In einem Kassenbuch halten Unternehmer ihre Bargeldbewegungen fest. Sämtliche Bargeldeinnahmen und -ausgaben werden im Kassenbuch aufgezeichnet. Dabei ist nicht jeder Selbständige verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Die Kassenbuchführung spielt vor allem in Branchen, in denen Barzahlungen üblich und häufig sind, eine große Rolle – so in Gastronomiebetrieben und im Einzelhandel. Eine Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs besteht besonders für Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind – also für bilanzpflichtige Unternehmen, Unternehmen, die im Handelsregister vermerkt sind und für Unternehmer mit kaufmännischem Geschäftsbetrieb. Ein Kassenbuch wird in der Regel in Form eines Journals geführt. Eine Kassenbuch-Software ist hilfreich aber nicht zwingend notwendig. Wir erklären, wie Kassenbücher kostenlos geführt werden können.
Beispiel für den Einsatz kostenloser Kassenbuch-Software:
Ein klassisches Beispiel zur Notwendigkeit der Führung eines Kassenbuchs ergibt sich zum Beispiel in einem mittelständischen Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern. Büromaterial, Getränke und ähnliche Kleinigkeiten werden in der Regel im Supermarkt um die Ecke gekauft und dann in bar bezahlt. Um diese Barzahlungen entsprechend der geltenden Buchführungspflichten transparent zu machen, wird eine Kasse geführt und alle Einlagen und Entnahmen in die Kasse werden im Rahmen des Kassenbuchs geführt. Dabei wird entweder eine kostenlose Kassenbuch-Software eingesetzt oder eine Excel-Tabelle erstellt. Die Kassenbuchblätter werden (in der Regel monatlich) zusammen mit den anderen Unterlagen der Buchführung durch das Rechnungswesen oder durch einen externen Steuerberater / Buchhalter aufbereitet und fließen dann auch in die BWA ein.
Viele Unternehmen nutzen zum Führen eines Kassenbuchs eine spezielle Software. Diese Software wird teilweise kostenlos zur Verfügung gestellt. Ist die Kassenbuch Software kostenlos, ist dies kein Merkmal für mangelnde Qualität, dennoch sollte man gerade bei kostenfreien Angeboten darauf achten, dass alle nötigen Funktionen für ein vollständiges Kassenbuch vorhanden sind.
Ein Kassenbuch führen
In einem Kassenbuch werden die Einzahlungen den Auszahlungen gegenübergestellt. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle berücksichtigt, die mit Bargeld getätigt wurden. Gesetzlich ist hierfür die Nachvollziehbarkeit vorgeschrieben. Um der Nachvollziehbarkeit gerecht zu werden, müssen die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachzuverfolgen sein. Daher sollten neben Einnahme und Ausgabe bei jedem Geschäftsvorfall folgende wichtigen Punkte im Kassenbuch aufgeführt und dokumentiert werden:
- Datum
- Belegnummer (z.B. in Form der Rechnungsnummer)
- Buchungstext
- Steuersatz
- Umsatzsteuersatz in Prozent
- Höhe der Umsatzsteuer als Betrag
- Kassenbestand nach Geschäftsvorfall
Zugehörige Belege sollten für die Nachvollziehbarkeit mit dem Kassenbuch aufbewahrt werden.
Kassenbuch Software kostenlos – Vorteile
Um ein Kassenbuch ordnungsgemäß und kostenlos zu führen kann man sich selbst eine Vorlage erstellen. Hierfür bietet es sich an, eine Exceltabelle mit den zuvor genannten Punkten zu fertigen. Es gibt zudem fertige kostenlose Softwareprogramme zum Führen eines Kassenbuchs. Diese müssen in der Regel einfach heruntergeladen werden. Manche Kassenbuchsoftware wird auch zunächst nur als kostenlose Testversion angeboten, und nach einem bestimmten Zeitraum kann man sich für oder gegen einen Kauf der Software entscheiden. Andere Anbieter stellen eine vereinfachte kostenlose Version bereit und eine kostenpflichtige Version der Software mit mehr Funktionen und Möglichkeiten. Hierbei sollte man darauf achten, ob alle Funktionen der Software wirklich notwendig sind oder ob eine kostenlose Software bzw. eine selbst erstellte Tabelle für die eigenen Zwecke ausreichen. Eine gravierende Unterscheidung zwischen den Kassenbuchsoftwares ist beispielsweise, ob Transaktionen automatisch erfasst werden oder manuell eingetragen erden müssen. Zudem gibt es Softwareangebote die speziell auf bestimmte Branchen ausgerichtet sind.
Der Vorteil einer Finanzsoftware liegt darin, dass sie meist selbsterklärend aufgebaut sind und auch Laien und Neugründer eine schnelle und übersichtliche Orientierung über die Kassenbuchführung bekommen.
Kassenbuch Software kostenlos – Beispiele
Beispiele für eine kostenlose Kassenbuchsoftware sind MonKey Office und das KaBu-Kassenbuch.
MonKey eignet sich für Selbständige und für Firmen und bietet die wichtigsten Grundfunktionen einer Kassenbuchsoftware und darüber hinaus Module zur Adressverwaltung, für Mahnungen, Zahlungsaufträge oder auch für die Verwaltung offener Posten. Gegen Aufpreis können Sonderfunktionen – zum Beispiel für Angebote und Rechnungen – erworben werden.
Das KaBu-Kassenbuch gehört zum Bürosoftware-Angebot von LibreOffice, einem frei nutzbarem Office-Paket. Es ist vor allem für Privatnutzer oder berufliche Nebentätigkeiten und kleine Unternehmen oder Vereine geeignet.
| Im Netz stehen auch zahlreiche Vorlagen für Excel- und Wordkassenbücher kostenlos bereit. Voraussetzung ist das Vorhandensein eines Microsoft Office-Pakets auf dem Computer oder Laptop. Vor allem für kleine Unternehmen bietet sich die Nutzung dieser einfachen Vorlagen an. |
Kassenbuchführung in Excel
Eine ordentliche (kostenlose) Kassenbuch-Software hat viele Vorteile. Sie ist in der Regel gut getestet, arbeitet fehlerfrei und unterstützt den Benutzer optimal bei der Führung des Kassenbuchs. Geschäftsvorfälle (also Einlagen oder Entnahmen aus der Handkasse) werden oftmals revisionssicher abgelegt und in der Regel werden alle geltenden Vorschriften für die Buchführung eingehalten. Doch gerade in kleineren Unternehmen ist die Einführung einer, kostenlosen, Kassenbuch-Software oft unnötig und wird als zusätzlicher Balast durch die Mitarbeiter empfunden. In diesen Fällen tut es in der Regel auch eine kostenlose Excel-Tabelle.
Sie finden hier daher eine kostenlose Excel-Vorlage um kostenlos ein Kassenbuch (auch ohne Software) führen zu können. So sieht das Ganze aus:
Hilfetext zur kostenlosen Excel-Mappe fürs Kassenbuch
So geht’s:
Tragen Sie oben den Anfangsbestand der Kasse ein. Aktualisieren Sie im Kopf Monat / Jahr (am besten für jeden Monat eine Datei anlegen) für den das Kassenbuch geführt wird und ergänzen Sie links oben ihre Kontaktdaten.
Dann gehen Sie die Liste durch und Tragen jede Einnahme oder Ausgabe in der Tabelle ein. Vergeben Sie einen ordentlichen Buchungstext z.B „Büromaterial: Stifte, Edeka“ und hinterlegen Sie den Bruttopreis. Der Bruttopreis wird positiv bei Einlagen (z.B. 100) in die Kasse und negativ bei Ausgaben aus der Kasse angegeben (-2,53) ohne Währung angegeben. Hinterlegen Sie noch den Steuersatz (0,7,19). Verschiedene Steuersätze können Sie einfach in mehreren Zeilen darstellen (eine Zeile für 7%-Artikel, eine zweite für 19%-Artikel) und dann z.B. die Belegnummer (#-Spalte) gleich lassen. Umsatzsteuer und Vorsteuer, sowie der Nettobetrag werden automatisch berechnet.
Jede Einnahme/Ausgabe in dieser Liste sollte durch einen entsprechenden Beleg ergänzt werden. Auf den Belegen können Sie handschriftlich die hier vergebene Belegnummer (#-Spalte) vermerken um eine Verknüpfung von Unterlagen und Buchführungstabelle zu erzielen.
Der Endbestand ergibt sich aus Ihren zeilenweisen Eingaben in die Tabelle. Einlagen erhöhen den Kassenbestand, Ausgaben reduzieren ihn. Der tatsächliche Kassenstand sollte immer dem Endbestand entsprechen, der oben ausgegeben wird.
