In der Regel werden Computerprogramme als immaterielle Wirtschaftsgüter eingestuft und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Eine Ausnahme bildet hier die sogenannte Trivialsoftware. Unter Trivialsoftware versteht man selbständig nutzbare, bewegliche Software, deren Anschaffungswert das Unternehmen höchstens 800 Euro ohne Umsatzsteuer kostet (bis zum 31.12.2017 lag die Grenze bei 410 Euro netto). Im Steuerrecht zählt die Trivialsoftware zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern. Trivialsoftware fällt unter den Betriebsaufwand und kann im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden.
Software, die im Unternehmensbereich genutzt wird, kann entweder selbst erstellt werden oder es wird extern erstellte Software für die Betriebsabläufe gekauft und genutzt. Der Erwerb externer Software erfolgt in der Regel über einen anonymen Marktkauf oder alternativ über einen Auftrag für die Entwicklung einer Software an externe Anbieter. In der Regel wird ein Marktkauf vorgenommen, wenn für den Einsatz der Software eine standardisierte Software ausreichend ist und für den Käufer keine Notwendigkeit für Änderungen der Software besteht. Kostet diese auf dem Markt für jeden frei zugängliche, selbständig nutzbare Software unter 800 Euro (ohne Umsatzsteuer), dann handelt es sich um Trivialsoftware.
Software mit einem Preis zwischen 800 und 1000 Euro
Computerprogramme gelten als immaterielle Wirtschaftsgüter. Ihre Anschaffungskosten sind in der Regel über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei bis fünf Jahren abzuschreiben. Frei zugängliche Software mit Anschaffungskosten unter 800 Euro wird als Trivialsoftware wie Geringwertige Wirtschaftsgüter (siehe GWG im Lexikon) gehandelt und kann sofort abgeschrieben werden. Bei Software, die den Preis von 800 Euro übersteigt, aber unter Anschaffungskosten von 1000 Euro bleibt, erfolgt eine Prüfung, ob es sich um Trivialsoftware handelt, die sofort abgeschrieben werden kann. Liegt beispielsweise keine selbständige Nutzbarkeit der Software vor, muss sie alternativ in die Bilanz aufgenommen werden und die Nutzungsdauer der Software orientiert sich an der benötigten Hardware.
Abschreibung als Sammelposten
Für selbständig nutzbare Software kann im Anschaffungsjahr auch ein Sammelposten gebildet werden, solange die Anschaffungskosten für das einzelne Wirtschaftsgut höher sind als 250 Euro netto, aber geringer als 1000 Euro netto. Als Sammelposten kann die Software im Wirtschaftsjahr der Bildung und den darauffolgenden vier Wirtschaftsjahren zu je 20 % abgeschrieben werden. Wer sich für diese Variante entscheidet, dem steht auch für die Trivialsoftware mit Anschaffungskosten zwischen 250 und 800 Euro keine Sofortabschreibung zu, sondern ausschließlich die Poolabschreibung.
Abschreibungsmöglichkeiten von Trivialsoftware im Überblick
| Anschaffungskosten | Möglichkeit der Abschreibung |
| bis 250 € ohne Umsatzsteuer | Wirtschaftsgutbezogenes Wahlrecht: Sofortabschreibung oder Abschreibung innerhalb der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer
(§ 6 Abs. 2 EStG bzw. § 7 EStG) |
| 250 bis 800 € ohne Umsatzsteuer |
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| Über 800 bis 1000 € ohne Umsatzsteuer |
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