Mit Hilfe einer Stundensatzkalkulation berechnen Dienstleistungsunternehmen, Selbständige und Freelancer den Preis für eine erbrachte Arbeitsstunde. Die Kalkulation des Stundensatzes ist damit die Basis für die Planung eines Unternehmens im Dienstleistungsbereich. Der Stundensatz muss so kalkuliert werden, dass das Unternehmen genug Gewinn erwirtschaftet, um bestehen zu können Am den Beginn einer Stundensatzkalkulation kann eine preispolitische Grundentscheidung stehen. Die Stundensatzkalkulation selbst kann ähnlich einer Preiskalkulation für Produkte unterschiedliche Schwerpunkte setzen und nachfrageorientiert, wettbewerbsorientiert oder kostenorientiert ausfallen. In der Kalkulation müssen in jedem Fall nicht nur Aufwand und Kosten der Dienstleistung, sondern auch mögliche Rabatte und Gewinnerwartungen berücksichtigt werden.
Preispolitische Grundentscheidung
Eine preispolitische Grundentscheidung legt fest, ob man sich mit seinem Dienstleistungsangebot auf dem Hoch-, Mittel- oder Niedrigpreismarkt bewegt. Wer sich für den hochpreisigen oder mittelpreisigen Markt entscheidet, muss dies vor seinen Kunden in der Regel besonders über nichtpreisliche Aktionsparameter wie beispielsweise die Qualität der erbrachten Arbeit rechtfertigen. Wer seine Dienstleistungen zu einem niedrigen Preis anbieten will, muss hingegen möglichst viele Kunden in möglichst kurzer Zeit abarbeiten.
Die nachfrageorientierte Preisfindung
Die an der Nachfrage orientierte Preisfindung kann nicht unabhängig von einer Orientierung an den Kosten genutzt werden. Doch kann man anhand der nachfrageorientierten Preisfindung einen besonderen Schwerpunkt in der Kalkulation setzen oder die Stundensatzkalkulation ergänzen.
Bei einer nachfrageorientierten Preisfindung muss man von den Wertvorstellungen der potentiellen Kunden ausgehen:
- Welchen Nutzen hat die Dienstleistung für den Nachfrager? (Preisvorstellung)
- Wie ist die Kaufkraft der Nachfrager und wie dringend ist der Bedarf? (Preisbereitschaft)
- In welcher Preisklasse bewegt sich die Dienstleistung?
Inwieweit kann durch den Aufbau eines bestimmten Images und durch die Qualität der Dienstleistung die Bereitschaft der Kunden höhere Preise zu zahlen beeinflusst werden?
Die wettbewerbsorientierte Preisfindung
Gerade für Neugründer können die von der Konkurrenz veranschlagten Preise wichtige Anhaltspunkte für eigene Stundensatzkalkulationen bieten. Doch sollte man auch die am Wettbewerb orientierte Preisfindung nicht losgelöst von Kosten und Aufwand der Dienstleistung betrachten.
Bei einer an der Konkurrenz orientierten Kalkulation orientiert man sich am branchenüblichen Preisniveau und gegebenenfalls am Preisführer bzw. den Preisführern.
Die kostenorientierte Preisfindung
Eine kostenorientierte Preisfindung wie bei einem Handelsunternehmen, wo auf die für ein Produkt anfallenden Kosten einfach eine Gewinnmarge aufgeschlagen wird, ist natürlich nur bedingt auf Dienstleister und Dienstleistungsunternehmen übertragbar. Denn als Dienstleister bietet man immaterielle Güter an. Der gebotene Service und der damit verbundene Aufwand ist für die Kunden schwer greifbar. Bei einer kosten- bzw. aufwandsorientierten Preisfindung müssen daher Besonderheiten berücksichtigt werden. Neben den Betriebskosten spielst bei der Stundensatzkalkulation nämlich immer auch der Faktor Zeit – konkret gesagt die sogenannte verfügbare Arbeitszeit – eine wichtige Rolle.
Wichtige Daten zur Stundensatzkalkulation
Kostenaufstellung
In eine Stundensatzkalkulation fließen alle Kosten ein, die der Dienstleister dem Kunden oder Auftraggeber nicht gesondert in Rechnung stellt. Dies können beispielsweise Personalkosten, Kosten für Miete, Pacht, Telefongebühren oder Versicherungen sein. So steht am Anfang einer Stundensatzkalkulation auch eine Erhebung aller Betriebskosten. Hier müssen gegebenenfalls saisonale Schwankungen berücksichtigt werden. Daher wird in der Regel das Mittel eines Geschäftsjahres zugrunde gelegt. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) bieten wichtige Anhaltspunkte für die Berechnung. Gründer arbeiten mit Planansätzen.
| Kosten für Material oder Fahrtkosten werden häufig gesondert dem Kunden oder Auftraggeber in Rechnung gestellt. |
Verfügbare Arbeitszeit
Ein Dienstleistungsunternehmen oder Handwerksunternehmen muss für eine Stundensatzkalkulation zudem die Arbeitszeit ermitteln, die seine Mitarbeiter durchschnittlich im Jahr für Kunden oder Auftraggeber leisten können. Hierbei muss berücksichtigt werden, dass die Mitarbeiter nicht in vollem Umfang produktiv tätig sein können. D.h., ihre Arbeitszeit steht nicht in vollem Umfang für die Erbringung der Dienstleistung beim Kunden zur Verfügung, sondern wird gegebenenfalls auch für Verwaltungsaufgaben oder ähnliche interne Aufgaben gebraucht. In vielen Dienstleistungsunternehmen gibt es zudem Mitarbeiter, die ausschließlich mit Verwaltungsaufgaben, Personalmanagement o.ä. betraut sind, deren Lohnkosten dennoch bei einer anschließenden Kostenaufstellung zur Stundensatzkalkulation berücksichtigt werden müssen. Des Weiteren müssen bei der Berechnung der verfügbaren Arbeitszeit nicht nur Wochenenden, Feiertage, Urlaubstage, Krankentage, Zeit für Fortbildungen und Weiterbildungen berücksichtigt werden. Innerhalb der restlichen Tage muss ausgehend von der täglich vereinbarten Arbeitszeit der Mitarbeiter möglich sein, sämtliche berechnete Kosten zu decken und darüber hinaus einen angemessenen Gewinn zu erwirtschaften.
Stundensatzkalkulation Beispiel
Angenommen ein Handwerksbetrieb hat Kosten von jährlich 310.000 €. Die verfügbaren Stunden der Mitarbeiter beläuft sich auf 7.140 Stunden. Um alle Kosten zu decken ist damit ein Stundensatz von 310.000 / 7.140 = 43,42 € notwendig. Das Unternehmen möchte aber auch einen Gewinn erwirtschaften. Hierfür orientiert es sich an den branchenüblichen Preisen und kommt dadurch zu dem Schluss, dass es mit einem Gewinnaufschlag von 15 % konkurrenzfähig bleibt. Auf diese Weise ergibt sich ein Stundensatz von 49,92 €.
Stundensatzkalkulation für Freiberufler
Freiberufler ohne ein Dienstleistungsunternehmen im Hintergrund oder Einzelunternehmer müssen bei ihren Berechnungen eines realistischen und angemessenen Stundensatzes noch einige Besonderheiten berücksichtigen.
So sollten sie u.a. die sogenannten unproduktiven Stunden – auch als Gemeinkosten betitelt – in ihre Berechnung mit einfließen lassen. Unproduktive Stunden bestehen aus der Zeit die nicht direkt für ein Projekt oder einen Auftrag verwendet wird wie der Zeitaufwand für Buchhaltung oder Akquise.
| Freiberufler und Selbständige finden häufig bei Berufsverbänden Richtlinien für ein realistisches Honorar sowie Empfehlungen zur Gestaltung der Preise. |