Debitor

In der Buchhaltung und im Rechnungswesen werden immer wieder die Begriffe Kreditoren und Debitoren verwendet. Diese lateinischen Begriffe sind nicht jedem geläufig und sorgen immer wieder für Verwirrung. Im Folgenden soll der Debitor näher erläutert werden.Das Wort „Debitor“ leitet sich aus dem lateinischen „debere“ ab, das bedeutet „Schulden“. Im Gegenzug dazu ist der Kreditor ein Gläubiger. Wer diese beiden Begriffe leicht verwechselt, baut sich eine kleine Eselsbrücke: Im Englischen sind „debt“ die Schulden, der Debitor ist also der Schuldner. Unter Buchhaltern ist auch die saloppe Erklärung üblich: Debitoren sind die Deppen die zahlen.

Im Bankwesen wird folgerichtig der Kreditnehmer als Debitor bezeichnet. Im Rechnungswesen bzw. in der Buchhaltung werden die Forderungen aus Lieferung und Leistung an den Debitor geschickt, der damit die Zahlung schuldet. Erhält also ein Kunde für die bezogenen Waren oder für die erhaltenen Dienstleistungen eine Rechnung, so wird er zum Debitor. Das gilt nicht, wenn der Kunde in einem Geschäft sofort bar zahlt.

Zu einem Debitor wird ein Geschäftspartner auch dann, wenn er Ware schuldet. Erhält also ein Lieferant eine Anzahlung für eine Ware, dann hat er bereits Geld erhalten, schuldet aber die Lieferung. Hiermit wird er nicht zum Kreditor, sondern zum Debitor.

Die Debitorenbuchhaltung

In großen Unternehmen werden die Debitoren von besonders geschulten Debitorenbuchhaltern betreut. Gerade bei vielen Kunden, wie sie in einem Versandhandel zum Beispiel üblich sind, ist die Debitorenbuchhaltung sehr aufwändig. Hier wird eine umfangreiche Kundendatenbank aufgebaut und gepflegt. Erfasst werden müssen alle wichtigen Daten der Kunden, von den Adressangaben bis zu den vereinbarten Zahlungszielen. Auch zugesicherte Rabatte, spezifische Sortimente oder Einkaufskonditionen werden eingegeben. Zusätzlichen Verwaltungsaufwand gibt es, wenn Lastschriftverfahren vereinbart wurden. Dann müssen auch von Kunden die Bankdaten erfasst werden. Bei hochwertigen Waren wird auch die Bonität der Debitoren kritisch überprüft. In vielen Buchhaltungen erhält jeder Kunde seine spezifische Kundennummer, die auch Debitorennummer genannt wird. Verfügt ein Unternehmen über einen Kundenstamm, der regelmäßig einkauft, dann ist es üblich, für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto in der Buchhaltung anzugeben. Debitoren- und Rechnungsnummer werden auf allen Belegen und auch in den Verwendungszwecken der Zahlungen angegeben, so dass jeder Vorgang eindeutig nachvollziehbar wird. Alle Forderungen an einen Debitor werden auf seinem Debitorenkonto im Haben verbucht, alle eingehenden Zahlungen im Soll. Der Saldo (also die Differenz) aus den Forderungen und den Einzahlungen wird als Offener Posten bezeichnet.

Mahnwesen durch Auswertung der Offenen Posten

Die zeitnahe Verarbeitung aller Vorgänge, Rechnungen wie Zahlungseingänge, ist eine Grundvoraussetzung für eine effektive Offene-Posten-Buchhaltung. Damit wird es möglich, die Außenstände des Unternehmens jederzeit genau zu bestimmen und die säumigen Kunden anzumahnen. Viele Unternehmen bauen ein mehrstufiges Mahnwesen auf, so dass die Debitoren zuerst eine Zahlungserinnerung erhalten. Ist diese nicht erfolgreich, wird in einer 2. Mahnstufe meist eine Frist zur Zahlung gestellt. Mit der 3. Mahnung geht dann oft ein Lieferstopp für weitere Produkte einher. Debitorenbuchhalter müssen sehr sorgfältig arbeiten, um die Forderungen rechtlich sicher eintreiben zu können. Ein wirkungsvolles Mahnwesen trägt entscheidend dazu bei, die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern. Große Unternehmen lagern das Mahnwesen inzwischen gern aus. Sie verkaufen die Debitorenforderungen an Factoringunternehmen. Dafür fallen Gebühren an, meist wird die Forderung nicht sofort zu einhundert Prozent ausgekehrt. Aber die Unternehmen können kurzfristig über die Beträge verfügen und ihre Liquidität deutlich steigern.

Darstellung der Forderungen in der Bilanz

Zu jedem Jahresabschluss gehört auch eine Aufstellung der Offenen Posten der Debitoren. Die Summe aller Forderungen an die Debitoren eines Unternehmens wird in der Bilanz unter der Position „Forderungen aus Lieferung und Leistung“ ausgewiesen. Aus Liquiditätsgründen muss ein Unternehmen stets bemüht sein, die Höhe der ausstehenden Forderungen so niedrig wie möglich zu halten.

Kreditorische Debitoren

Auch wenn es widersprüchlich klingt, in der geschäftlichen Praxis gibt es den kreditorischen Debitor tatsächlich. Hier ein Beispiel: Ein Kunde kauft regelmäßig Produkte auf Ziel bei einem Unternehmen. Auf seinem Debitorenkonto gibt es im Moment aber keinen Offenen Posten, der Saldo ist Null. Die letzte Lieferung hat er gerade bezahlt, da bemerkt er, dass ein Teil der Produkte fehlerhaft ist. Er reklamiert erfolgreich und erhält eine Gutschrift. Da er regelmäßig einkauft, einigen sich Unternehmen und Debitor, den Gutschriftbetrag nicht auszuzahlen. Dieser soll mit der nächsten Forderung dann verrechnet werden. Der Debitor wird damit zu einem Gläubiger ist, da das Unternehmen ja keine Forderung, sondern eine Verbindlichkeit bei ihm hat. Er wird zu einem kreditorischen Debitor.

Erfolgt dann die Verrechnung mit der nächsten Forderung noch im laufenden Wirtschaftsjahr, dann verursacht dieser Sachverhalt keinen weiteren Aufwand. Muss er jedoch im Rahmen eines Jahresabschlusses beurteilt werden, muss das Saldierungsverbot von Verbindlichkeiten und Forderungen beachtet werden. Ein negativer Saldo auf den Debitorenkonten darf die Summe der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen nicht mindern. Er muss umgebucht und in der Bilanz als „Sonstige Verbindlichkeit“ ausgewiesen werden.

Lieferant als Debitor

Auch die Forderung nach einer Lieferung oder Leistung, wie sie oben beschrieben wurde, wird in einer Bilanz separat ausgewiesen. Mit der Anzahlung einer Ware wird die Lieferung geschuldet, verbucht wird dieser Sachverhalt auf dem Sachkonto „Geleistete Anzahlungen“. In der Bilanz erfolgt der Ausweis auf der Aktivseite als Vermögenswert, denn die Anzahlung stellt eine Forderung dar.
Auch wenn der Lieferant gleichzeitig Kreditor des Unternehmens ist, weil Rechnungen noch nicht ausgeglichen wurden und damit Verbindlichkeiten bestehen, darf keine Verrechnung mit den Anzahlungen vorgenommen werden! Auch hierfür gibt es ein Saldierungsverbot.

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