Digitales vernetztes Kassensystem

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Digitales vernetztes Kassensystem nach GoBD Anforderungen

Digitales vernetztes Kassensystem nach GoBD AnforderungenSeit die gesetzlichen Regeln der GoBD gelten, müssen nicht nur kleine und mittlere Unternehmen, sondern auch Ärzte, Architekten und andere Freiberufler sowie alle Selbstständigen diese strengen und umfassenden Auflagen des Gesetzgebers in Bezug auf die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, Geschäftsbüchern und aller Buchungsvorgänge erfüllen. Das ist heute praktisch nur noch mit einem digitalen Kassensystem effizient möglich. Es gibt mittlerweile auch speziell für einzelne Branchen und kleine Unternehmen und Freiberufler und Selbstständige dafür entsprechende maßgeschneiderte Angebote. Integrierte IT-Lösungen machen diese Auflagen auch für kleine Betriebe und Einzelpersonen erfüllbar. Digitale Kassensysteme arbeiten heute kompatibel mit allen gängigen Endgeräten.

Digitalisierung der klassischen Buchführungsprinzipien

Bei digitalen Kassensystemen mit der entsprechenden Software für Buchhaltung, Warenwirtschaft und Finanzsoftware handelt es sich im Prinzip um die Weiterentwicklung und Transformation der bewährten Buchhaltungsprinzipien in das Online Zeitalter. Alles, was traditionell bei der Buchhaltung in Papierform galt, wird auch bei der Nutzung von digitalen Kassensystemen nach der GoBD beachtet. Dazu kommt ein effizienteres Arbeiten, weil viele klassische Buchungsschritte mittlerweile online oder digital vom System eigenständig ausgeführt werden. Durch die Digitalisierung ergaben sich aber zahlreiche Probleme und Fragen, weil die alten Regeln derartige Verarbeitung auch in Bezug auf Aufbewahrungsregeln etc. nicht berücksichtigen konnten. daher hat der Gesetzgeber diese Regeln modernisiert und der neuen Technik angepasst.

Welche Belegarten und Geschäftsvorgänge werden erfasst?

Grundsätzlich zählen zu den zu erfassenden und digital zu speichernden Belegen auch alle Abrechnungen wie Lohnabrechnungen etc., die vorher in Papierform dokumentiert wurden, jetzt aber durch die digitalen Kassensysteme auch mitbearbeitet und erstellt werden. Für alle elektronisch erstellten Belege gelten jetzt ebenfalls diese GoBD Regeln.

Auflagen klar geregelt

Die Regeln für die digitalen Kassensysteme regeln auch zum Beispiel genau die Anforderungen an die ordnungsgemäße zeitnahe Erfassung und Buchung aller Zahlungsvorgänge. Die Vorschriften lassen dem Nutzer dafür bis zu 10 Tage nach dem Geschäftsvorgang Zeit. Hingegen müssen die Bargeld-Eingänge und -abflüsse taggleich sofort gebucht werden. Alle elektronischen Belege haben natürlich auch gültige Aufbewahrungsfristen nach dieser Regelung. Genau wie bei klassischen Buchungen und Belegen in Papierform gilt das Prinzip, dass Buchungen und Belege im Nachgang nicht geändert werden dürfen. Dazu muss es auch klare Schutzeinrichtungen geben, die dafür sorgen, dass diese Unveränderlichkeit auch bei digitalen Belegen gilt. Auch ein Prüfer der Finanzbehörden muss elektronisch erfasste Geschäftsvorgänge jederzeit nachvollziehen können. Wenn Änderungen oder Stornierungen nachträglich erfolgen, müssen diese natürlich auch genau protokolliert werden. Bei der Aufbewahrung von elektronisch erstellten Belegen gilt, dass diese auch elektronisch innerhalb der vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt werden müssen. Das kann auch in Form von bestimmten Dokumenten wie PDF oder TIF erfolgen. Auf jeden Fall muss die Aufbewahrung jederzeit nachvollziehbar sein und einer Prüfung zugänglich sein.

Neue System entlasten den Nutzer

Die Nutzung der neuen digitalen Kassensysteme hilft dem Nutzer nicht nur seine gesetzlichen Auflagen nach GoBD ordnungsgemäß zu erfüllen. Auch zeitlich sind sie eine klare Effizienz Ersparnis und reduzieren damit auch die Kosten.

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