Pflichtenheft

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Pflichtenheft, Definition und Erklärung im Lexikon für UnternehmerIn der Praxis des Projektmanagements und des Qualitätsmanagements fällt häufig der Begriff Pflichtenheft – im Regelfall zusammen mit dem Begriff Lastenheft. Ziel beider Hefte sind die Definition des gewünschten Ziels seitens des Auftraggebers (Lastenheft) und das Festhalten des Projektablaufs mit einer detaillierten Herangehensweise zur Realisierung seitens des Aufragnehmers (Pflichtenheft). Das Pflichtenheft bildet dabei die Grundlage für die finale Auftragserteilung durch den Auftraggeber. Erst wenn er das Pflichtenheft „freigegeben“ hat, sollte mit der Arbeit begonnen werden.

Der Begriff

Der Name ist Programm: In dem Pflichtenheft werden die Pflichten des Auftragnehmers gegenüber des Auftraggebers definiert. Er verpflichtet sich dabei, die gestellte Aufgabe aus dem Lastenheft zu lösen und definiert und konkretisiert dabei den Lösungsweg. Der Auftragnehmer geht hierdurch auch eine Selbstverpflichtung zum Projekt ein.

Im Deutschen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Fachfeinkonzept“, „Sollkonzept“ oder „Fachspezifikation“ häufig synonym verwendet. Abgeleitet werden diese Synonyme aus dem englischen „Functional Specifications“, was auf internationaler Ebene das Pflichtenheft beschreibt.

Eine gesetzliche Definition des Begriffs gibt es dabei nicht. Ausschließlich in DIN 69901-5 wird das Pflichtenheft definiert beschrieben – ohne eine Festlegung des Begriffes selbst.

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Inhalt und Aufbereitung

Pflichtenheft und Lastenheft verbinden Auftragnehmer und AuftraggeberDas Pflichtenheft beschäftigt sich inhaltlich mit der Realisierung der gestellten Aufgabe. Hierbei ist es wichtig, dass sich das Pflichtenheft eng am Lastenheft orientiert. Es müssen dringend alle genannten Forderungen an den Auftragnehmer aufgegriffen werden, damit die Vollständigkeit gewährleistet ist. Dabei gilt es auch zu beachten, dass eine „realitätsbezogene Sprache“ verwendet wird. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass der Auftraggeber die Lösungsansätze einfach mit seinen gestellten Forderungen verknüpfen kann. Je nach Branche und Projekt kann das Pflichtenheft unterschiedlich aufgebaut sein. Jedoch empfiehlt sich eine klare Struktur festzulegen, die bei nachfolgenden Pflichtenheften zum selben Projekt immer wieder aufgegriffen werden kann. Weitere Pflichtenhefte können notwendig werden, wenn sich während des Projektverlaufs die Anforderungen und/oder die Zielsetzung durch den Auftraggeber ändern. Als einen Musteraufbau des Pflichtenhefts lässt sich folgender festhalten:

Zielbestimmung
Musskriterien: Was muss erfüllt werden?
Wunschkriterien: Was wäre darüber hinaus wünschenswert?
Abgrenzungskriterien: Was kann das Endprodukt nicht erfüllen?

Produkteinsatz
Wo und in welcher Umgebung kommt das Endprodukt zum Einsatz?

Anwendungsbereiche
Welche Anwendungsfälle sind für das Endprodukt angedacht?

Zielgruppen
Wer muss mit dem Endprodukt arbeiten?

Produktübersicht
Beschreibung des Endprodukts im Allgemeinen

Qualitätsmerkmale
Definition von Merkmalen zur Qualitätskontrolle des Endprodukts

Projektumsetzung
Definition der Realisierungsmaßnahmen

Gliederung in Teilprodukte
Zu Beginn feststehende Teil-Ziele zum Endprodukt benennen

Tests
Festlegung von notwendigen Tests im Projektverlauf

Sonstiges
Weitere Informationen und Rahmenbedingungen, die zuvor nicht enthalten sind

Glossar
Zur Erläuterung etwaiger Fachbegriffe im Pflichtenheft

Qualitätsmanagement und Pflichtenheft, ProjektmanagementDer Aufbau des Pflichtenhefts ist, wie eingangs beschrieben, vom Lastenheft abzuleiten und natürlich von Branche zu Branche und von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Es ist darauf zu achten, dass dem Auftraggeber deutlich gemacht wird, dass die Aufgabe verstanden wurde. Daher ist eine detaillierte Beschreibung des Projekts/des gewünschten Endprodukts unumgänglich. Insbesondere sollte in eigenen Worten dargestellt werden, was die Musskriterien des Projekts sind. Denn diese beschreiben den unabdingbaren Inhalt oder die unabdingbare Funktionalität des Endprodukts. Ohne Einhaltung dieser Maßgabe gilt das Projekt als gescheitert. Ein Scheitern des Projekts kann je nach Vertragsinhalt harte rechtliche Konsequenzen bis hin zum Schadensersatz mit sich ziehen. Darüber hinaus sollte im Pflichtenheft immer noch einmal dargestellt werden, wie das Einsatzgebiet und die Zielgruppe verstanden wurden. Diese Angaben geben dem Auftraggeber darüber Aufschluss, ob die Aufgabenstellung und die Rahmenbedingungen verstanden wurden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Definition von Qualitätsmerkmalen. Hier gibt der Auftragnehmer an, wie er die Qualität des gewünschten Endprodukts sicherstellen will. Dieser Punkt korreliert häufig mit dem Punkt „Tests“, in dem konkrete Teststufen bis hin zur Fertigstellung beschrieben werden . Ein weiterer elementarer Punkt des Pflichtenhefts ist die „Projektumsetzung“. Denn hier wird dem Auftraggeber erläutert wie der Ablauf des Projekts sein wird und welche konkreten Maßnahmen zur Erreichung von Teilzielen und zur Erreichung des Endziels ergriffen werden. Dies kommt der Anforderung an das Pflichtenheft zur Festhaltung des Projektablaufs und zur Definition der Herangehensweise zur Realisierung nach DIN 69901-5 nach. Im Punkt „Sonstiges“ können weitere, bisher nicht benannte, Rahmenbedingungen niedergeschrieben werden. Hierzu gehören auch gesetzliche Beschränkungen, die Einfluss auf das Projekt haben können. Am Ende des Pflichtenhefts sollte es ein Glossar geben, da es trotz der Anforderung eines „realitätsbezogenen Sprachstils“ häufig Fachbegriffe gibt, die weiter erläutert werden müssen. Dies beruht insbesondere auf der Tatsache, dass Auftraggeber häufig nicht über die Tiefenkenntnisse des geforderten Fachbereichs verfügen.

In der Praxis

In der Praxis wird das Pflichtenheft an den Auftraggeber übergeben und ihm eine Frist zur Abnahme genannt. Der Auftraggeber prüft daraufhin, ob die Forderungen seines Lastenhefts korrekt verstanden und übernommen wurden. Sollte er mit dem Pflichtenheft nicht zufrieden sein, so sollte dies in einem Gespräch weiter erörtert und das Pflichtenheft angepasst werden. Erst nach finaler Anerkennung und Freigabe des Pflichtenhefts durch den Auftraggeber sollte mit der Arbeit begonnen werden.

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