Mit dem Begriff Onboarding wird der Prozess beschrieben, der neue Mitarbeiter in ein Unternehmen integriert. Er leitet sich aus dem Englischen „taking on board“ ab, wörtlich übersetzt: „an Bord nehmen“. Wie beim Einsteigen in ein Flugzeug oder dem Betreten eines Schiffs geht es darum, wichtige Informationen zu Ansprechpartnern, Arbeitsabläufen und mehr zuverlässig zu liefern. Dadurch wird dem neuen Kollegen möglichst schon vom ersten Arbeitstag an ein sicheres, positives Gefühl gegeben und gewährleistet, dass er seine Fähigkeiten optimal einbringen kann. Aus Sicht des Unternehmers garantiert professionell betriebenes Onboarding, weder Zeit noch Geld durch alleingelassene und deshalb unzufriedene Mitarbeiter zu verschwenden.
Die drei Phasen des Onboardings:
Preboarding
Fachleute unterscheiden beim Onboarding drei Abschnitte. Das sogenannte Preboarding beginnt nach dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags. Schon vor dem ersten Arbeitstag sollte dem künftigen Kollegen die Möglichkeit gegeben werden, sich etwa in ein betriebsinternes Regelwerk von Dresscode bis Leitbild einzulesen. Auch Hilfe bei der Wohnungssuche, die Organisation der Anreise und das Bereitstellen eines Mentors sind gute Beispiele für gelungenes Preboarding.
Onboarding – Begrüßung und Orientierung
Der erste Tag am neuen Arbeitsplatz hat entscheidende Bedeutung für die Mitarbeiterbindung. Wenn zu diesem Datum der Chef keine Zeit für ein Begrüßungsgespräch hat, der Pförtner nicht informiert ist oder der Arbeitsplatz nicht vorbereitet, schlägt die Freude über neue Aufgaben schnell in Frust um. Eine persönliche Betriebsführung, das Vorstellen des Kollegen im Team und ein kleines Begrüßungsgeschenk hingegen symbolisieren Wertschätzung. Spätestens jetzt sollte ein Pate oder Mentor für alle kleinen und großen Fragen bereitstehen. Es empfiehlt sich, Zeit für ein Feedback-Gespräch nach der ersten Woche einzuplanen, damit eventuelle Missverständnisse rasch ausgeräumt werden können. Wer daran denkt, dass rund jeder vierte Arbeitnehmer noch im ersten Jahr seinen Job wieder verlässt, bekommt einen Eindruck davon, wie viele Kapazitäten durch schlecht gestaltete Einarbeitung verloren gehen. Klar strukturiertes Onboarding schützt beide Seiten vor solchen Enttäuschungen.
Nachhaltiges Onboarding – die Integration
Die dritte Phase des Onboardings setzt den Fokus auf die Integration des neuen Mitarbeiters. Hilfreich dabei sind etwa Team-Events, Betriebsfeste, regelmäßige Termine zum Austausch von Feedback und natürlich auch die Einhaltung von Bonus-Vereinbarungen. Es geht darum, den Kollegen so tief in das Unternehmen einzubinden, dass er sich gefordert und respektiert fühlt. Ab hier zahlt sich das professionelle Onboarding betriebswirtschaftlich aus, denn der Arbeitnehmer kann seine Talente und Qualifikationen nachhaltig in die Firma einbringen, er denkt nicht mehr über den Wechsel des Arbeitsplatzes nach.
Der Wandel von analogem zu digitalem Onboarding
Noch vor zehn Jahren waren die Personalabteilung und die Büroassistentin für weite Teile des Onboardings verantwortlich. Doch solche Strukturen spiegeln die Realitäten moderner Arbeitsprozesse nur noch unzureichend ab. Die Software Haufe myOnboarding hilft entscheidend beim Onboarding. Sie bringt Arbeitgeber und -nehmer schon beim Preboarding online zusammen, etwa durch die Möglichkeit, sich mit einem kurzen Steckbrief vorzustellen. In der Begrüßungsphase erinnert sie alle Beteiligten rechtzeitig an wichtige Termine, hält Zwischenergebnisse fest und gewährt nicht zudem Imagegewinn durch den digitalen Ansatz. Natürlich hat der Chef jederzeit die Möglichkeit, über solche Tools zu kontrollieren, ob alle Punkte für das Onboarding eingehalten wurden und wie sich der neue Mitarbeiter einführt. In der digitalen Arbeitswelt ist Online-Onboarding im Grunde ein Muss.
Onboarding 2.0 – ein Fazit
Mitarbeiterführung beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Im Onboarding Blog von Haufe finden sich aktuelle Denkanstöße und wertvolle Informationen dazu, wie Onboarding digital sein Potenzial voll ausschöpft. Diesen Prozess als lästige Pflichtaufgabe zu betrachten, ist in Zeiten von Fachkräftemangel ein betriebswirtschaftlicher Fehler. Mit der richtigen Strategie lassen sich neue Mitarbeiter begeistern und für die Firma dauerhaft gewinnen.
