Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen spielt das Thema Schlüsselmanagement eine wichtige Rolle. Nicht jeder Mitarbeiter braucht jeden Schlüssel. Doch: Schlüssel bedeuten Macht und teilweise auch Anerkennung. Die Frage, welcher Mitarbeiter in welchem Rahmen Befugnisse bekommt spielt daher nicht nur auf der fachlichen Ebene eine besondere Rolle, sondern auf der „gesellschaftlichen“ und der persönlichen Ebene. In diesem Artikel geht es um das Thema Schlüsselmanagement und was man dabei beachten sollte.
Arbeiten mehrere Mitarbeiter in einem kleinen oder mittleren Unternehmen zusammen, ist ein sicherer Umgang mit den unterschiedlichen Schlüsseln von großer Wichtigkeit. Nicht alle Angestellten benötigen einen eigenen Zugangsschlüssel. Mindestens muss es eine Person geben, welche alle notwendigen Räumlichkeiten morgens sicher öffnet und sie abends wieder ordentlich verschließt. Für den Fall, dass der aufschließende Mitarbeiter aber krankheitsbedingt ausfällt, sollte auf jeden Fall eine Alternative bestehen. Bei der Zutrittskontrolle mit physischen Schlüsseln spielt eine ausgefeilte Vertreterregelung eine wichtige Rolle.
Grundsätzlich sollte der Mitarbeiter im Unternehmen, welcher das Büro üblicherweise als erstes betritt, einen Schlüssel besitzen für die Zugangstür, alle Büroräume und den Briefkasten. Ist es die Sekretärin, die zuerst am Arbeitsplatz erscheint, kann sie direkt mit dem Bearbeiten der aktuellen Tagespost beginnen.
Gibt es zum Beispiel einen Kopierraum oder andere Büroräume, die nicht allen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen sollen, können die einzelnen Schlüssel an einem zentralen Platz abgelegt werden. Liegen die Toiletten auf einem gemeinsam genutzten Gang, müssen diese natürlich verschlossen sein. Die meisten Unternehmen handhaben es so, dass Schlüssel für den Außenbereich an der Infothek hinterlegt sind und jeder Mitarbeiter leicht Zugriff auf die benötigten Schlüssel erhalten kann. Über Schlüssellisten wird registriert, wo sich gerade welcher Schlüssel befindet. Werden Firmenwagen rein dienstlich genutzt, kann der Autoschlüssel zum Beispiel über Nacht im Büro verschlossen werden.
Austritt von Mitarbeitern und Verlust einzelner Schlüssel: Was ist im Notfall zu tun?
Sind einzelne Schlüssel im ständigen Besitz der Mitarbeiter, muss darauf geachtet werden, dass diese sich nach einem Austritt aus dem Unternehmen keinen Zutritt mehr zu den Büroräumen verschaffen können. Die Etablierung eines Prozess zur Rückgabe von Schlüsseln ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen des Schlüsselmanagements. Üblich ist es, dass alle Schlüssel am letzten Arbeitstag herausgegeben werden, dies quittieren austretende Mitarbeiter mit ihrer Unterschrift. Das Unternehmen sichert sich durch diese schriftliche Bestätigung ab. Sollte ein Mitarbeiter heimlich einen Schlüssel nachgemacht haben, kann er im Schadensfall leichter belangt werden. Es ist dann nicht von einer zufälligen oder unbeabsichtigten Tat, sondern von einem Vorsatz beim Handeln auszugehen. Dies hat juristische Relevanz und wirkt sich auf das Strafmaß aus.
Verliert ein Mitarbeiter einen wichtigen Schlüssel, kann es nötig werden, einen Schlüsseldienst zur Hilfe zu rufen. Damit nicht jeder Schlüsselnotdienst in der Region selbst recherchiert und auf die individuellen Konditionen hin überprüft werden muss, stehen im Internet übersichtliche Vergleichsportale zur Verfügung. Auf Gelbe Seiten sehen Sie auch gleich Festpreise für die unterschiedlichen Dienstleistungen. Ein Schlüsseldienst ist günstiger, wenn die lediglich zugefallene Tür geöffnet werden soll. Ist eine Tür abgeschlossen, entsteht ein höherer Aufwand. Bei internen Schließanlagen im Büro kann ein besonderer Arbeitsaufwand auftreten, wenn es sich um spezielle Schließzylinder oder Sicherheitsschlösser handelt.
Bei Verlust von Schlüsseln kann es im Unternehmenskontext schnell teuer werden. Die Kosten für einen Austausch der Schließanlage in einem Büro- oder Mehrfamilienhaus gehen schnell in den vierstelligen Bereich. Es sollte daher bereits im Vorfeld geklärt werden, welche Haftung der Mitarbeiter im Schadensfall hat. Meistens ist der Mitarbeiter für den Schlüssel verantwortlich und muss (z. B.) im Falle eines Verlustes für den entstandenen Schaden aufkommen. Als Chef sollte man seine Mitarbeiter auf diesen Umstand hinweisen und empfehlen die persönliche Haftpflichtversicherung um einen entsprechenden Zusatz zum Verlust von Schlüsseln zu ergänzen. Das kostet oft nur ein paar Euro im Jahr, kann sich aber entsprechend schnell rechnen.
Alternativen, die im Notfall helfen, Kosten für einen Schlüsseldienst zu sparen
In den meisten Großunternehmen, die mehr als 100 Mitarbeiter regelmäßig beschäftigen, werden moderne, digitale Schließsysteme eingesetzt, die den Zugang für die Mitarbeiter regeln. Dabei ist es möglich, nur ausgewählte Bereiche zugänglich zu machen. Dies ist vor allem in großen Forschungseinrichtungen notwendig, oder bei unabhängig voneinander arbeitenden Abteilungen. In der Regel gibt es im Bürokomplex einen Hausmeister, der Zugang zu allen Bereichen erhält und im Notfall digital den Zugang steuern kann. Bekommt der Chef zum Beispiel eine persönliche Lieferung mit der Post, kann dem Postboten ausnahmsweise eine Zugangsberechtigung erteilt werden, welche etwa ein Angestellter ohne Führungsstufe nicht benötigt.
In kleinen und mittleren Unternehmen sollen in der Regel alle Geschäftsbereiche für alle Mitarbeiter zugänglich sein. Liegt das gemietete Büro in einem großen Bürokomplex, zum Beispiel einem Hochhaus in der Großstadt, gibt es einen Sicherheitsdienst, der im Notfall helfen kann. Der Vorteil digitaler Schließsysteme zum Schlüsselmanagement ist, dass nur Zutritt zum Büro erhält, wer im System angemeldet ist. Zutritte zu einzelnen Räumen oder Bereichen im Unternehmen können zudem einfach dokumentiert werden. Tritt ein Mitarbeiter aus, ist ein Zugang zum Büro somit nahezu ausgeschlossen. Über einen Code oder ein anderes Identifizierungsmerkmal erhalten alle Angestellten im KMU Zugang zu den Büroräumen, teure Kosten für einen Schlüsseldienst sind nicht zu erwarten. Bei Bedarf kann der Zugangscode ganz einfach geändert werden.
RFID – Identifizierung der Mitarbeiter mithilfe von elektromagnetischen Wellen
Um den Zugang zum Büro für die Mitarbeiter noch komfortabler zu gestalten, richten immer mehr Unternehmer sogenannte RFID Anlagen als Alternative zum klassischen Schlüsselmanagement ein. Den Mitarbeitern werden Schlüssel im Scheckkartenformat ausgehändigt, welche in die Nähe eines an der Wand befindlichen Sensors gehalten werden müssen. Auf diesen Karten lassen sich vielerlei Daten speichern, vor allem der Zugang zu unterschiedlichen Bereichen im Büro wird ohne weiteren Aufwand möglich. Es empfiehlt sich, derartige Mitarbeiterausweise am besten an einer flexiblen Kette stets am Körper zu tragen. Bei Bedarf wird die Karte einfach herausgezogen und regelt den Zugang zum, wie auch innerhalb des Büros. Es kann auf diese Weise außerdem leicht erfasst werden, wann die Angestellten zum Dienst erscheinen, wer wann in den Feierabend geht oder wie häufig die Mitarbeiter in die Pause gehen.
