In jedem Unternehmen müssen täglich wirtschaftliche Entscheidungen getroffen werden. Eine der wichtigsten Aufgaben der Geschäftsleitung ist es, vorgeschlagene Lösungsansätze auch hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit und ihrer Bedeutung für die Entwicklung des Unternehmens zu beurteilen. Dafür ist es jedoch wichtig, ständig über die grundlegenden Zahlen der Buchhaltung informiert zu sein. Solche Daten kann ein betriebswirtschaftlicher Kurzbericht (kurz auch BKB) liefern. Eine regelmäßige Auswertung aller betriebswirtschaftlichen Zahlen gehört auch zu einem Reporting, das gern Banken oder andere Geldgeber monatlich oder quartalsweise anfordern.
Aufbau des betriebswirtschaftlichen Kurzberichts
In dieser Auswertung sind die wichtigsten Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen. Sie eignet sich damit vor allem für kleine Unternehmen und Händler, deren Zahlen und Sachkontenrahmen in der Buchhaltung nur eine geringe Gliederungstiefe aufweisen. Für Betriebe, die eine noch detailliertere und aussagekräftigere Auswertung benötigen, empfiehlt sich eine sogenannte „Betriebswirtschaftliche Auswertung“. Beide Berichte sind mit Hilfe eines Buchhaltungsprogrammes, die sich an die DATEV-Software anlehnt, relativ leicht zu erstellen. Aber auch mit anderen Programmen lassen sich ähnliche Auswertungen erstellen.
Beispiel für einen betriebswirtschaftlichen Kurzbericht
Die Positionen des betriebswirtschaftlichen Kurzberichts
Der betriebswirtschaftliche Kurzbericht ist eine Kurzform der Gewinn- und Verlustrechnung für den ausgewählten Zeitraum. Die Informationen stammen aus der Buchhaltung des Unternehmens. Mit Hilfe einer Buchhaltungs-Software können sie leicht ausgelesen werden. Die genannten Positionen lassen sich selbst dann gut zusammentragen, wenn die Buchhaltung in einem Excel-Tool geführt wird. Betriebe, die die laufende Buchführung ihrem Steuerberater überlassen, können diese Auswertung direkt bei ihm anfordern. Der Bericht ist nur dann aussagekräftig, wenn alle Geschäftsvorfälle zeitnah verbucht werden. Auch das ist ein Grund dafür, dass die Buchhaltung auch in einem kleinen Unternehmen nicht vernachlässigt werden darf.
Die Leistung des Unternehmens setzt sich aus den Umsatzerlösen, den Bestandsveränderungen und den aktivierten Eigenleistungen zusammen. Natürlich werden in den Auswertungen alle Beträge ohne Umsatz- bzw. Vorsteuer verwendet. Während die Umsatzerlöse sich aus den Verkäufen eines Monats oder eines Quartals leicht berechnen lassen, werden die Bestandsveränderungen oft vernachlässigt. Diese Berichtsposition muss eng mit der Position Wareneinkauf zusammen betrachtet werden. Unternehmen, die relativ konstante und kleine Warenbestände führen, können den Wareneinkauf des Monats mit dem Wareneinsatz gleichsetzen. Das trifft etwa für Restaurants zu, deren Lebensmittel schnell verarbeitet werden. Viele Betriebe müssen jedoch saisonal unterschiedlich einkaufen, legen sich einen Vorrat an und verkaufen diesen dann ab (siehe hierzu auch ergänzend den Artikel Umlaufvermögen in unserem Lexikon). Werden dann diese Bestandsveränderungen nicht verbucht, dann sind die betriebswirtschaftlichen Auswertungen wenig aussagekräftig. Softwarelösungen, die einen Warenbestand mitführen, ermöglichen einen schnellen Überblick über die Bestandsveränderungen. Eine monatliche Inventur ist nicht erforderlich.
Unter den sonstigen betrieblichen Erträgen werden solche Geschäftsvorfälle verbucht, die nicht regelmäßig sind. Darunter fallen zum Beispiel Verkäufe von Sachanlagevermögen oder Mieteinnahmen von Geschäftsräumen (wenn das Unternehmen die Vermietung und Verpachtung nicht als Geschäftszweck betrachtet).
Zu den Personalkosten gehören alle Ausgaben für die Mitarbeiter, nicht nur die Löhne und Gehälter. Verbucht werden hier ebenfalls die Aufwendungen des Arbeitgebers für die Sozialversicherung, die Beiträge für die Berufsgenossenschaft und alle anderen Personalkosten.
Den gebuchten Abschreibungen im Unternehmen stehen keine Auszahlungen gegenüber. Das monatliche Verbuchen der Abschreibungsraten wird durch eine gute Software erleichtert. Ein gesunder Betrieb finanziert Anlagevermögen etwa so lange, wie die Gegenstände voraussichtlich genutzt werden. Damit sind die monatlich abzuschreibenden Beträge in etwa so hoch wie die Tilgungen des Darlehens.
Alle anderen Kosten werden unter der Position Sonstiges Kosten zusammengefasst. Natürlich kann der standardmäßige Kurzbericht auch ausgeweitet werden, einzelne Sachkontengruppen können zusätzlich ausgewiesen werden.
Das Betriebsergebnis des betriebswirtschaftlichen Kurzberichtes entspricht dem betrieblichen Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung. Es informiert über den Gewinn, welcher mit dem eigentlichen Geschäftszweck erzielt wird. Alle anderen Vorfälle werden als neutrales Ergebnis ausgewiesen.
Das ausgewiesene Ergebnis ist vorläufig, denn es kann sich durch Abschlussbuchungen im Rahmen der Erstellung der Bilanz noch verändern.
Die Kennzahlen im Kurzbericht
Eine gute Richtlinie für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bieten die aufgeführten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Sie ermöglichen einen guten Vergleich mit anderen Betrieben aus der Branche. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach entsprechenden Daten.
Die Umsatzrentabilität informiert darüber, wie viel Geld von jedem umgesetzten Euro als Gewinn übrigbleibt. Dieses Verhältnis kann branchentypisch sehr unterschiedlich sein.
Die Handelsspanne gibt Auskunft darüber, welcher Anteil vom Umsatz nach Abzug des Wareneinkaufs noch für die Deckung der Kosten und für den Gewinn bleibt. Je tiefer die Wertschöpfung im Unternehmen ist, desto geringer muss diese Quote sein.
Betriebswirtschaftliche Kurzberichte in mehreren Perioden
Viele Unternehmen erstellen die Kurzberichte monatlich. Dabei bietet es sich an, mehrere Auswertungszeiträume miteinander zu vergleichen. Viele Softwareprogramme bieten entsprechende Auswahlmöglichkeiten an.
Kumulierte Zahlen eines Jahres bieten eine gute Übersicht über das bisherige Geschäftsjahr. Somit wird die aktive Steuerung des Unternehmens möglich. Hohe Gewinne begünstigen Entscheidungen für Investitionen (siehe auch Artikel Investment im Lexikon), ausgewiesene Verluste zeigen Handlungsbedarf an. Verluste sollten sich innerhalb des Jahres ausgleichen. Ein Verlustausweis über mehrere Monate kann zur Zahlungsunfähigkeit und zur Insolvenz des Unternehmens führen. Sobald sich eine negative Tendenz abzeichnet, müssen Maßnahmen ergriffen werden, mit denen der Umsatz gesteigert und die Kosten gesenkt werden können.
Aussagekräftig ist auch ein Vorjahresvergleich. Gerade wenn saisonal unterschiedliche Erlöse zu verzeichnen sind, kann mit Hilfe der Zahlen des Vorjahres die Entwicklung des Unternehmens für das restliche Geschäftsjahr prognostiziert werden. Solche Vergleiche zeigen Banken und Gläubigern die Tendenz der Geschäfte an.
Der betriebswirtschaftliche Kurzbericht bietet dem Unternehmer die Chance, die Daten seines Betriebes regelmäßig zu vergleichen. Diese sollte er gut nutzen, denn nur wenn Entwicklungen frühzeitig erkannt werden, können betriebswirtschaftliche Maßnahmen ergriffen werden.
