Reisekostenabrechnung

0
95

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Aufstellung aller Kosten, die einem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Die Reisekosten setzen sich aus den folgenden vier Kategorien zusammen:

  1. Fahrtkosten
  2. Verpflegungsaufwendungen
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisenebenkosten

Reiseksotenabrechnung, Definition & BeispieleDie Kosten werden entweder durch gesetzlich festgelegte Pauschalen oder durch Belege ermittelt und nachgewiesen. Die Kategorien unterliegen dabei unterschiedlichen Merkmalen und Bedingungen.

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind jene Kosten, welche durch die die Dienstreise bestimmende Fahrt verursacht werden. Leicht festzustellen sind sie, wenn man eine Geschäftsreise mit Bus, Bahn, Flugzeug oder einem anderen vergleichbaren Transportmittel unternimmt. Hier muss man lediglich die Rechnung aufbewahren, um die Kosten für die Fahrt in voller Höhe absetzen zu können. Fahrten mit dem Firmenfahrzeug sind etwas komplizierter: Es muss ein ordentliches Fahrtenbuch geführt werden, das die genauen Kilometer und Zeitpunkte der einzelnen Fahrten ausweist. Mit einem privaten Kfz wird das noch aufwändiger. Hier kann man einen individuellen Kilometersatz nutzen, um die abzusetzenden Kosten zu berechnen.

Alle Kosten, die jährlich für das Fahrzeug anfallen, addiert man und teilt sie durch die jährlich gefahrenen Kilometer. Zu diesen anfallenden Kosten zählen unter anderem Abschreibung, Zinsen, Versicherung, Reparaturen, Steuer, Wartung, Garagenmiete, sowie Treibstoffkosten. Die Kosten pro Kilometer lassen sich mit diesen Faktoren exakt berechnen und als Folge absetzen. Besonders bei hochpreisigen Autos mit hohen Unterhaltskosten verwendet man häufig diese Form der Berechnung.

Wesentlich einfacher ist die Variante, die Fahrtkosten mit einem pauschalen Kilometersatz abzugelten. Dieser Pauschbetrag liegt für Kfz bei 0,30€ pro Kilometer, bei anderen Fahrzeugen niedriger (bei einem Motorrad beträgt er beispielsweise 0,20€ pro km).

Verpflegungsaufwendungen

Die höheren Verpflegungskosten, die ein Reisender zu tragen hat, werden steuerfrei pauschal erstattet. Die Erstattungshöhe orientiert sich an der Dauer der Reise und dem Land des Aufenthalts. Wer in Deutschland für mindestens 8-12 Stunden verreist, erhält 12€. Ab einer 24 stündigen Reise sind es 24€. Diese Sätze gelten täglich bis zu einer Maximaldauer von drei Monaten an derselben Tätigkeitsstelle. Die Höhe dieser Pauschale wird vom Bundesfinanzministerium festgelegt und in regelmäßigen Schreiben mitgeteilt. Mehr Informationen zum Verpflegungsmehraufwand gibts hier.

Übernachtungskosten

Man kann sie entweder nach einem pauschalen Satz oder nach Beleg abrechnen. Der Pauschsatz wird ebenfalls für jedes Land vom BMF festgelegt und beträgt derzeit für Deutschland 20€.
Eine Falle für ungeübte Buchhalter besteht hier, da in den Kosten für eine Übernachtung oft auch ein Frühstück enthalten ist, das jedoch als Teil der Verpflegung bereits mit der Verpflegungsaufwendung abgegolten ist. Deshalb zieht man bei Inlandsreisen 4,50€ vom Belegbetrag einer Übernachtung ab, bei Auslandsreisen pauschal 20%. Diese Abzüge sind natürlich nicht zu machen, wenn die Kosten für Übernachtung und Frühstück separat auf einem Beleg abzulesen sind. In diesem Fall ist die Übernachtung in voller Höhe absetzbar.

Reisenebenkosten

Hierzu zählen alle Kosten, die bei einer Reise nebenher anfallen. Unter anderem sind hier Maut- und Parkgebühren, Fahrtkosten am Reiseziel (Bus/Straßenbahn) und Gepäckgebühren zu nennen. Sie können in voller Höhe vergolten werden, wenn man die entsprechenden Belege vorweisen kann.

Rechtliche/Formale Vorgaben

Rechtliche Vorgabgen, ReisekosenRein rechtlich gibt es keine Vorgaben, wie eine Reisekostenabrechnung auszusehen hat. Dennoch sollte man eine übersichtliche Struktur anstreben. Das erleichtert dem Finanzamt und den Buchhaltern die Arbeit und verbessert die Chancen, dass Kosten rückerstattet werden. Deshalb hat sich über die Jahre ein gewisser Standard an Informationen etabliert, der enthalten sein sollte, damit die Rückerstattung schnell und reibungslos stattfinden kann.

Aus einer Reisekostenabrechnung muss hervorgehen, wer, wann, wohin die Geschäftsreise unternommen hat und warum sie stattgefunden hat (Reisezweck). Als Dienstreise definiert man es, wenn das Reiseziel eines Mitarbeiters außerhalb der Stadt seiner ersten Tätigkeitsstätte liegt. Nach den generellen Angaben sollte eine Auflistung der einzelnen Kosten folgen. Hier muss üblicherweise jeder Beleg der Reisekostenabrechnung beigefügt werden, dessen Kosten nicht mit einem Pauschalbetrag abzugelten sind.

In Betrieben, in denen Dienstreisen zum Alltag gehören, ist die Reisekostenabrechnung in der Regel automatisiert. Ist eine professionelle Reisekosten-Software nicht lohnenswert oder bezahlbar (zu kleiner Betrieb oder zu wenige Reisen), nutzt man meistens einfache Excel-Tabellen, um die Abrechnungen zu vereinheitlichen.

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here