Personalkosten berechnen

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Die Berechnung der Personalkosten ist die Basis einer realistischen Personalplanung. Darüber hinaus spielen diese Berechnungen eine wichtige Rolle für den Finanz- und Businessplan eines Unternehmens, in Gehaltsverhandlungen mit potentiellen Mitarbeitern, bei der Kalkulation von Aufträgen und für Verhandlungen mit Geldgebern.

Die Personalkosten setzen sich aus direkten und indirekten Personalkosten zusammen. Neben dem Bruttogehalt und den gesetzlichen Sozialabgaben müssen in die Berechnungen Kosten für Fort- und Weiterbildungen, Ausfallzeiten, Urlaubs- und Weihnachtsgeld in die Berechnung einbezogen werden.

Direkte Personalkosten

Die direkten Personalkosten beinhalten das Arbeitsentgeld (Bruttogehalt) in Form von Lohn (Arbeiter) oder Gehalt (Angestellte) sowie Nebenbezüge und Sachwertbezüge.

Indirekte Personalkosten

Die indirekten Personalkosten werden auch Personalnebenkosten genannt. Sie entstehen zum einen aus tariflichen oder gesetzlichen Vorschriften. Hierunter fallen beispielsweise Leistungen bzw. Zahlungen wie Beiträge zur Sozialversicherung bzw. Sozialabgaben (Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung nach dem aktuellen Arbeitgeberanteil), Lohnfortzahlungen und Urlaubsgeld. Doch auch freiwillige Leistungen des Arbeitgebers fallen unter die Personalnebenkosten. Hierzu gehören z.B. Weihnachtsgeld, eine betriebliche Altersvorsorge, finanzielle Unterstützung bei der Kinderbetreuung, Kosten für Fort- und Weiterbildungen sowie Boni und Sachzuwendungen.

Gegebenenfalls fallen unter die indirekten Personalkosten auch die Einrichtung eines Arbeitsplatzes, Bereitstellung eines Firmenwagens, Kosten für Büromiete sowie die zugehörigen Nebenkosten für Reinigung, Strom etc. oder Kosten für Verbrauchsmaterial.

In Hinblick auf die Personalkosten können auch die sogenannten kollektiven Personalkosten unterschieden werden. Hierunter fallen beispielsweise Kosten für einen Betriebsrat, für Sozial- und Bildungseinrichtungen, für interne Schulungen, für Kantine oder Fitnessraum.

Auswertung der Personalkosten

Aus den ermittelten direkten und indirekten Personalkosten ergibt sich ein Bild für die Gesamtkosten eines Mitarbeiters.

Wer einmal die Kosten für einen Mitarbeiter berechnet hat, kann für neue Mitarbeiter die Kosten überschlagen. Hierfür werden die Gesamtkosten ins Verhältnis zum Jahresbruttogehalt des neuen Mitarbeiters gesetzt werden.

Die wichtigste Frage für Unternehmer lautet natürlich, ob die Arbeit des Mitarbeiters die entstehenden Kosten wert ist, ob er rentabel ist und es sich lohnt, in ihn zu investieren. Ein Als Faustregel gilt: Der Mitarbeiter muss etwa das 2,5-fache der für ihn anfallenden Personalkosten erwirtschaften, damit es sich lohnt, ihn einzustellen. Schließlich muss der Mitarbeiter nicht nur seine eigenen Kosten tragen, sondern auch einen Beitrag zu weiteren im Unternehmen anfallenden Kosten und zur Erzielung eines Gewinns und der Bildung von Rücklagen leisten. Bei dieser Faustregel gilt es zu bedenken, dass die Wirtschaftlichkeit eines Mitarbeiters, der beispielsweise im Vertrieb oder der Entwicklung tätig ist, deutlicher und einfacher abschätzbar ist als die eines Angestellten in der Verwaltung.

Lohnnebenkosten bei Minijobs

Auch bei der Beschäftigung von Minijobbern (geringfügig Beschäftigten) fallen Lohnnebenkosten an, die das Unternehmen einkalkulieren muss. So gilt auch hier gilt die Sozialversicherungspflicht. Der Arbeitgeber ist zu Zahlungen pauschaler Beträge für Kranken- und Rentenversicherung, zur gesetzlichen Unfallversicherung, Umlagen und Steuern verpflichtet. Der Arbeitnehmer selbst muss für gewöhnlich lediglich Beiträge zur Rentenversicherung leisten, die der Arbeitgeber zusammen mit seinen eigenen Abgaben abführt.

Personalkosten senken

Die Personalkosten sind oftmals der größte finanzielle Posten, den ein Unternehmen zu tragen hat. In wirtschaftlich schlechteren Zeiten führt dies nicht selten zu Personalabbau. Doch es gibt weitere Möglichkeiten, die Personalkosten zu senken. Zudem sollte ein Unternehmen bei der Berechnung der Wirtschaftlichkeit eines Mitarbeiters im besten Fall auch mit schlechteren Zeiten kalkulieren. Konkret bedeutet dies: Durch jeden Mitarbeiter sollten auch Rücklagen für schlechte Zeiten erwirtschaftet werden.

Maßnahmen zur Kostensenkung im Personalbereich sind u.a.:

  • Kürzung freiwilliger Leistungen
  • Der Abbau von Überstunden oder Überstundenabbau durch Freizeitausgleich
  • Outsourcing
  • Flexible Arbeitszeiten (z.B. Mindest- /und Höchstarbeitszeiten)
  • Gehaltskürzungen
  • Kurzarbeit

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