Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Die GoBD sind Grundregeln der Buchführung, an die sich jedes buchführende Organ zu halten hat. Egal ob Körperschaft, Kapital- oder Personengesellschaft, eingetragener Kaufmann oder kleingewerblicher Freiberufler, alle sind von diesen Regeln betroffen. Wie diese Grundsätze definiert sind, wer sie kontrolliert und wie man sich am besten informiert, zeigen wir hier.
Wofür steht GoBD überhaupt?
Das Kürzel GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Wie sehen diese Grundsätze aus?
Die GoBD beinhalten eine große Zahl an Vorschriften und Pflichten, die sowohl Großkonzerne als auch Kleinunternehmer betreffen und von diesen einzuhalten sind. Sie gelten seit dem 1.1.2017. Im Kern enthalten sind Regelungen und Vorschriften zu
- Arbeitsweisen gemäß GoBD
- GoBD-Konformität von verwendeter Software
- Vollständiger Verfahrensdokumentation
- Revisionssicherer Archivierung.
Außerdem müssen in den laut GoBD zu führenden Büchern alle Geschäftsvorfälle genau abgebildet sein und des Weiteren sind bestimmte Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Auch Emails sind von der Archivierungspflicht betroffen. Beispielsweise sind E-Mails mit folgenden Inhalten aufzubewahren und zu archivieren:
- Handels- oder Geschäftsbriefe (versandte ebenso wie eingegangene)
- Buchungsbelege
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
- Sonstige Organisationsunterlagen
Man muss jedoch keine E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte archivieren und sie auch nicht für den Datenzugriff bereithalten. Dabei ist aber nicht grundsätzlich geregelt, welche Inhalte als steuerrelevant gelten. Somit ist diese Einordnung stets vom Einzelfall abhängig. Damit eine Archivierung GoBD-konform und rechtssicher sein kann, müssen sowohl Mails als auch dazugehörige Dateianhänge
- vollständig
- manipulationssicher
- jederzeit verfügbar
- maschinell lesbar
- über die Dauer der Aufbewahrungsfrist
- in digitaler Form
gespeichert sein.
Die Dauer der Aufbewahrungsfrist ist dabei abhängig vom Inhalt der Mail und ihrer jeweiligen steuerrechtlichen Relevanz. Buchungsbelege und Rechnungen müssen jeweils 10 Jahre aufbewahrt werden, empfangene Handels- und/oder Geschäftsbriefe nur 6 Jahre. Allerdings können diese Fristen nicht ablaufen, wenn die Unterlagen für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Wer überprüft die Einhaltung der GoBD?
Ob die eigene Buchführung den Anforderungen der GoBD genügt, bestimmt das Finanzamt durch eine Bilanzprüfung. Diese ist bei großen Unternehmen Pflicht, allerdings werden jedes Jahr auch kleine und Kleinstbetriebe durch Zufall ausgesucht und stichprobenartigen Prüfungen unterzogen.
Was sind die Folgen von Nichtbeachtung?
Fallen bei diesen Prüfungen Unregelmäßigkeiten auf, wird das Finanzamt zunächst um Nachbesserung bitten und eine Verwarnung gegen das Unternehmen und/oder die Geschäftsführung aussprechen. In besonders schweren Fällen kann das auch dazu führen, dass Zweifel an der Erfüllung der Sorgfaltspflicht der Geschäftsführer erhoben werden. Im Extremfall werden im Anschluss daran nicht nur Geld- sondern auch Haftstrafen ausgesprochen. Das sind aber wie gesagt Ausnahmefälle. Als üblich betrachten kann man die folgenden Konsequenzen:
- Steuernachzahlungen
- Nachzahlungszinsen
- Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn
- Meldung an die Strafsachen- und Bußgeldstelle des Finanzamts
Die Schwere der Folgen richtet sich nach der Schwere des Verstoßes oder der Verstöße. Strafrechtliche Konsequenzen drohen beim Verdacht, dass fahrlässig oder absichtlich gegen die Sorgfaltspflicht verstoßen wurde und möglicherweise noch die Vermögenslage des Unternehmens oder einzelner Positionen verfälscht wurde.
Ein alleiniger Verstoß gegen die GoBD hat aber selten steuerliche oder gar strafrechtliche Folgen. Das unangenehmste ist in der Regel, dass das Finanzamt in den nächsten Jahren den auffällig gewordenen Betrieb verstärkt beobachtet und die Bücher vermehrt überprüft. Stellt die Behörde dabei einen erneuten Verstoß fest, kann es leicht zur Unterstellung kommen, es läge Absicht seitens des Unternehmens vor.
Wie kann man vorbeugen?
Leider kann man die Verantwortung nicht einfach an einen Steuerberater abtreten. Der Betrieb ist stets selbst verantwortlich für die Einhaltung der GoBD. Am sinnvollsten ist es, eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware zu implementieren und zu nutzen. So kann man sicherstellen, dass die eigene Datenverarbeitung den rechtlichen Anforderungen genügt.
Außerdem ist es wichtig, sich stetig fortzubilden und mit Informationen in Bezug auf die Richtlinien zu versorgen. Dieses E-Book hilft dabei, GoBD-konforme Arbeitsweisen im Betrieb zu etablieren.
