Unternehmensbuchhaltung – Basiswissen Buchführung
Die Unternehmensbuchhaltung, das betriebliche Rechnungswesen, befasst sich grundlegend mit der Analyse, Klassifizierung, Erfassung und Darstellung der Finanzdaten eines Unternehmens. Im Rahmen der Buchführung werden Geschäftsvorgänge systematisch aufgezeichnet. Das erleichtert den Unternehmen die Überwachung der täglichen geschäftlichen Transaktionen und ist Voraussetzung für die Einhaltung von Regeln und Vorschriften von Seiten der Behörden.
Bedeutung der Buchhaltung für Unternehmen
Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, müssen in der Regel ihre Buchhaltung mindestens einmal jährlich erstellen und dabei bestimmte gesetzliche Vorgaben beachten. Das bedeutet, dass sie eine systematische und geordnete Aufzeichnung ihrer Geschäftsvorfälle in Form von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen unter Berücksichtigung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) vornehmen müssen. Im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung darf bestimmte Finanz- und Buchhaltungssoftware zum Einsatz kommen.
Die Unternehmensbuchhaltung umfasst verschiedene Prozesse, darunter die Erstellung von Kapitalflussrechnungen, Finanzunterlagen und vieles mehr. Mit Hilfe der Unternehmensbuchhaltung lassen sich unterschiedliche geschäftliche Aktivitäten besser verfolgen. Die Unternehmensbuchhaltung ist entscheidend für das erfolgreiche Funktionieren eines Unternehmens. Er hilft Unternehmen bei der Bewältigung finanzieller, rechtlicher und betrieblicher Aufgaben.
Die Unternehmensbuchhaltung trägt dazu bei, dass Unternehmen ihre Finanzen und Aufzeichnungen im Auge haben und auf dem neuesten Stand halten. Der aktuelle Finanzstatus des Unternehmens lässt sich anhand solcher Aufzeichnungen leicht ermitteln. Ein Mangel an einer soliden Buchführung kann zu finanziellen Hindernissen führen, die sich auf den Geschäftsbetrieb und die damit verbundene Rentabilität auswirken. Die Buchhaltung gibt dem Unternehmen zudem die Möglichkeit, Berichte über seine Finanzen zu erstellen, um Investoren, Kreditgeber oder andere Interessengruppen zu informieren.
Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist zudem wichtig, um die Steuern des Unternehmens korrekt zu berechnen und zu bezahlen. Eine unzureichende Buchhaltung kann dazu führen, dass das Unternehmen falsche Angaben an das Finanzamt macht, was Strafen oder eine zusätzliche Steuerprüfung zur Folge haben kann. Die meisten Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung einzuhalten.
Diese Unternehmen sind zur Buchführung verpflichtet
Die Pflicht zur Buchführung ergibt sich aus dem Handels- oder aus dem Steuerrecht. Grundsätzlich sind Unternehmen in Deutschland unabhängig von ihrer Rechtsform zur Buchhaltung verpflichtet, vorausgesetzt, sie erzielen bestimmte Gewinne bzw. Umsätze.
Die Buchhaltungspflicht gilt damit unter anderem für:
- Einzelunternehmer ab einem bestimmten Jahresumsatz
- Personengesellschaften wie die GbR, OHG und KG
- Kapitalgesellschaften wie die GmbH und AG
- Vereine, die einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb führen
Ausnahmen von der Buchhaltungspflicht
Es gibt allerdings auch Ausnahmen von der Pflicht zur Buchführung. Liegt der Umsatz von Einzelkaufleuten unter 600.000 € im Jahr oder der Gewinn aus der gewerblichen Tätigkeit unter 60.000 € sind sie nicht buchhaltungspflichtig. Auch Kleinunternehmer sind von der Buchführungspflicht befreit. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt, wer im Vorjahr einen Umsatz von weniger als 22.000 € erreicht hat und im aktuellen Geschäftsjahr eine Umsatzgrenze von 50.000 voraussichtlich nicht überschreiten wird.
Für Freiberufler besteht keine Pflicht zur Buchführung, solange sie ihrer Tätigkeit nicht im Rahmen einer Kapitalgesellschaft nachkommen.
Besteht keine Pflicht zur Buchführung, kann stattdessen eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt werden.
Besondere Regelungen gelten auch für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft. Die handelsrechtliche Buchführungspflicht trifft auf diese ebenfalls nicht zu. Für diese Betriebe sind nicht die Umsätze, sondern die Unternehmensgröße entscheidend. So besteht eine originäre Buchführungspflicht, wenn genutzte Flächen einen Wert von 25.000 Euro übersteigen.
Ordnungsgemäße Buchhaltung
Ziel einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ist es, eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle eines Unternehmens zu gewährleisten. Zu diesem Zweck müssen bestimmte (gesetzliche) Vorgaben eingehalten werden, die im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) festgelegt sind.
- Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB): Die GoB bilden den Rahmen für eine solide Buchhaltung. Sie bestehen aus geschriebenen und ungeschriebenen Regeln, die unter anderem die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitliche Ordnung und Nachvollziehbarkeit der Buchführung umfassen.
- Aufbewahrungspflicht: Geschäftsunterlagen müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dieser Zeitraum beträgt für zahlreiche Unterlagen zehn Jahre, für andere sechs Jahre und beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres.
- Inventur: Zum Ende des Geschäftsjahres muss eine Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens durchgeführt werden.
- Gewinnermittlung: Auch eine Gewinnermittlung ist in der Regel am Ende des Geschäftsjahres fällig. Hierbei werden alle Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres gegenübergestellt, um den Gewinn oder Verlust des Unternehmens zu ermitteln.