Ein Projektmanagement-Tool (kurz PM-Tool) ist ein digitales Programm, das Unternehmen und andere Organisatoren von Projekten bei der Konzeption, Planung und Umsetzung unterstützt. Entsprechende Softwarelösungen nehmen in der Arbeitswelt der Industrie 4.0 einen immer größeren Stellenwert ein. Dies liegt einerseits an der zunehmenden Bedeutung von Projekten für eine flexible und effektive Bewältigung sich rasch verändernder Anforderungen und andererseits an der gegenwärtig praktizierten digitalen Transformation von Geschäftsprozessen in Betrieben auf dem Weg zur Smart Factory.
Die Anforderungen an PM-Tools
Aufgrund der hohen Nachfrage nach leistungsstarken Softwarelösungen für die Projektabwicklung ist das Angebot an PM-Tools auf dem Markt vielfältig. Ein Produktvergleich ist für Verantwortliche in Unternehmen obligatorisch, um das passende PM-Tool zu finden, das den Anforderungen an eine leistungsstarke Software für das Projektmanagement genügt. Diese Anforderungen konzentrieren sich im Wesentlichen auf die folgenden Aspekte.
Termin- und Zeitplanung
Von einem nützlichen PM-Tool wird erwartet, dass dieses eine transparente Übersicht zum Gesamtprojekt bereithält, die allen Stakeholdern Orientierung bietet und sie bei der Erledigung der Aufgaben unterstützt. Eine klare Zuordnung der Aufgaben muss ebenso möglich sein wie ihre Terminierung. Der Strukturierung des Projektplans dienen die Darstellung von Meilensteinen als wichtige Etappenziele sowie von To-do-Listen mit den drei Status „offen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“.
Ebenfalls sollten Projektbeteiligte jederzeit dazu fähig sein, den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand zu vergleichen, um einschätzen zu können, wann Zwischensprints notwendig sind. Verantwortliche müssen die Möglichkeit regulatorischer Eingriffe haben, um anlassbezogene Feinjustierungen vornehmen zu können.
Dafür eignen sich Steuerungsfunktionen wie die Priorisierung von Projektaufgaben, Umleitung von Ressourcen und die Direktansprache von Mitarbeitern. Zuweilen bieten komplexe PM-Tools für besondere Anlässe spezielle Modi wie das Change-Management oder einen Notfallplan, der Funktionen für besondere Maßnahmen im Rahmen eines effektiven Krisenmanagements enthält.
Kommunikation der Stakeholder
Der Erfolg von Projekten hängt stark von der Gewährleistung offener Kommunikationsstrukturen ab. Studien verweisen in diesem Bezug sogar auf die Kausalität, dass diese die Chancen auf Innovationen signifikant erhöhen. Um den reibungslosen Informationsaustausch zwischen den Stakeholdern eines Projekts zu gewährleisten, sind zentrale Kommunikationskanäle wie Chats und Foren unverzichtbar.
Dazu gehört der jederzeit mögliche Zugriff auf wichtige Dateien und Dokumente, die für die gemeinsame Arbeit genutzt werden. Die Möglichkeit der Teilnehmer, Kommentare bei Aufgaben hinzuzufügen, dient dem Feedback und kann zu konstruktiven Verbesserungsvorschlägen beitragen. Ebenfalls sollte der Austausch zwischen jeweils zwei am Projekt beteiligten Personen möglich sein.
Analyse und Monitoring
Ein geeignetes PM-Tool unterstützt Projektleiter bei der ständigen Überwachung von Projekten, denn Monitoring ist die Voraussetzung für die Identifikation von Risiken und Problemfeldern. Greifen Projektleiter regulierend ein, können sie außerdem mithilfe einer datengestützten Analyse der Projektentwicklung den Erfolg der Veränderungen bewerten, um zu entscheiden, ob die Reform beibehalten werden kann oder nach einer weiteren Alternative gesucht werden sollte.
Diese Vorteile beziehen sich neben individuellen und organisatorischen Aspekten auf die Ressourcenverwaltung. Hier lassen sich durch Funktionen für die Analyse und Monitoring materielle Engpässe identifizieren, um dieser Herausforderung mit einer Neuzuteilung oder einer Bestellung neuer Güter zu begegnen.
Die Art des Projekts: agil oder konventionell?
Der spezifische Charakter der Projekte sollte bei der Wahl des PM-Tools ebenfalls berücksichtigt werden. Im klassischen Sinne wird die Herangehensweise an Projekte im Spannungsfeld zwischen agilen und konventionellen Methoden gemessen, wobei Projekte mit einer konventionellen Herangehensweise mit einem Wasserfall verglichen werden. Beim Wasserfallmodell werden die einzelnen Etappen linear abgearbeitet.
Projekte, die mit agilen Methoden durchgeführt werden, sind hingegen weniger starr und lassen mehr Raum für flexible Ansätze. Die Stakeholder kommunizieren stärker und haben mehr Verantwortung. Außerdem sind die Projekte tendenziell interdisziplinär aufgebaut, sodass auch Gruppen mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen miteinander interagieren können. Es hängt von der Arbeitskultur und den branchenbezogenen Bedingungen ab, ob ein Tool mit einem Vorzug für agile oder Wasserfallmethoden für das Projekt eher geeignet ist.
Konventionelle Methoden können sich bei Projekten mit stabilen Bedingungen anbieten, während agile Projektmethoden sich bei Projekten mit schnell wechselnden Anforderungen für Unternehmen mit einer offenen Arbeitskultur empfehlen, die sich selbst als agil verstehen.