkarte buchhalterischen Aufwand.

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