Immer mehr Unternehmen versenden ihre Rechnung per Email – vor allem seit sich hier die Rechtslage den Bedürfnissen von Kunden und Unternehmen angepasst hat. Rechnungen per Email sind inzwischen ohne elektronische Signatur gültig. Auch ansonsten gelten für Rechnungen per Email die gleichen Anforderungen wie für Rechnungen im Papierformat.
Paragraph 14 UStG definiert die Bedingungen, an die das Stellen und Übermitteln der Rechnung per Email geknüpft ist.
Rechnung per Email – Anforderungen
Für die Rechnung per Email gelten dieselben Anforderungen wie für die Rechnung im Papierformat.
Gesetzlich ist genau festgelegt, was in einer rechtskräftigen Rechnung stehen muss:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Kunden / Auftraggebers
- Ort und Datum der Rechnungsstellung
- Einmalig vergebene und fortlaufende Rechnungsnummer
- Umfang und Art der in Rechnung gestellten Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung / Ausführung der in Rechnung gestellten Leistung
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Nettobetrag, auf den Nettobetrag anfallender Steuersatz sowie Steuerbetrag und Bruttobetrag
- Bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung sollte ein Satz mit dem Hinweis erfolgen, dass nach § 19 Abs. 1 UStG kein Ausweis der Umsatzsteuer erfolgt.
- Ist der Kunde /Auftraggeber im EU-Ausland ansässig, muss zudem die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden / Auftraggebers angegeben werden.
Die verbindlichen Angaben sollen die Rückerstattung der Umsatzsteuer sichern und dienen dem Finanzamt als Beleg, dass die Rechnung im Rahmen eines seriösen Geschäfts ordnungsgemäß erstellt wurde. Zudem dienen die Angaben dem Kunden / Auftraggeber zum besseren Verständnis der Rechnung und sorgen für Transparenz.
Die Rechnung kann um freiwillige Angaben ergänzt werden. Sinnvoll ist beispielsweise die Angabe der Bankdaten des Rechnungsstellers sowie eine Angabe zur Zahlungsfrist. Nach BGB ist eine Rechnung ohne Angabe einer Zahlungsfrist mit der Rechnungsstellung fällig. Nach Ablauf von 30 Tagen spricht man von einem Zahlungsverzug. Doch nicht jeder Kunde / Auftraggeber weiß das. So können ein explizit auf der Rechnung vorgegebenes Zahlungsziel oder ein Hinweis auf den entsprechenden Absatz im BGB zu einer schnelleren Zahlung führen.
Um Missverständnissen vorzubeugen und Verwechslungen mit dem Lieferschein, einer Auftragsbestätigung o.ä. zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine Rechnung auch immer klar und deutlich als eine solche zu betiteln.
Seit dem Jahr 2011 ist auf Rechnungen keine Signatur mehr notwendig. Eine Ausnahme gilt hier für Rechtsanwälte und Steuerberater. Auch die Rechnung per Email bedarf keiner elektronischen Signatur mehr. Wer eine Rechnung dennoch mit seiner Unterschrift versieht, trägt dadurch sogar ein gewisses Risiko. Denn mit der Unterschrift liegt die Beweislast beim Rechnungssteller, und sollte der Kunde / Auftraggeber die Rechnung nachträglich verändern, kann dies zu Schwierigkeiten führen.
Vor- und Nachteile der elektronischen Rechnung
Einige Unternehmen fahren zweigleisig. Sie verschicken Rechnungen im Papierformat per Post und stellen dem Kunden zusätzlich eine elektronische Rechnung per Mail zu. Andere Unternehmen lassen dem Kunden die Wahl, in welchem Format er seine Rechnung erhalten möchte.
Noch befinden sich viele Unternehmen bei der Art der Rechnungsstellung in einer Umbruchphase. Doch dass Rechnungen auf elektronischem Weg verschickt werden, wird immer selbstverständlicher – gerade im Bereich des Onlinehandels. So hat die Rechnung per Email viele Vorteile gegenüber der gedruckten Form. Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch ein paar Nachteile zu beachten.
Vorteile:
- Keine Papierkosten
- Keine Portokosten
- Schneller Eingang der Rechnung beim Kunden / Auftraggeber
- Einfache, platzsparende Archivierung im Dateiformat
- Geringe Fehleranfälligkeit
- Sofortiger abteilungsübergreifender Zugang auf Rechnung leichter möglich – sowohl beim Kunden / Auftraggeber als auch beim Rechnungssteller
Nachteile:
- Kunden / Auftraggeber müssen Nutzung elektronischer Rechnung zustimmen – durch Einverständniserklärung oder durch das Begleichen der Rechnung
- Auch elektronische Rechnung muss für zehn Jahre archiviert werden und lesbar / abrufbar bleiben
- Kontrollverfahren notwendig, das Bezug zwischen Rechnung und erbrachter Leistung sichert
- Es muss sichergestellt werden, dass Echtheit der Rechnung erkennbar ist
- Lesbarkeit muss gewährt, ein gängiges EDV-Format genutzt werden
Elektronische Rechnung stellen und übermitteln
Eine elektronische Rechnung muss die gleichen Bestandteile erhalten wie eine Rechnung im Papierformat. Mithilfe welchen Programms man die Rechnung erstellt bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen. Gewöhnlich bieten sich Word oder Excel zum Erstellen und Gestalten der Rechnung an. Zudem gibt es zahlreiche Vorlagen, im Officepaket oder auch im Internet, die die Gestaltung einer Rechnung erleichtern und ein Design vorgeben. Zum Verschicken sollte man die Rechnung auch als PDf abspeichern. Auf diese Weise verringert man das Risiko, dass die Rechnung im Nachhinein vom Kunden / Auftraggeber verändert wird. Verschickt wird die Rechnung dann als Emailanhang oder auch als Downloadlink in der Email selbst.
Wer die Rechnung als Emailanhang verschickt, sollte in einem Anschreiben in der Mail sicherstellen, dass die angehängte Rechnung sofort einer entsprechenden erbrachten Leistung zugeordnet werden kann. Andernfalls hält der Kunde / Auftraggeber die Email möglicherweise für Spam. Um dies zu vermeiden kann man beispielsweise bereits in der Email die in Rechnung gestellten Posten aufführen.
