Zusammenfassende Meldung

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 Zusammenfassende Meldung und Umsatzsteuer-Voranmeldung beim BZStWer in Deutschland selbständig ist, gilt aus steuerlicher Sicht als Unternehmer. Dabei spielt es keine Rolle, ob er zum Beispiel als Arzt, Rechtsanwalt oder Journalist freiberuflich tätig oder ein Handwerker mit einem Gewerbeschein ist. Für das Finanzamt gilt er zunächst einmal per se als umsatzsteuerpflichtig und gleichzeitig als vorzugssteuerabzugsberechtigt. Das bedeutet: Er muss wissen, dass er damit Meldepflichten erfüllen muss. Zum einen handelt es sich hierbei um die Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen. Zum anderen hat der Unternehmer bei internationalen Geschäftstätigkeiten weitere Auflagen zu erfüllen. Im Rahmen von Business-Beziehungen mit Partnern in EU-Ländern muss er an die hiesigen Finanzbehörden beispielsweise sogenannte „Zusammenfassende Meldungen“ übermitteln.

Geschichtliche Entwicklung

Nachdem mit der Gründung der Europäischen Union (EU) 1992 und ihrem Inkrafttreten im Jahr darauf die Zollschranken weggefallen waren, rief dies auch schnell gewiefte Unternehmer auf den Plan: Die einen suchten und fanden Wege, wie sie Geschäfte nach dem Prinzip „brutto wie netto“ abwickeln konnten, ohne Umsatzsteuern (USt) zahlen zu müssen. Die anderen gingen sogar noch einen Schritt weiter: Ihren Buchungen zufolge gaben sie im Inland vor allem Ausgaben mit entsprechend bezahlten Vorsteuern (VSt.) an. Hingegen leiteten sie so gut wie keine Umsatzsteuereinnahmen an den Fiskus weiter, weil sie die meisten Rechnungen mit Nettobeträgen an Partner mit Firmensitz im Ausland geschickt hatten. Fazit: Das deutsche Finanzamt musste die sich daraus ergebenden, großen Steuerdifferenzen dann also auch noch zurückerstatten.

Regelwerke im Umsatzsteuergesetz

Um solchen Betrügereien Einhalt zu gebieten, wurden Systeme eingeführt und weiterentwickelt, mit denen die Finanzbehörden der EU-Mitgliedstaaten zunehmend in der Lage sind, sich gegenseitig über den internationalen Warenverkehr und die Umsatzsteuerzahlungen zu informieren. Festgelegt sind die Dos and Don’ts als Regelwerke im Umsatzsteuergesetz, abgekürzt UStG.

Klassiker-Paragraf 18a ff. UStG

Eine der ältesten Meldepflichten im Sinne des §18a ff. UStG betrifft die steuerfreien „innergemeinschaftlichen (Waren)Lieferungen“. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein deutscher Unternehmer Waren an eine italienische Firma liefert. Diese muss nun die fällige Umsatzsteuer (oft auch als Mehrwertsteuer bezeichnet, siehe Artikel im Lexikon) für das Geschäft in ihrem Staat abführen.

Eine andere Konstellation:
Ein deutscher Unternehmer überführt aus seinem Betrieb hierzulande ein Gerät in seine Niederlassung in Ungarn. Für diese Transaktion setzt er seine ungarische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ein und bedient den dortigen Fiskus.

Der Letzte zahlt

Bei „Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften“ wird es ein wenig komplizierter. Denn hierin sind drei Unternehmer aus drei EU-Mitgliedstaaten involviert, wobei das Produkt zwar vom ersten Unternehmer aus direkt an den letzten geliefert wird. Die Steuerschuld aber geht trotzdem vom mittleren Unternehmer auf den letzten über.

Beispiel
Ein deutscher Unternehmer lässt eine von einem französischen Auftraggeber bestellte Anlage in Polen fertigen und von dort aus direkt an den Besteller liefern. Die Ware stellt der deutsche Exporteur dann aber direkt dem französischen Kunden in Rechnung. Damit ist nun er für die Begleichung der Umsatzsteuer zuständig.

Kontroll-Instanzen

Seit dem 1. Januar 2010 besteht eine weitaus umfassendere Lösung, mit der Steuerpflichtige „sonstige Leistungen“ – damit definierte die hiesige Finanzbehörde prinzipiell alle Dienstleistungen –, zu melden haben. Dazu zwei grundlegende Faktoren, die eine solche Kontrollmöglichkeit überhaupt erst ergeben können: Der eine betrifft die sogenannte „Umkehr der Steuerschuld“: In diesem Fall liegt seit Inkrafttreten dieser Steuerpflicht der Leistungsort grundsätzlich nicht mehr beim Erbringer, sondern beim Empfänger. In der Konsequenz liegt es damit im vorliegenden Fall bei ihm, den Umsatz in seinem Land zu melden. Wobei dann aber in der Regel nicht wirklich Umsatzsteuerzahlungen geleistet werden. Denn da der Empfänger den Betrag gleich wieder als Vorsteuer geltend machen würde – käme das schließlich einem Nullsummenspiel gleich.

Ein Beispiel:
Ein deutscher Gutachter erstellt im Auftrag eines dänischen Unternehmens eine Expertise, die es für seine eigenen Zwecke benötigt. In dem Fall geht die Steuerschuldnerschaft im sogenannten „Reverse-Charge-Verfahren“ auf den dänischen Betrieb über. Dafür darf der Lieferant dieser Dienstleistung dem dänischen Konzern eine umsatzsteuerfreie Rechnung stellen.

B2B betrachtet auch der Fiskus von zwei Seiten

Der andere Faktor ist der Gegencheck, der hierzulande stattfindet: Denn der Leistungserbringer diesseits der imaginären EU-Grenzen wiederum ist angehalten, Listen über seine europaweiten Umsätze an den Dienstsitz des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) in Saarlouis zu übermitteln. Eben jene eingangs erwähnten „Zusammenfassenden Meldungen“.

28 EU-Staaten minus eins

EU: Zusammenfassende Meldung (ZM) in EuropaBetroffen von dieser Verpflichtung ist also jeder, der mit mindestens einem Geschäftspartner aus einem der 27 anderen EU-Staaten B2B (Business-to-Business)-Beziehungen unterhält. Deutschland wird in diesem Zusammenhang nicht berücksichtigt, da die Geschäfte auf nationaler Ebene steuerlich anders behandelt werden. – Ansonsten sind dies im Einzelnen Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien/Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland und Zypern.

Formulare ausfüllen

Diese Zusammenfassenden Meldungen, im Fachjargon in Kurzform auch ZM genannt, müssen in der Regel im Drei-Monats-Rhythmus (also einmal pro Quartal) versendet werden. Normalerweise gilt als Stichtag jeweils der 10. im April, Juli, Oktober und Januar. Allerdings kann die Meldung auch monatlich gefordert sein. Dann empfiehlt sich insbesondere bei einem hohen Arbeitsaufkommen die Beantragung einer einmonatigen Dauerfristverlängerung. Wurde eine solche bereits bei den innerdeutschen Umsatzsteuervoranmeldungen eingeräumt, kann der betreffende Unternehmer davon ausgehen, dass seinem Antrag auch bei den Zusammenfassenden Meldungen stattgegeben wird.

Ausnahmeregelungen

Eine weitere Parallele zu den hiesigen Umsatzsteuergepflogenheiten: Selbständige, die aufgrund einer jährlichen Zahllast von unter 1.000 Euro nur eine einzige Umsatzsteuererklärung per anno abgeben müssen, brauchen auch ihre Zusammenfassenden Meldung nicht öfter zu leisten.

Überhaupt keine Zusammenfassenden Meldungen müssen abgegeben werden, wenn keine Warenbewegungen im Sinne des § 18a UStG stattfanden. Und auch der Erwerb von Leistungen, also der (Ein)Kauf fällt nicht unter die Dokumentationspflicht.

Mehr Infos zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung

Zusammengefasst heißt das also: Sobald ein Unternehmer in Deutschland eine „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ an einen Betrieb in einem EU-Land mit einer Rechnungsstellung in Höhe von mindestens 1.001 Euro meldet, werden alle Daten an die Finanzbehörden des betreffenden Landes weiter geleitet.

Nur noch elektronisch

Die Meldung ohne Begleitschreiben hat seit 1. Januar 2007 via ELSTER – so die Abkürzung für die elektronische Steuererklärung – zu erfolgen. Ausnahmen sind lediglich auf einen begründeten Antrag auf Anwendung der Härtefallregelung hin möglich, was formal als „Vermeidung unbilliger Härten“ bezeichnet wird. Nur dann darf die Meldung auch in Papierform und ausschließlich im Original – also nicht per E-Mail – geschickt werden.

Mit Zertifikat und PIN

ZM: Elektronisch und nur per ELSTERBevor die ELSTER-Übermittlung durchgeführt werden kann, muss sichergestellt sein, dass eine entsprechende Teilnehmer-Nummer verfügbar ist. Wer schon zuvor mit „ElsterOnline“ gearbeitet hat, hat das dafür notwendige Procedere bereits hinter sich. Er braucht jetzt nur noch auf der linken Navigationsleiste den Button „Formulare“ klicken, dann auf den Link „Umsatzsteuer“ und schließlich auf „Zusammenfassende Meldung“.

Einsteiger müssen ihr Benutzerkonto erst noch beantragen und aktivieren – was den Erhalt eines entsprechenden Zertifikats und einer PIN für den Online-Zugang umfasst. In diesem Fall ist aber angeraten, den Prozess rechtzeitig einzuleiten. Denn vom Zeitpunkt der Antragstellung bis zum reibungslosen Login können ein paar Tage vergehen. Wenige Minuten hingegen dauert der Vorgang für den, der bereits einen neuen Personalausweis (nPA) sein eigen nennen darf.

Meldedaten

Eine weitere wichtige Anforderung die das Bundeszentralamt für Steuern (kurz BZSt) an die Melder hat, betrifft die Angaben, die bei der Übermittlung der Zusammenfassende Meldung enthalten sein müssen. Diese umfassen den (Firmen-)Namen des Dienstleisters sowie dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss gegebenenfalls vorab beim BZSt beantragt werden, was mittlerweile aber auch schon online möglich ist. In der Deutschland besteht sie aus insgesamt elf Stellen, genauer gesagt aus zwei Buchstaben und neun Ziffern. Das ist jedoch nicht in allen Staaten gleich geregelt. Nur dass jede USt-IdNr. mit dem jeweiligen Länderkennzeichen beginnt, ist einheitlich. Im vorliegenden Fall sieht sie demnach beispielhaft folgendermaßen aus: DE123456789.

Weiterhin muss der Meldezeitraum angegeben werden, dazu alle darin getätigten Auslandsumsätze samt Rechnungsbeträgen sowie die USt-IdNr. jedes darin involvierten Kunden. Sollte ein Leistungsempfänger in dem betreffenden Zeitfenster mehrere Forderungen erhalten haben, dürfen diese der Einfachheit halber zu einer Gesamtsumme addiert werden.

Fachspezifische Unterstützung ist gewährleistet

Wer sich beim Ausfüllen der Zusammenfassenden Meldung unsicher ist: Auf der Website des BZSt steht eine ausführliche, 14 Seiten umfassende Anleitung zum Download bereit.

Ergänzend empfehlen wir Ihnen den Artikel zur Umsatzsteuervorauszahlung im Lexikon.

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