Eine Rechnung schreiben ohne Gewerbe ist möglich. Auch Freiberufler und Privatpersonen können Rechnungen ausstellen.
Rechnung schreiben ohne Gewerbe – Freiberufler
Freiberufler gelten wie Gewerbetreibende als selbständig. Der Unterschied besteht darin, dass ein Freiberufler kein Gewerbe anmelden und keine Gewerbesteuer abführen muss. Bei der Rechnungsstellung gelten für Freiberufler jedoch die gleichen Anforderungen wie für Gewerbetreibende.
| Zu den Freiberuflern gehören die sogenannten freien Berufe wie Rechtsanwalt, Journalist, Autor, Künstler oder Arzt. Die freiberuflichen Tätigkeiten werden unter § 18 des Einkommenssteuergesetzes aufgelistet. Aufgrund dieser Auflistung werden die freien Berufe auch als Katalogberufe bezeichnet. Wer sich unsicher ist, ob er mit seiner Tätigkeit zu den Freiberuflern zählt, kann seinen Status auch beim Finanzamt erfragen. |
Pflichtangaben auf der Rechnung für Freiberufler:
- Name bzw. Name des Unternehmens
- Anschrift bzw. Anschrift des Unternehmens
- Name des Kunden / Auftraggebers
- Anschrift des Kunden / Auftraggebers
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Umsatzsteuersatz sowie Nettobetrag und Bruttobetrag (gilt nicht für Kleinunternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen)
Kleinunternehmer sollten auf der Rechnung darauf hinweisen, dass kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UstG erfolgt. Damit fällt für Kleinunternehmer auch die Angabe des Umsatzsteuersatzes und der Ausweis von Brutto- und Nettobetrag weg.
Gegebenenfalls kann man auf der Rechnung ein Zahlungsziel und die Bankverbindung angeben. Das Zahlungsziel kann hierbei vom Rechnungssteller frei festgelegt werden.
Abgesehen von den Pflichtangaben ist man in der Gestaltung der Rechnung relativ frei. (Kostenlose) Rechnungsprogramme bzw. Rechnungsgeneratoren können das Entwerfen einer Rechnung erleichtern und bieten verschiedene Designmöglichkeiten. Auch ganz speziell für Freiberufler gibt es hier zahlreiche Vorlagen.
Rechnung schreiben ohne Gewerbe – Privatpersonen
Auch als Privatperson kann man Rechnungen ausstellen – sowohl für den Verkauf von Dingen wie dem alten Motorroller, dem Fahrrad oder des gebrauchten Laptops, als auch für Dienstleistungen, die zum Beispiel für Freunde oder Bekannte erbracht wurden. Zum einen kann der Käufer bzw. Auftraggeber oder Kunde mithilfe einer Privatrechnung die Leistung oder den Kauf gegebenenfalls von der Steuer absetzen, zum anderen ist die Privatrechnung für die Unterlagen und Steuererklärung des Verkäufers bzw. Leistungserbringers als Nachweisdokument von Nutzen und stellt einen sauberen Abschluss einer Dienstleistung oder eines Verkaufs dar.
Wer eine Rechnung als Privatrechnung stellt, muss strikt darauf achten, dass seine Tätigkeit keinen gewerblichen Charakter hat. Das heißt, die Tätigkeit darf keinem unternehmerischem Interesse folgen, nicht gewinnorientiert, regelmäßig und / oder langfristig sein. Wer also zum Beispiel seinen gebrauchten Laptop verkauft, kann hierfür eine Privatrechnung stellen. Wer aber immer einmal wieder gebrauchte Elektrogeräte aufbereitet und verkauft, muss prüfen, ob er damit nicht der Gewerbepflicht unterliegt.
Auch bei Privatrechnungen sind bestimmte Pflichtangaben zu beachten. Im Grunde sehen Privatrechnungen ähnlich aus wie die Rechnungen von Gewerbetreibenden und Freiberuflern, nur ohne Steuernummer und Rechnungsnummer, dafür aber mit dem Hinweis auf den Privatverkauf. Eine Umsatzsteuer darf auf einer Privatrechnung nicht ausgewiesen werden.
Pflichtangaben für Privatrechnungen:
- Name und Anschrift
- Name und Anschrift des Kunden / Auftraggebers /Käufers
- Rechnungsdatum
- Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Hinweis darauf, dass es sich um eine Privatrechnung handelt und daher auch kein Ausweis der Umsatzsteuer erfolgt
- Ggf. Angabe einer Zahlungsfrist und der Bankverbindung
Privatrechnungen und Steuern
Bei wiederkehrende Einnahmen liegt nach § 22 EStG eine Verpflichtung zur Versteuerung vor. Für private Rechnungen bedeutet das, ob Steuern gezahlt werden müssen, hängt nicht nur von der Höhe der privaten Rechnung, sondern auch von der Regelmäßigkeit, mit der Privatrechnungen gestellt werden, ab. Was dabei als wiederkehrend angesehen wird, kann sehr unterschiedlich sein. So kann schon eine Rechnung, die zwar nur einmal jährlich, aber immer an den gleichen Auftraggeber gestellt wird, eine wiederkehrende Einnahme sein.
Die Umsatzsteuerregelungen greifen jedoch auch bei Privatrechnungen erst ab einem Bruttoverdienst von über 17.500 €.
Im Zweifelsfall sollte man jede private Rechnungen bei der Steuererklärung angeben, um auszuschließen, der Schwarzarbeit bezichtigt zu werden.
