Zeiterfassung

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Alles rund um die Zeiterfassung

Keine Arbeit ohne gesetzliche Regelung – in Deutschland gibt es unzählige Gesetze und Normen, die den Arbeitsalltag von Arbeitnehmern und Arbeitgebern beeinflussen. Das ArbZG (Arbeitszeitgesetz) ist eines der Gesetze, die für Arbeitgeber besonders wichtig sein können. Aber auch für Arbeitnehmer.

Alles rund um die Zeiterfassung

Denn wie die Arbeitszeit gemessen und dokumentiert wird, hat großen Einfluss auf die täglichen Arbeiten und unter Umständen auch auf die Arbeitsleistung. Umso wichtiger ist es, sich einerseits mit den rechtlichen Grundlagen auszukennen, andererseits aber auch die Optionen für die Zeiterfassung zu kennen, um nicht unnötig Ressourcen zu verschwenden oder den Prozess komplizierter zu machen, als er sein muss.

Herausforderungen der Zeiterfassung

Das Umsetzen des Arbeitszeitgesetzes ist nicht gerade einfach. Denn die darin verankerten Vorgaben treffen nicht auf jede Branche, jedes Unternehmen oder jeden Mitarbeiter zu. Wichtig ist (und zwar für alle Unternehmen), dass die Arbeitszeit erfasst und dokumentiert wird. Damit soll vor allem garantiert werden, dass Wochenarbeitszeiten nicht überschritten werden und gleichzeitig Pausenzeiten eingehalten werden. In vielen Unternehmen wird eine pauschale Arbeitszeit über den Arbeitsvertrag vereinbart.

Schichtdienste, Gleitzeiten oder projektbasierte Anwesenheit machen den Prozess der Arbeitszeiterfassung schon etwas komplizierter. Grundständig, aber alles andere als effektiv, ist die Zeiterfassung per Hand. Auf einem Stück Papier oder in einer Excel-Tabelle werden Ankunft, Pausenzeiten und Ende des Arbeitstages eingetragen. Glücklicherweise gibt es mittlerweile aber eine schnelle und einfache Alternative: digitale Zeiterfassung.

Über speziell für diesen Zweck entwickelte Software können Arbeitszeiten dokumentiert und rechtssicher gespeichert werden. Das Abrufen einzelner Arbeitstage ist jederzeit möglich und es herrscht größtmögliche Flexibilität. Software für Zeiterfassung läuft mittlerweile auf Tablets, Smartphone und Laptops. Somit ist sie auch eine gute Option für Unternehmen, die zunehmend auf Homeoffice Angebote setzen.

Zeiterfassung ernstnehmen und als Chance begreifen

Leider vernachlässigen einige Unternehmer die Arbeitszeiterfassung. Typisch ist zum Beispiel, dass ein Unternehmen sehr schnell wächst und das Wachstum so einen hohen Stellenwert hat, dass die bürokratischen Angelegenheiten vernachlässigt werden. Oder aber ein Unternehmen hat nicht die entsprechenden Mittel, um in der Personalabteilung aufzurüsten – dann müssen einzelne Mitarbeiter manchmal so viele Bereiche auf einmal organisieren, dass die Zeiterfassung vernachlässigt wird.

Auch eine schlechte Dokumentation der Arbeitszeiten kann ohne größere Folgen bleiben. Doch dabei spielt man mit dem Feuer. Denn kommt zu einer Prüfung des Unternehmens, muss die Zeiterfassung der vergangenen zwei Jahre gesichert sein. Immer wieder kommen Unternehmen in die Verlegenheit, nachträglich Informationen einholen zu wollen oder unzählige Daten in kurzer Zeit sichern zu müssen. Das zeugt nicht nur von Unprofessionalität, es kann teuer werden. Das ist übrigens auch der Fall, falls Mitarbeiter mit Bezug auf das Arbeitsverhältnis klagen.

Die korrekte und sichere Arbeitszeiterfassung sollte jederzeit stattfinden. Eine bewährte Software (und der geschulte Umgang mit dieser) erspart später viel Arbeit und bringt Rechtssicherheit. Das ist auch für die Mitarbeiter gut – sie wissen genau, dass sie jederzeit Einsicht in ihre Arbeitszeiten erhalten können. Das führt zu mehr Vertrauen und kann eine gute Grundlage sein, um die Arbeitsleistung zu bewerten und sogar zu optimieren.

Optimierungsmöglichkeiten, Ausnahmen und Probleme

Arbeitszeit kann manuell eingetragen werden, über ein Softwaretool an der Bildschirmzeit gemessen werden oder automatisch über einen Chip erfasst werden. Für welche Variante sich entschieden wird, muss jedes Unternehmen selbst bestimmen – und zwar Anhand realistischer Einschätzungen dazu, was sich lohnt und was nicht.

Im Baugewerbe ist die gesetzliche Arbeitszeiterfassung beispielsweise bereits Pflicht – aufgrund der unterschiedlichen Einsatzgebiete ist eine Erfassung per Chip weniger sinnvoll. Eine App ist die bessere Option. Für Unternehmen, die vor allem Büroarbeit erwarten, ist eine Chipkarte wiederum ideal.

Arbeiten Mitarbeiter im Homeoffice oder außerhalb der Unternehmensräume gestaltet sich die Zeiterfassung besonders schwierig, da nun auch noch Datenschutzbedenken hinzukommen. Zu empfehlen ist hierbei, mit den Mitarbeitern darüber zu sprechen, welche Form der Erfassung (z.B. Cloud-Software, Apps oder Handzettel) sie für einfach und effektiv halten. Eine Top-Down-Entscheidung bei der Zeiterfassung führt möglicherweise zu großem Ärger oder sogar dazu, dass die Zeiterfassung unnötig viel Arbeitszeit abknüpft.

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