Die Mahngebühren (Mahnkosten), die ein Gläubiger bei einem Schuldner erhebt sind ein Schadensersatz für die dem Gläubiger entstehenden Mehrkosten, der durch den Zahlungsverzug des Schuldners entstehen. Sie stellen damit keine Geldstrafe dar. Dabei ist der Begriff der Mahngebühren nicht einheitlich definiert und kann unterschiedlich gehandhabt werden. So gibt es auch beim Mahngebühren berechnen keine einheitliche Berechnung. Die Gebühren sind unabhängig von der Höhe des geschuldeten Betrags. Allerdings müssen sie verhältnismäßig sein.
Zahlungsverzug, Verzugszinsen und Mahngebühren
Theoretisch sind bei Geldschulden keine Mahnungen notwendig, damit der Schuldner offiziell in Verzug gerät. Mit Ablauf der Zahlungsfrist befindet sich der Schuldner automatisch im Verzug – immer vorausgesetzt die in Rechnung gestellte Leistung wurde bereits erbracht bzw. die in Rechnung gestellten Waren geliefert. Die Zahlungsfrist ist hierbei individuell festgelegt und beläuft sich für gewöhnlich auf einen Zeitraum von zehn bis 14 Tagen – oder die Rechnung wird mit der Rechnungsstellung sofort fällig, wobei sich der Schuldner jedoch erst 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung in Verzug befindet, sofern er nicht zuvor darauf hingewiesen wurde (§ 286 Abs. 3 BGB). Ab dem Zeitpunkt, zu dem sich der Schuldner im Verzug befindet, können Verzugszinsen von Seiten des Gläubigers erhoben werden. Diese sind von den Mahngebühren zu unterscheiden und unterliegen einem bestimmten Verzugszinssatz, der an den Basiszinssatz gekoppelt ist. So ist es für Schuldner nicht lohnend, statt Überziehungszinsen bei ihrer Bank bevorzugt Verzugszinsen in Kauf zu nehmen. Für Verbraucher liegt der Verzugszinssatz bei 5 %, für Unternehmer bei 9 % über dem aktuellen Basiszinssatz.
Für die Mahngebühren gibt es keine solch gesetzlich geregelte Berechnung. Die Mahngebühren sind unabhängig von der Höhe der Rechnung und von der Dauer des Zahlungsverzugs. Allerdings müssen sich die Mahngebühren in einem angemessenen Rahmen bewegen. Auch hier wird zwischen Verbrauchern und Unternehmen bzw. Geschäftskunden als Schuldnern unterschieden.
Unternehmen darf ab Eintritt des Zahlungsverzugs eine Mahnpauschale von 40 Euro berechnet werden (§ 288 Abs. 5 BGB).
Für Verbraucher fallen deutlich geringere Mahngebühren an.
Die Mahngebühren sollen dabei lediglich einen Schadensersatz für durch den Zahlungsverzug anfallende Materialkosten darstellen und Kosten wie Porto, Briefpapier, Briefumschläge decken. Gegebenenfalls können auch die Kosten für eine geplatzte Lastschrift mit den Mahngebühren gedeckt werden. Für den entstehenden Arbeitsmehraufwand sind die Verzugszinsen gedacht.
Mahngebühren berechnen – Mahnungen und Mahngebühren in der Praxis
Um einen Verzug des Schuldners geltend zu machen, bedarf es von Gesetz wegen keiner Mahnung mehr. Doch gerade in der Kommunikation mit Verbrauchern ist es noch immer Gang und Gebe, zunächst zwei bis drei Mahnungen zu versenden, bevor weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden. Hierbei halten sich die meisten Unternehmen an einen bestimmten Ablauf. In der Regel wird zunächst eine Zahlungserinnerung an den Kunden geschickt. Diese hat rechtlich gesehen denselben Stellenwert wie eine Mahnung, wirkt aber auf den Kunden freundlicher und weniger verbindlich. Für gewöhnlich werden mit der Zahlungserinnerung auch noch keine Mahnkosten erhoben. Die meisten Unternehmen stellen Mahnkosten dann ab dem nächsten Schritt mit der ersten Mahnung in Rechnung. Üblicherweise belaufen sich die Gebühren auf einen Betrag zwischen zwei und fünf Euro. Dabei wird im Idealfall transparent gemacht, wie die Mahngebühren zustande kommen, besonders, wenn diese höher ausfallen sollten.
