Budgetkontrolle

Die Relevanz von Budgetkontrollen und Budgetplanungen für Unternehmen

Die Geschäftsfinanzen spielen für viele verschiedene Dinge, innerhalb eines Unternehmens, eine entscheidende Rolle, weshalb man sie stets genauestens im Überblick behalten und effizient handhaben muss. Unter anderem ist davon das Wachstum, der Erfolg und die Existenz eines Betriebs abhängig. Für eine sorgfältige Verwaltung der Finanzen benötigt es vor allem eine Budgetkontrolle, die zugleich mit einer entsprechenden Budgetplanung einhergeht. Was man sich genau unter diesen beiden Begriffen vorstellen kann und wieso sie für Betriebe so unentbehrlich sind, wird im Anschluss erläutert.

Bedeutung und Nutzen von Budgetkontrollen und -planungen

In einem Unternehmen können sich die Kostenstellen recht schnell anhäufen, wodurch der Überblick über die Finanzen auch mal verloren gehen kann. Daraus können jedoch fatale Konsequenzen für einen Betrieb entstehen, wie beispielsweise Zahlungsunfähigkeiten. Damit dies nicht passiert, kommt hierbei die Budgetkontrolle samt Budgetplan zum Einsatz. So wird zum einen eine übersichtliche Finanzstruktur geboten und zum anderen lassen sich festgelegte Ziele leichter erreichen. Da es sich dennoch um ein großes Ausmaß an Daten handelt, werden immer häufiger digitale Tools, wie Firmenkreditkarten, eingesetzt. Diese helfen nicht nur dabei, alle Zahlungsströme korrekt zu erfassen, sondern bieten zugleich, mittels Echtzeitdatennutzung, eine viel höhere Genauigkeit. Dadurch können eine erfolgreiche Budgetkontrolle und Budgetplanung zu einem verbesserten Überblick, einer erhöhten Transparenz oder auch zu rechtzeitigen Budgetanpassungen führen.

Was beinhaltet ein Budgetplan?

Je nach Strategie und den gesetzten Zielen, kann sich ein Budgetplan auf entweder ein Quartal, ein Geschäftsjahr oder eine längere Zeitspanne beziehen. Dabei werden die Ausgaben einer jeden Abteilung analysiert und anschließend in der Planung festgehalten und eventuell angepasst. In der Regel findet man vor allem diese Punkte in einer Budgetplanung vor:

• Strategien und Kennzahlen
• Finanzziele
• Geplante Ressourcen samt Kostenaufwand
• Geschätzte Einnahmen
• Marge
• Budgetierung aller Abteilungen

Dadurch bekommt man schlussendlich Ergebnisse zu Aufwandsveränderungen, Planungsabweichungen und zu den einzelnen Budgeteinheiten.

Weshalb es für eine Budgetkontrolle auch eine entsprechende Budgetplanung benötigt

Ohne festgelegte Ziele ist die Durchführung einer Budgetkontrolle weder sinnvoll noch möglich. Daher bedarf es vorab einer detaillierten Budgetplanung, bei der gewünschte Ergebnisse, Strategien als auch Prioritäten berücksichtigt werden. Erst dann kommt es zum Einsatz der Budgetkontrolle, die vorrangig dafür sorgt, dass der Plan auch tatsächlich eingehalten und umgesetzt wird. Zudem stehen für die jeweilige Budgetierung dem Finanzteam verschiedene Varianten zur Auswahl. Dazu gehören unter anderem:

1. Top-Down-Budgetierung: Für die Erstellung der Teilbudgets wird auf der Führungsebene begonnen und in der Hierarchie absteigend voran gearbeitet.
2. Bottom-Up-Budgetierung: Hierbei gestaltet sich das Prinzip genau umgekehrt, da ganz unten bei den einzelnen Abteilungen gestartet wird und die Endsumme des Budgets mit dem Erreichen der Führungsspitze abgeschlossen wird.

Eine weitere Möglichkeit stellt außerdem die Kombination dieser beiden Strategien dar. Der große Vorteil dabei ist, dass so der größtmögliche Nutzen gezogen werden kann und sich die Nachteile gleichzeitig ausgleichen.

Worauf man beim Aufbau einer Budgetkontrolle achten sollte

Nachdem ein Budgetplan sorgfältig erstellt wurde, kommt es nun zur entsprechenden Budgetkontrolle. Dafür ist meist die Buchhaltung zuständig, wobei es empfehlenswert ist, sämtliche Abteilungen zu integrieren. Allerdings ergibt sich dadurch die Voraussetzung, dass alle betroffenen Parteien Einsicht und Zugang zu den Geschäftsfinanzen haben. Damit dies ermöglicht wird, kann erneut die Verwendung von digitalen Anwendungen oder virtuellen Kreditkarten hilfreich sein. Grundsätzlich muss die Buchhaltung besonders auf diese Dinge beim Aufbau der Budgetkontrolle achten:

• Finanzziele und -ergebnisse festlegen: Zu Beginn werden erstmals die Finanzziele definiert. Dabei ist es wichtig, dass diese realistisch als auch umsetzbar sind und so detailliert wie möglich formuliert werden. Auch das Festlegen entsprechender Indikatoren und Kennzahlen ist ausschlaggebend. Für die Anfertigung eines Budgets stehen der Buchhaltung wieder mehrere Verfahren und Strategien zur Option. So kann das Budget nach den Wünschen und Anforderungen aller Beteiligten erstellt und angepasst werden.
• Einbindung eines Ausgabenmanagement-Systems: Der technische Fortschritt bietet heutzutage viele Wege, um Arbeitsabläufe zu erleichtern und zu verkürzen. Daher ist es ratsam, sich bei der Budgetkontrolle einem Ausgabenmanagement-System zu bedienen. Dadurch wird nicht nur der Übersichtsverlust der Finanzen verhindert, sondern auch eine erhöhte Struktur geboten. So gestaltet sich der gesamte Ablauf um ein Vielfaches effizienter und zusätzlich ist es möglich, eine DATEV-Schnittstelle einzubinden.
• Vergleich der Budgetkontrolle mit der Budgetierung: Ein regelmäßiger Abgleich von Budgetkontrolle und den aktuellen Finanzen ist unerlässlich, um sehen zu können, ob die festgelegte Strategie zielführend ist oder es Budgetanpassungen benötigt. Da eine Budgetierung nämlich sehr auf zukünftigen Prognosen und Schätzwerten basiert, sind Abweichungen leider nicht zu selten der Fall.
• Interne Kommunikation bezüglich der Budgetkontrolle: Für das Erreichen von Zielen als auch für das Einhalten von Vorschriften und Limits braucht es die Mithilfe aller Angestellten. Deshalb ist eine entsprechende Kommunikation der jeweiligen Ergebnisse der Budgetkontrolle so wichtig, damit jeder über Änderungen informiert ist und seinen Teil zu einer erfolgreichen Umsetzung beitragen kann.
• Hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität: In einem Unternehmen muss man aufgrund interner und externer Faktoren stets mit Veränderungen rechnen. Diese können folglich sowohl die Budgetkontrolle als auch die Budgetplanung betreffen, weshalb flexible Reaktionen auf gewisse Umstände unbedingt notwendig sind. Nur so können zutreffende Entscheidungen getroffen werden, die ein Unternehmen in die richtige Richtung führen.

Solange die Buchhaltung grob nach dieser Struktur vorgeht, sind die wichtigsten Aspekte mit Sicherheit in der Budgetkontrolle enthalten.

Fazit

Sowohl die Budgetkontrolle als auch die jeweilige Budgetplanung sind für erfolgreiche Unternehmen von höchster Bedeutung. Denn sie helfen dabei die Finanzen im Überblick zu behalten, Ausgaben richtig einzukalkulieren, die Zahlungsfähigkeit zu sichern, Finanzziele zu erreichen und bei vielem mehr. Für eine entsprechende Aufstellung der beiden Kontroll- und Planungsinstrumente werden unter anderen die benötigten Ressourcen, die geplanten Zahlungseingänge und aufgestellte Strategien berücksichtigt, wobei zuerst stets der Budgetplan und darauf basierend die Budgetkontrolle erstellt wird.