Unternehmen, die regelmäßige Bareinnahmen haben, sind zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Kassenbuchpflichtige Unternehmen sind beispielsweise Einzelhandelsunternehmen, Handwerksbetriebe und Gastronomiebetriebe. Denn hier wird von den Kunden in den meisten Fällen direkt und bar gezahlt. Beim Kassenbuch führen ist der Begriff ‚Buch‘ jedoch nicht mehr unbedingt wörtlich zu nehmen. In den meisten Fällen werden Kassenbücher inzwischen mit Hilfe von (Excel-)Tabellen geführt. Auch einzelne Formulare, welche die täglichen Ein- und Ausgänge festhalten, sind denkbar. Doch egal in welcher Form – bestimmte Punkte müssen für eine ordentliche Kassenbuchführung immer vermerkt werden.
Anleitung Kassenbuch führen
Wer ein Kassenbuch führt, erhält eine lückenlose Übersicht aller Bareinnahmen und Ausgaben und damit die Möglichkeit einer besseren Kontrolle über die Finanzen. Daher kann sich ein Kassenbuch zu führen auch für Unternehmen lohnen, die nicht dazu verpflichtet sind.
Um eine lückenlose Kontrolle der Bareinnahmen und -ausgaben zu gewährleisten, sollte man die entsprechenden Zahlungsvorgänge zeitnah festhalten, vollständig, richtig und geordnet vermerken und die Entstehung und Abwicklung der Kassengeschäfte transparent machen.
| Wichtig: Unabhängig davon in welcher Form ein Kassenbuch geführt wird – der rechnerische Bestand muss sich stets mit dem tatsächlichen Stand in der Kasse decken. |
Zunächst sind beim Führen eines Kassenbuchs folgende Punkte zu beachten:
- Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (§ 238 Abs 1 Satz 2 HGB)
- Die Aufzeichnungen müssen geordnet sein (§ 239 Abs. 2 HGB)
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen stets folgende Einträge vermerkt werden:
- Anfangsbestand der Kasse
- Datum der Kassenbewegung
- Einnahmen (Betrag in exakter Höhe mit Angabe von Umsatzsteuer und Steuersatz)
- bzw. Ausgaben (Betrag in exakter Höhe mit Angabe von Umsatzsteuer und Steuersatz)
- Fortlaufende Nummer für jede Einnahme bzw. Ausgabe, entsprechende Belege mit Belegnummer.
- Aktueller Kassenbestand
Zudem muss das Kassenbuch von Gesetz wegen täglich geführt werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO) und es besteht eine Aufbewahrungspflicht aller Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 HBG).
Fehlerhafte Kassenbuchführung – Konsequenzen
Ein Kassenbuch gibt einem Unternehmen nicht nur intern einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Eine Kassenbuchpflicht für bestimmte Unternehmen besteht vor allem, um sicher zu stellen, dass die Steuern in der korrekten Höhe abgeführt wurden. Daher müssen Einnahmen und Ausgaben in der Buchführung detailliert und nachvollziehbar aufgezeichnet und somit auch für Außenstehende leicht überprüfbar gemacht werden. Wer zur Kassenbuchführung verpflichtet ist und dieser Pflicht nicht ordnungsgemäß nachkommt, muss mit rechtlichen Konsequenzen rechnen. Diese können von gewerblichen Sanktionen über Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen reichen.
Kassenbuchsoftware
Viele Unternehmen nutzen inzwischen eine spezielle Kassenbuchsoftware, um schnell, einfach und übersichtlich ein Kassenbuch zu führen. Kassenbuchsoftware gibt es für unterschiedliche Ansprüche. Einfache Softwareprogramme mit den wichtigsten Anwendungen gibt es teilweise kostenlos. Spezifischere Programme sind in der Regel kostenpflichtig.
Während für kleinere Unternehmen bereits Excelvorlagen zur Kassenbuchführung eine große Hilfe sind, kann eine speziellere Kassenbuchsoftware gerade größeren Unternehmen die Arbeit erleichtern und Vorteile bieten und Zeit und Rechenarbeit sparen. Speziellere Programme können sogar vor drohenden Kassenfehlbeträgen warnen und Daten an entsprechende Buchhaltungsprogramme weitergeben.
Tipp: In der Praxis hat es sich bewährt, bei der Benutzung von Kassenbuchsoftware zwar täglich die entsprechenden Aufzeichnungen zu machen, jedoch die Dateneingabe einmal in der Woche zu erledigen.
