Das Pareto-Prinzip geht auf den italienischen Soziologen und Nationalökonom Vilfredo Pareto (1848 – 1923) zurück. Er beschäftigte sich mit der Verteilung von Reichtum, Einkommen und Grundbesitz im 19. Jahrhunderts. Pareto stellte fest, dass 20 Prozent der Bürger 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen. Diese 80 zu 20-Regel lässt sich auf zahlreiche weitere Zusammenhänge übertragen. So auch auf das Zeitmanagement. Hier hilft das Pareto Prinzip, Prioritäten zu setzen.
Pareto Prinzip und Zeitmanagement
Das Pareto-Prinzip kann auf viele Bereiche des täglichen Lebens und der Arbeitswelt übertragen werden:
- 20 Prozent der Produkte sind für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich
- 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes
- 20 Prozent der Unterlagen, die man zu einem Thema liest bringen 80 Prozent der nötigen Informationen
Gerade der letztaufgeführte Punkt zeigt bereits den Zusammenhang des Pareto Prinzips mit dem Zeitmanagement an. Übertragen auf das Zeitmanagement besagt die 80 zu 20-Regel, dass 20 Prozent der erbrachten Leistungen, der anfallenden Termine und Aufgaben 80 Prozent des Erfolgs bzw. der Ergebnisse ausmachen. Die restlichen 20 Prozent des Zeitaufwandes dienen Detailarbeiten und Perfektionierung und sind häufig für ein effektives Ergebnis überflüssig. In 20 Prozent Arbeitszeit können wir 80 Prozent der Ergebnisse erzielen, während wir in den restlichen 80 Prozent unserer Arbeitszeit nur 20 Prozent unserer Erfolge erzielen.
Mit Hilfe des Pareto Prinzips können Arbeitsabläufe rationalisiert werden. Tätigkeiten, die verlagert oder auch weggelassen werden können, fallen dem Prinzip zum Opfer – es wird ein größerer Fokus auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten gelegt.
Mit dem Wissen um das Pareto Prinzip bearbeitet man zunächst die wenigeren wirklich wichtigen Aufgaben, um zielführend und effektiv Ergebnisse zu erzielen. Erst dann kümmert man sich um die restlichen Aufgaben, um die Detailarbeit und nebensächliche Aufgaben.
Die richtigen 20 Prozent finden
Die Herausforderung beim Zeitmanagement mit dem Pareto Prinzip ist es herauszufinden, welche 20 Prozent der für ein Ergebnis aufgewendeten Aufgaben und Leistungen die wirklich wichtigen sind. Um dies festzustellen, sollte man sich seine bisher erzielten Ergebnisse genau ansehen. Ein Unternehmen kann sich zum Beispiel fragen: Welche Produkte bringen mir den größten Gewinn? Welche Kunden bringen mir den größten Gewinn? Auf diese Produkte bzw. diese Zielgruppe kann man dann den Fokus der Arbeit legen.
Fallen mehrere parallel zu erledigende Aufgaben an, geht es nach dem Pareto Prinzip ebenfalls darum, Prioritäten zu setzen. Das Erstellen einer Prioritätenliste kann hier hilfreich sein.
Pareto Prinzip nicht als Ausrede gebrauchen
Bei der Anwendung des Pareto Prinzips muss man sich stets vor Augen halten, dass zwar 20 Prozent Aufwand für ein 80-prozentiges Ergebnis reichen können, dass man jedoch 100 Prozent Arbeit leisten muss, wenn man ein 100-prozentiges Ergebnis erhalten will. Das Pareto Prinzip darf zudem nicht zur Ausrede für mangelhafte Sorgfalt werden oder dafür, dass man sich um die nebensächlicheren Dinge gar nicht mehr kümmert. Wer sich zum Beispiel nur noch um die 20 Prozent seiner Kunden kümmert, die die 80 Prozent des Gewinns ausmachen und bei den übrigen 80 Prozent nicht einmal mehr Emails beantwortet, der gefährdet damit den guten Ruf des Unternehmens und kann so langfristig auch die wichtigsten Kunden schwerer halten.
