Unter dem Begriff Rechnungswesen werden eine Reihe verschiedener Maßnahmen zusammengefasst. Sie alle dienen dazu die Vorgänge in einem Unternehmen, die mit Geldflüssen und Gütern zu tun haben, zu erfassen und zu dokumentieren. Die Aufgaben des Rechnungswesens sind dabei vielfältig. Wichtige Eckpfeiler stellen die Dokumentation, die Kontrolle sowie die Bereitstellung von Informationen dar.
Dokumentation aller Geschäftsvorfälle
Unternehmen müssen all ihre Rechnungen nach den geltenden Vorschriften verbuchen. Dazu gehören sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen sowie weitere Belege wie zum Beispiel für Lohnkosten. Eine lückenlose Aufzeichnung ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
Kontrollfunktion für das Unternehmen und die Behörden
Das Rechnungswesen liefert die Möglichkeit, Geld- und Leistungsströme innerhalb eines Unternehmens zu kontrollieren und bewerten, sodass sich betriebliche Abläufe besser steuern und planen lassen. Auch eventuelle Fehlkalkulationen und Liquiditätsengpässe können auf diese Weise schnell aufgespürt werden.
Bereitstellung von Informationen
Die Informationen, die durch die verschiedenen Verfahren des Rechnungswesens gewonnen werden, sind aber nicht nur für das Unternehmen selbst von Interesse, sondern spielen auch für die Finanzbehörden zwecks Überprüfung eine wichtige Rolle.
Die vier Teilbereiche
Das Rechnungswesen unterteilt sich in vier Bereiche, die alle ihren individuellen Zweck haben und gemeinsam dafür sorgen, dass ein Unternehmen Informationen über sich selbst besitzt, diese nach außen kommunizieren und zugleich damit für die Zukunft planen kann. Unternehmer sollten sich also früh mit den Teilbereichen des Rechnungswesens auseinandersetzen und zumindest dem externen Rechnungswesen ein besonderes Augenmerk zukommen lassen. Dieses ist nämlich für alle Unternehmen verpflichtend. Die vier Teilbereiche sind:
- Externes Rechnungswesen
- Internes Rechnungswesen
- Statistik- und Vergleichsrechnung
- Planungsrechnung
Externes Rechnungswesen
Unternehmen sind verpflichtet, die für den Betrieb relevanten Geld- und Leistungsströme im Rahmen einer offiziellen Finanzbuchhaltung zu erfassen. Dabei sind die Vorgaben des Handelsgesetzbuches unbedingt zu beachten. Sonst kann es passieren, dass die Buchführung vom Finanzamt nicht anerkannt wird.
Beim externen Rechnungswesen geht es darum, die erfassten Informationen nach außen zu kommunizieren. Das funktioniert zum Beispiel mit dem Jahresabschluss, der dem Finanzamt vorgelegt wird. Denn nur so kann dieses überprüfen, ob die Steuern ordnungsgemäß abgeführt werden.
Zugleich ist das externe Rechnungswesen ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, einen Kredit bei einer Bank zu bekommen. Diese kann zum Beispiel eine Bilanzierung fordern, um die Liquidität des Unternehmens besser einschätzen zu können. Alternativ kann auch eine betriebswirtschaftliche Auswertung verlangt werden.
Darüber hinaus gibt es eine gesetzliche Publizitätspflicht. Diese schreibt vor, dass bestimmte Unternehmen ihre Jahresabschlüsse veröffentlichen müssen. Das trifft zum Beispiel auf Kapitalgesellschaften, Banken und Versicherungsunternehmen zu.
Internes Rechnungswesen
Beim internen Rechnungswesen ist die oben erwähnte Kontrollfunktion für das Unternehmen ein wichtiger Faktor. Durch eine Kosten- und Leistungsrechnung können die Ausgaben überwacht werden. Durch die Analyse der vorliegenden betriebswirtschaftlichen Daten findet das Controlling eines Unternehmens leichter heraus, in welchen Bereichen Änderungen sinnvoll sind.
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften zum internen Rechnungswesen. Es ist also rein freiwillig oder kann nach den individuellen Vorgaben des Unternehmens durchgeführt werden. Im eigenen Interesse sollte das interne Rechnungswesen nicht vernachlässigt werden. Denn erst dadurch können auf Zahlen fußende Entscheidungen getroffen werden, die für das Weiterbestehen und die Entwicklung des Unternehmens von großer Bedeutung sind.
Statistik- und Vergleichsrechnung
Auch die Statistik- und Vergleichsrechnung dient der Ermittlung nützlicher Zahlen für die Unternehmensplanung. Dabei geht es zum Beispiel darum, Zahlen verschiedener Zeitperioden miteinander zu vergleichen und ins Verhältnis zu setzen. Es können verschiedene Instrumente wie zum Beispiel ein Soll-Ist-Vergleich oder ein Verfahrensvergleich zum Einsatz kommen. Zielsetzung der Statistik- und Vergleichsrechnung ist stets, das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen und in den kommenden Jahren sinnvolle Investitionen zu tätigen.
Planungsrechnung
Mit den Zahlen, die zum Beispiel durch die Kosten-Leistungsrechnung im internen Rechnungswesen oder durch die Statistik- und Vergleichsrechnung gewonnen werden, kann das Unternehmen für die Zukunft planen. Dabei geht es vor allem darum, die richtige Budgetierung für verschiedene Bereiche des Betriebs vorzunehmen.
