Das Wort „Quittung“ ist im alltäglichen Sprachgebrauch selbstverständlich integriert, doch was genau steckt dahinter? Welche rechtlichen Hintergründe sind damit verbunden und wer ist berechtigt, wem eine Quittung auszustellen bzw. wer hat das Recht auf Erhalt einer Quittung? Welche Formen der Quittung gibt es? Welche Formalitäten müssen eingehalten werden? Alle diese Fragen werden im Folgenden erläutert und dem Leser verständlich dargestellt.
Die Quittung ist als eine schriftliche Empfangsbestätigung für eine erbrachte Leistung zu sehen. Sie wird durch den Leistungsempfänger ausgestellt und dem Schuldner ausgehändigt. Der Gläubiger bzw. der Leistungserbringer quittiert mit dem Ausstellen einer Quittung den Erhalt der entsprechenden, meist zuvor vereinbarten, Leistung (z.B. Zahlung eines geschuldeten Geldbetrages oder den Empfang von Unterlagen/ Arbeitspapieren etc.) durch den Schuldner. In kleinen Unternehmen werden Quittungen für Zahlungsleistungen klassischerweise per Hand auf einem Quittungsblock (Vordrucke für Formulare) ausgefüllt. Quittungsblöcke können in gut sortierten Schreibwarenläden oder im Handel für Bürobedarf erworben werden. Auch der Erhalt des Kassenbons beim Wocheneinkauf ist als Quittung für die Zahlungsleistung der erworbenen Ware zu sehen.
Rechtliche Grundlage der Quittung
Die rechtliche Grundlage für die Quittung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in § 368 begründet. Hier heißt es: „Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.“ In § 369 wird darüber hinaus darauf verwiesen, dass der Schuldner die Kosten für die Quittung zu tragen hat. In § 370 wird geregelt, dass der Überbringer der Quittung berechtigt ist, die quittierte Leistung entgegen zunehmen. Rechnungen, die den Gesamtwert von 150 Euro nicht übersteigen, können in Form von Quittungen ausgegeben werden, wie zum Beispiel der Kassenbon beim Lebensmitteleinkauf. Hier sieht das Steuerrecht entsprechende Regelungen vor.
Sonderformen von Quittungen
In der Praxis gibt es einige Sonderformen zur Quittung, die von der herkömmlichen Quittung in einigen Punkten abweichen:
- Die Löschungsbewilligung: Die löschungsfähige Quittung (Löschungsbewilligung) wird dann ausgestellt, wenn eine Schuld auf Basis einer Hypothek ratenweise beglichen wird.
- Die Ausgleichsquittung: Die Ausgleichsquittung ist eine Quittung, die im Personalwesen bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen ausgestellt wird. Der ausscheidende Arbeitnehmer quittiert damit, dass ihm alle Arbeitspapiere ausgehändigt wurden und dass er keine weiteren Ansprüche (auch Geldansprüche) mehr gegen den ehemaligen Arbeitnehmer hat. Der Arbeitgeber hat jedoch kein Recht auf die Unterzeichnung einer Ausgleichsquittung durch den ausscheidenden Arbeitnehmer in Bezug auf Forderungen dem Arbeitgeber gegenüber; lediglich die Quittung bezüglich des Empfangs der Arbeitspapiere kann verlangt werden.
- Die Bankquittung: Sie dient der Quittierung eines Lieferanten an seinen Kunden über den Erhalt der Rechnungssumme. Die Quittierung erfolgt durch die Bank und hat im Rahmen von gerichtlichen Mahnverfahren eine besondere Bedeutung. Sie wird als Beweismaterial angesehen, da von der Neutralität und der Zuverlässigkeit von Banken im Allgemeinen ausgegangen wird.
Quittung versus Rechnung
Die Quittung bestätigt den Erhalt einer Leistung, die Rechnung hingegen stellt eine Forderung an den Schuldner dar. Wenn auf der Rechnung ein Vermerk über den Erhalt der Zahlung zu finden ist, kann die Rechnung gleichermaßen als Quittung angesehen werden. Rechnungen und Quittungen sind Belege, die innerhalb eines Unternehmens eine buchhalterische Bedeutung haben.
Eine Rechnung muss stets folgende Bestandteile aufweisen:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- das Ausstellungsdatum
- Datum/Zeitraum der Leistungserbringung
- die durch das Finanzamt erteilte Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer)
- Art und Menge der Lieferung bzw. Umfang der erbrachten Leistung
- den Rechnungsbetrag mit entsprechendem Hinweis auf den enthaltenen Steuerbetrag gemäß dem gültigen Steuersatz (Umsatzsteuer) bzw. ein Hinweis bei Kleinunternehmern auf die etwaige Steuerbefreiung. Hier lesen Sie mehr zur Berechnung der Steuer.
Die Quittung hingegen, die auch als Rechnung für Kleinbeträge (kleiner als 150 Euro) genutzt wird, muss folgende Inhalte haben:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers
- das Ausstelldatum
- die Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. den Umfang der erbrachten Leistung
- den Entgeltbetrag und den enthaltenen Steuersatz bzw. einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach Kleinunternehmerregelung.
Auf einer Quittung sind also sehr viel weniger Informationen notwendig als auf einer Rechnung.
Bedeutung der Quittung als Beleg für die Buchhaltung in Unternehmen
Steuerrechtlich müssen Geldflüsse mittels Belegen nachgewiesen werden. Quittungen und Rechnungen sind entsprechende Belege und spielen eine zentrale Rolle in der unternehmensinternen Buchhaltung (siehe hierzu z.B. auch Artikel Kassenbuch im Lexikon). Quittungen belegen buchhalterisch z.B. Geldtransfers im Zusammenhang mit unterschiedlichen Sachverhalten. Auch im Zuge von Mahnverfahren etc. kann die Quittung zu einem wichtigen Beweisstück werden, wenn nachgewiesen werden muss, dass bestimmte Leistungen erbracht wurden. Infolgedessen kommt der Quittung eine bedeutende Rolle in Unternehmen zu, die nicht unterschätzt werden darf.
Lesen Sie ergänzend auch den Artikel zum Thema Kreditoren, Umsatzsteuervoranmeldung, Dauerfristverlängerung und zur ABC-Analyse sowie zur Zusammenfassende Meldung in unserem Lexikon. Außerdem zeigen wir Ihnen alles zur Berechnung der Mehrwertsteuer (bzw. hier).
