Unternehmensorganisation

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Unternehmensorganisation
Unternehmensorganisation

Die Unternehmensorganisation beinhaltet die Ausführung und Arbeitsweise einzelner formaler Bestandteile des Unternehmens sowie die Abstimmung dieser einzelnen Bestandteile aufeinander.

Dabei spielen auch die Ziele des Unternehmens und die aus den Zielen abgeleitete Strategie des Unternehmens eine wichtige Rolle. Unternehmerische Ziele und Unternehmensstrategie geben letztendlich den Rahmen vor, in den Ablauforganisation und Aufbau des Betriebs eingepasst werden.

Die Unternehmensorganisation sollte derart gestaltet sein, dass sie auf die bestmögliche Effizienz ausgerichtet ist. In der Regel wird die Unternehmensorganisation mittel- bis langfristig angelegt. Ressourcen, Mitarbeiter und deren Kompetenzen sollten bestmöglich genutzt werden. Dabei sieht die Unternehmensorganisation bei einem Start Up natürlich anders aus als bei einem etablierten Unternehmen. Je größer ein Unternehmen ist, je weiter einzelne Arbeitsbereiche gesplittet sind, umso wichtiger wird die detaillierte Organisation des Betriebs.

Unternehmensorganisation – mögliche Einheiten:

  • Stellen
  • Projekte
  • Arbeitsgruppen
  • Teams
  • Abteilungen
  • Bereiche
  • Werke
  • Standorte
  • Filialen

Es gibt unterschiedliche Formen der Unternehmensorganisation, die nicht immer in ihrer reinen Form genutzt werden.

Aufbau- und Ablauforganisation

Bei der Organisation eines Unternehmens werden vor allem Aufbau- und Ablauforganisation unterschieden. Im Rahmen der Aufbauorganisation werden beispielsweise Hierarchieebenen festgelegt oder auch die Einheiten, in die das Unternehmen gegliedert wird. Die Ablauforganisation strukturiert die Arbeitsprozesse, zeitlich und räumlich. Man könnte auch sagen, die Aufbauorganisation beantwortet die Frage ‚Wer macht was?‘ und die Ablauforganisation gibt Antwort auf die Frage ‚Wie wird was gemacht?‘.

Die Aufbauorganisation von Unternehmen

Bei der Aufbauorganisation wird das Unternehmen in einzelne Bereiche, Abteilungen und Arbeitsstellen gegliedert. Dabei werden nicht nur Zuständigkeiten, sondern auch Weisungsbefugnisse und Entscheidungsgewalten, also die Hierarchie im Unternehmen festgelegt. Es geht um die organisatorischen Einheiten des Unternehmens, ihre Beziehungen zueinander und um die Kommunikationswege.

Die Ablauforganisation

Mit der Ablauforganisation wird festgelegt, wie die einzelnen Prozesse im Unternehmen räumlich und zeitlich gestaltet werden.

Für die Planung der Ablauforganisation müssen die unterschiedlichen Aufgaben analysiert und in einzelne Arbeitsschritte unterteilt werden. Zudem werden Aufgaben zu Tätigkeitskomplexen miteinander verbunden. Des Weiteren schlüsselt die Ablauforganisation genau auf, welche Aufgaben wann, wo, auf welche Weise und mit welchen Hilfsmitteln erledigt werden.

Die Aufbauorganisation gibt die Struktur vor, an die die organisatorischen Prozesse der Ablauforganisation angepasst werden.

Informelle Organisation

Neben der formellen Organisation eines Unternehmens, die sich in Aufbau- und Ablauforganisation manifestiert, gibt es auch noch eine informelle Organisation (Selbstorganisation), die durch spontane Verhaltensweise von Mitarbeitern oder ungeplante Einflüsse, die auf das Unternehmen wirken, entstehen.

Organigramm

Ein Organigramm stellt die Organisation eines Unternehmens grafisch dar. Es visualisiert Aufbauorganisation oder Ablauforganisation, was das Verständnis unter Umständen komplexer Zusammenhänge erleichtern kann.

Ein Organigramm für die Aufbauorganisation eines Unternehmens zeigt auf, in welche Stellen, Abteilungen, Bereiche etc. sich das Unternehmen gliedert und wie diese miteinander verbunden sind bzw. welche Kommunikationswege es zwischen den einzelnen Bereichen gibt. Im oberen Bereich eines Organigramms zur Aufbauorganisation findet sich in der Regel ein Feld für Geschäftsführung oder Management des Unternehmens. Von hier ausgehend verzweigt sich das Organigramm immer weiter in einzelne Unterabteilungen, die ebenfalls miteinander in Verbindung stehen können. Theoretisch kann dies bis auf die Ebene einzelner Arbeitsstellen und Funktionen von einzelnen Mitarbeitern fortgeführt werden, wobei das Organigramm durch seinen Aufbau auch die Hierarchie im Unternehmen verdeutlicht.

Die Ablauforganisation wird mit Hilfe einer sogenannten Prozesslandkarte dargestellt. Diese zergliedert einzelne Unternehmensabläufe – einzelne Prozessketten – in Einzelschritte. So könnte zum Beispiel der Produktionsprozess eines Produkts in die Schritte Wareneinkauf, Herstellung und Auslieferung unterteilt werden.

Unternehmensorganisation Beispiel

Frau X und Herr Y gründen einen Onlineshop für Fairtrade Mode. Das Unternehmen wird mit Hilfe eines Gründungszuschusses finanziert, es gibt keinen großen finanziellen Spielraum für das Start Up. Die beiden Unternehmer starten ihr Geschäft daher mit wenigen, aber exklusiv ausgewählten Waren und benötigen zunächst keine zusätzlichen Mitarbeiter. Die Unternehmensorganisation gestaltet sich wie folgt: Frau X ist Webdesignerin, daher kümmert sie sich vornehmlich um die Gestaltung und Pflege des Onlineshops. Außerdem übernimmt sie das Marketing. Herr Y hat seine Stärke eher im Finanzbereich. Er übernimmt die Buchhaltung und kümmert sich zudem um den Einkauf. Vertrieb und Versand sowie Kundenbetreuung übernehmen die beiden Gründer gemeinsam. Zunächst führen sie den Onlineshop von Zuhause aus. Das Lager ist ein Kellerraum im Haus von Frau X. Zudem sprechen sie sich in allen Belangen miteinander ab und entscheiden alles gemeinsam. Um reibungslose Abläufe zu garantieren, erstellen Herr Y und Frau X einen Zeitplan, wer bei den gemeinsamen Zuständigkeiten wann was übernimmt. Außerdem entwerfen sie gemeinsam eine Marketingstrategie für das erste Geschäftsjahr.

Bei einem kleinen Unternehmen in der Gründungsphase ist eine solch grobe Unternehmensorganisation noch möglich.

Doch die Produkte des Onlineshops von Frau X und Herrn Y kommen gut an. Ihre Marketingstrategie hat sich bewährt, das Unternehmen wächst stetig. Bald schon reicht der Kellerraum als Lager nicht mehr aus. Die neue Unternehmensgröße fordert auch in anderen Bereichen mehr Zeit und Aufmerksamkeit. Die Unternehmensorganisation muss angepasst werden und Aufbau- und Ablauforganisation müssen deutlich detaillierter geplant werden.

Für eine den neuen Anforderungen angemessene Aufbauorganisation treffen die beiden Unternehmer folgende Maßnahmen:

Sie schaffen neue Arbeitsplätze und stellen aufgrund der Stellenprofile Leute mit entsprechenden Kompetenzen ein: zwei Mitarbeiter für Lager und Versand, einen Spezialisten für Ausbau und Pflege des Webauftritts des Shops und einen Kundenbetreuer. Frau X kümmert sich weiterhin, nun gemeinsam mit einer Praktikantin, um das Marketing und ist Ansprechpartnerin für den Webspezialisten. Herr Y ist weiterhin für den Einkauf zuständig. Um die finanziellen Belange kümmert sich fortan eine Steuerkanzlei, mit der Herr Y kommuniziert. Auch räumlich verändert sich das Unternehmen. So werden Büroräume und ein Lagerraum angemietet.

Auf Basis der aktualisierten Aufbauorganisation wird auch die Ablauforganisation detailliert gestaltet. Zu diesem Zweck wird zum Beispiel ein neues Verpackungssystem für den Versand etabliert und es wird mit einem neuen, günstigeren Zulieferer für das Verpackungsmaterial zusammengearbeitet.

An diesem Beispiel lassen sich nicht nur Unternehmensorganisation, Aufbau- und Ablauforganisation in stark vereinfachter Form nachvollziehen, es wird auch deutlich, dass gerade Unternehmen in Wachstumsphasen oder anderen Phasen des Umbruchs oder bei Prozessbrüchen bereit sein sollten, ihre Organisation anzupassen, zu justieren und auszubauen.

Es gibt verschiedene Formen der Organisation von Unternehmen. Wobei die älteren, “klassischen” Formen meist eher starrere Strukturen aufweisen, als neuere Organisationsmodelle. Ein Beispiel für eine relativ neue Form der Unternehmensorganisation ist das Total Quality Management (TQM). Dieses System gewährt einzelnen Mitarbeitern viel Flexibilität und damit ein stark selbstverantwortliches Handeln im eigenen Zuständigkeitsbereich. Zudem setzt dieses System auf ständige Anpassung und Optimierung der Unternehmensorganisation.

Formen der Unternehmensorganisation

Zu den etablierten Formen der Unternehmensorganisation gehören beispielsweise die funktionale und die agile Organisationsform, die Matrixorganisation, das Einliniensystem, das Mehrliniensystem und die Stablinienorganisation. Die Organisationsformen unterscheiden sich in Art und Umfang der Stellenspezialisierung, der Unterstellungsverhältnisse sowie der Befugnisse.

Primärorganisation und Sekundärorganisation

Das hierarchische Grundgerüst einer Unternehmensorganisation bildet die Primärorganisation. Diese kann durch eine hierarchieübergreifende bzw. hierarchieergänzende Sekundärorganisation ergänzt werden. Die Primärorganisation zeichnet sich durch ihre vertikale Kommunikationsstruktur aus (von oben nach unten in der Hierarchie). Die Sekundärorganisation ergänzt durch horizontal angelegte Schnittstellen, durch die Kommunikation zwischen Bereichen, die auf ein und derselben Hierarchie- bzw. Organisationsebene liegen.

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