Seit die Digitalisierung in der Arbeitswelt angekommen ist, beschäftigen die Unternehmen sich mit der digitalen Transformation. Im Kern geht es darum, analoge Betriebsabläufe durch effiziente Prozesse und Automation zu steuern. Einen wichtigen Beitrag leisten digitale Tools. Sie erlauben dem Unternehmen, flexibler zu agieren und wettbewerbsfähiger zu sein. Bevor die digitalen Tools in einem Betrieb installiert werden, gilt es einige Punkte zu beachten. Dies betrifft die Ermittlung des Bedarfs und die Organisation der Implementierung.
Definition: Digitale Tools
Hinter den digitalen Tools verbergen sich Software-Programme, die in einem Unternehmen bestimmte Aufgaben übernehmen. So gibt es digitale Werkzeuge, die das Unterzeichnen von Verträgen erleichtern. Mit der digitalen Unterschrift wird die Vereinbarung rechtsgültig und kann ausgeführt werden.
Digitale Tools gibt es für auch für andere Anwendungsbereiche. Im Fokus stehen hierbei die Optimierung der Kommunikation und der betriebsinternen Organisation. Bei den täglichen Arbeiten profitiert z. B. ein Mitarbeiter der internen Lohnbuchhaltung davon, dass er die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers digital zusammenfassen kann.
Vor der Implementierung: Die ersten Schritte
Zu der Implementierung von digitalen Tools gehört eine strukturierte Vorarbeit. Sinnvoll ist es, die ersten Schritte wie folgt zu planen:
Schritt 1: Ist-Analyse
Digitale Tools helfen, betriebsinterne Prozesse zu optimieren. Um herauszufinden, welche Prozesse im Detail optimiert werden sollen, führt das Unternehmen zunächst eine Ist-Analyse durch. Entsprechend des benötigten Bedarfs entscheidet das Unternehmen sich dann für ein oder mehrere digitale Tools, die z. B. in der Lagerverwaltung oder in der Transportlogistik eingesetzt werden. In der Transportlogistik gilt es, z. B. die Transporte zum Kunden mit der Unterstützung eines digitalen Tools effizient zu koordinieren.
Schritt 2: Planung der Einführung
Bei der Einführung von digitalen Tools stellen die Beschäftigten des Unternehmens einen wesentlichen Faktor dar. Sie sind es, die eine Software bedienen und zielführend anwenden. Aus diesem Grund sollten die Kollegen in allen Phasen einer Tool-Einführung integriert werden. Hierzu zählt auch die Beantwortung der Frage, welche Schulungen die Mitarbeiter absolvieren müssen, um die digitalen Tools bedarfsgerecht einsetzen zu können.
Schritt 3: praktische Umsetzung
Bei der praktischen Umsetzung werden die digitalen Anwendungen geprüft. Wurde z. B. eine Software installiert, mit dem ein Unternehmen die vorbereitenden Buchungen für die jährliche Bilanz vornimmt, können aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten leichter gebildet werden.
Durch eine Befragung der Mitarbeiter gewinnt das Unternehmen noch weitere Kenntnisse. So erfährt die Geschäftsführung, welche Probleme gelöst werden konnten und ob die ausgewählte Software die notwendigen Lösungen bringt. Überdies weiß man, wie anwenderfreundlich die digitalen Tools sich im Einsatz erweisen.
Schritt 4: Endkontrolle
Nach der praktischen Umsetzung erfolgt die Endkontrolle. Hierbei achtet man darauf, dass mit der Implementierung von digitalen Tools eine Optimierung der einzelnen Prozesse eingetreten ist. Von Vorteil ist es auch hier, wenn das Management die Mitarbeiter einbezieht. Diese wenden die Programme täglich an und können Verbesserungspotenziale schneller erkennen.
Zeigt die Endkontrolle, dass einige Arbeitsabläufe weiterhin Probleme bereiten, muss nachjustiert werden.
Anwendungsgebiete für digitale Tools
In einem Unternehmen kommen digitale Tools in den folgenden Anwendungsgebieten zum Einsatz:
- Digitale Allround-Programme
- Digitale Kommunikation
- Digitale Projektverwaltung
- Digitale Datenbanken
Digitale Allround-Programme
Digitale Tools können als All-Round-Programme in den Unternehmensalltag implementiert werden. Das Unternehmen profitiert davon, dass wesentliche Aufgaben von der Software übernommen werden.
Abhängig von dem ermittelten Bedarf können mit der Software z. B. das Kundenmanagement, die Finanzbuchhaltung und das betriebsinterne Controlling optimiert werden. Die Anwendung im Kundenmanagement soll den Kontakt mit den Kunden freundlicher gestalten. Die Finanzbuchhaltung erhält alle Informationen, um die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung anzufertigen. Das Controlling profitiert, weil die Gemeinkosten verursachungsgerecht verteilt werden können.
Digitale Kommunikation
Jedes Unternehmen lebt von der Kommunikation auf mehreren Ebenen. Neben der Kommunikation zum Chef und der Kollegen untereinander hat die Geschäftsführung auch eine gute Kundenbeziehung im Fokus.
Digitale Tools werden eingesetzt, um die Kommunikation auf allen Ebenen zu optimieren. Überdies lassen sich die Kommunikationsprogramme mit anderen Anwendungen verbinden. So ist es z. B. möglich, dass zwei Mitarbeiter an verschiedenen Standorten auf dasselbe Dokument zugreifen kann. Von Vorteil sind die Lösungen auch, wenn ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit aus dem Homeoffice verrichtet.
Digitale Projektverwaltung
Viele Unternehmen bauen auf die Zusammenarbeit von Teams. Hierbei ist es hilfreich, ein digitales Tool einzusetzen. Dies gilt insbesondere für die Verteilung der Aufgaben an die Mitarbeiter, die an dem Projekt beteiligt sind. Das digitale Tool – dies kann z. B. auch als App installiert werden – übernimmt außerdem die Verantwortung dafür, dass alle involvierten Mitarbeiter auf dem laufenden Stand gehalten werden. So profitiert z. B. auch der Kollege, der sich gerade im Krankenstand befindet.
Digitale Datenbanken
Digitale Datenbanken erhöhen das fachliche Know-how eines Unternehmens. Sie können auch eingesetzt werden, um bereits angeeignetes Wissen zu transferieren. Dieses nutzen neue Mitarbeiter und Auszubildende, um die ihnen auferlegten Tätigkeiten optimal auszuführen.
Überdies bringt eine digitale Datenbank dem Unternehmen den Vorteil, dass jeder hierauf zugreifen kann. Wer mit einer Problemstellung konfrontiert wird, erhält aus der Datenbank die nötigen Informationen, um eine effiziente Lösung zu erarbeiten.
Beispiel: Digitale Tools im Homeoffice
Ein Unternehmen, das in der Automobilbranche tätig ist, beschäftigt einen Buchhalter im Homeoffice. Dieser ist über einen Cloud-Server mit dem Unternehmen verbunden. Mit der Hilfe dieses Servers ist es dem Buchhalter möglich, auf alle unternehmensinternen Daten zuzugreifen. Er nutzt das digitale Tool, um die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vorzubereiten und die Abrechnung für die Reisekosten der Mitarbeiter zu erstellen.
In einem weiteren Schritt unterstützen die Anwendungen des Servers den Buchhalter bei der Verbuchung der monatlichen Geschäftsvorfälle. Hiermit kann er alle Daten zusammentragen, die er an den Steuerberater des Unternehmens weiterleitet. Dieser fertigt aus den Informationen den Jahresabschluss an.
