Für Firmen, die keinen Fuhrpark einsetzen müssen, mag eine Tankkarte nicht von Vorteil sein. Doch wer mehr als nur einen Wagen in der Firma einsetzt, der sollte sich über eine solche Karte Gedanken machen. Nicht nur das so die Kosten unter Kontrolle gehalten werden können, vielmehr wird die Buchhaltung vereinfacht. In diesem Artikel geben wir Ihnen wesentliche Informationen zu Tankkarten und ihren Vor- und Nachteilen.
Rechnung statt Kassenbelege
Genau dies ist schon der direkte Vorteil einer Tankkarte, denn hier gibt es in regelmäßigen Abständen eine Rechnung für alle Tankvorgänge. Diese Rechnungen weisen alle Posten auf, die mit der Tankkarte in Anspruch genommen wurden. Das kann zum Beispiel auch ein Reifenwechsel sein, der bei Dienstwagen von der Steuer wiederum absetzbar ist. Denn gerade bei Dienstfahrzeugen ist der genaue Beleg der Ausgaben wichtig, da diese zum Firmenvermögen gezählt werden. Somit vereinfacht sich die Buchhaltung enorm und spart wiederum Zeit und damit auch Geld. Dies gilt auch für Fahrzeuge, die mehr als 10 % für geschäftliche Fahrten genutzt werden. Sollte der Dienstwagen auch privat genutzt werden dürfen, so muss unbedingt ein Fahrtenbuch geführt werden. Wichtig ist hierbei, dass der Firmenwagen auch auf die Firma angemeldet ist.
Sicherheit mit der Tankkarte
Eine solche Karte funktioniert genauso wie eine Kreditkarte. Der größte Vorteil ist allerdings, dass die Kosten im Blick gehalten werden können. Gerade für international agierende Unternehmen ist zudem die Größe des teilnehmenden Tankstellennetzes wichtig. Viele Karten gelten nur an bestimmten Tankstellen, womit sich dann hier die Auswahl schnell verkleinert. Größere Anbieter decken jedoch ein europaweites Netz verschiedener Tankmöglichkeiten ab, wodurch eine weitest gehende Unabhängigkeit gewährleistet wird. Hinzu kommt noch die Rückerstattung der im Ausland gezahlten Mehrwertsteuer (siehe auch Artikel zur Mehrwertsteuerberechnung), inklusive verschiedene, je nach Tarif abhängige Serviceleistungen. Daher lohnt es sich ein wenig Zeit zu investieren, um solche Angebote genau zu studieren. Im zusätzlichen Serviceangebot unterscheiden die Angebote und natürlich der letztlich zu zahlende Kraftstoffpreis an den angeschlossenen Tankstellen.
Volle Kontrolle der Kosten
Dies ist wohl der größte Vorteil einer Tankkarte, denn so können alle Kosten im Überblick gehalten werden. Eine Möglichkeit ist es, ein Limit für die Karte festzulegen. Eine weitere Möglichkeit ist auch, bereits im Vorfeld zu bestimmen, ob nur mit der Karte getankt werden darf, oder noch die Schmierstoffe hinzukommen. Also kann jede Karte individuell für jeden Mitarbeiter festgelegt werden, womit Missbrauch ausgeschlossen wird. In vielen Fällen wird sogar noch kontrolliert, ob die Tankkarte auch für das richtige Auto ist. All dies erleichtert nicht nur die Abrechnung, sondern gleichzeitig auch die Kontrolle über die Ausgaben (siehe Artikel Betriebsausgaben im Lexikon). Dies kann gerade bei den Benzinkosten ein wichtiger Aspekt sein, da solche schnell den Rahmen sprengen können. Der größte Vorteil sind die Rechnungen, womit es keine einzelnen Tankbelege mehr zu verwalten gibt. In welchen Abständen diese Rechnungen kommen, kann wiederum individuell bestimmt werden. Zum einen kann die Rechnung alle 2 Wochen erfolgen, oder einfacher noch einmal im Monat. Die Kontrolle der einzelnen Fahrzeuge und vor allem deren Kosten, können so auf einen Blick erfolgen. Denn die Rechnung listet jedes Fahrzeug und die Ausgaben einzeln auf, was wiederum ein weiterer Vorteil ist.
Vorteile einer Tankkarte
- bargeldloses Tanken und eventuell andere Dienstleistungen
- Abschleppservice bei einigen Anbietern mit einbegriffen
- Wartungsarbeiten können über die Tankkarte abgerechnet werden
- Vereinzelt mit Reifenservice
- Rückerstattung der Mehrwertsteuer im Ausland
- Karte kostet keinen Beitrag
- volle Kostenkontrolle für jedes einzelne Fahrzeug
- Rechnung statt Tankbelege
- Karten mit PIN, für die Sicherheit
- Vereinfachte Abrechnung beim Finanzamt
Kontrolle online möglich
Einzelne Anbieter der Tankkarten bieten sogar eine Onlinekontrolle an. So kann die Autorisierung für einzelne Karten erweitert oder sogar eingeschränkt werden. Dies beugt selbstverständlich auch Missbrauch vor und senkt dieses Risiko (siehe auch Artikel Risikomanagement im Lexikon) nachhaltig. Der Bezug einer Tankkarte kommt je nach Anbieter mit bestimmten Voraussetzungen und u. U. auch einem einen Jahresbeitrag daher. Da die Rahmenkonditionen sich bei einer Vielzahl der Anbieter gleichen, stellt i.d.R. einzig der Benzinpreis die ausschlaggebende Größe dar.
Unterwegs werden diese Informationen mit dem Navigationssystem verknüpft angezeigt (Beispielsweise die Tankstellenempfehlung FleetMove bei Aral) und garantieren somit stets regional relevante und aktuelle Informationen in Echtzeit.
Generell bieten alle Markennamen in diesem Bereich eine Tankkarte an, mit unterschiedlichen Leistungsangeboten. Diese können dann individuell in Anspruch genommen werden. Einen direkten Vergleich über ein Vergleichsprogramm im Internet gibt es nicht, sodass alle Angebote einzeln ausgewertet werden müssen. Doch dieser Zeitaufwand kann sich dann aber bei der Benzinrechnung wieder bemerkbar machen, da gerade hier viele Kosten eingespart werden können. Gerade diese Kostenkontrolle macht die Tankkarte so interessant, vor allem aber noch die Zusatzangebote für das Ausland wie die Mautgebühr. Somit entfällt das Bargeld, womit dann auch die Fahrer sicherer sein dürften. Etwaige Verstöße gegen die geltenden Verkehrsordnungen werden hiermit selbstverständlich nicht abgedeckt. Doch eine gewisse Sicherheit gewähren die Tankkarten bisher alle, um einem Missbrauch vorzubeugen.
Tankkarte für Hybrid oder E-Wagen
Mit einer Charge&Fuel Card kann nicht nur normaler Kraftstoff getankt werden, sondern auch an Ladesäulen für E-Wagen. Somit können diese Wagen genauso abgerechnet werden, genauso wie mit der normalen Tankkarte. Zum jetzigen Zeitpunkt ist dies bisher nur für Wagen von Audi und VW möglich.
