Lastenheft

0
2675

Lastenheft: Bestandteil Vertrag zwischen Auftragnehmer und AuftraggeberWenn ein Auftraggeber einem Auftragnehmer (dies kann ein Dienstleisungs-, Produktions- oder Handelsunternehmen sein) die Entwicklung bzw. die Lieferung eines Produktes zuweist, das entweder aus einem Modulbestand zusammengestellt oder gänzlich neu entwickelt werden muss, so erstellt der Auftraggeber für den Auftragnehmer ein Anforderungsprofil in Form eines Lastenheftes, in dem alle wichtigen Anforderungen an das Produkt aufgelistet sind. Dabei gibt es unterschiedliche Normen für den formalen Aufbau eines Lastenheftes als Richtlinien (u. a. VDI-Richtlinien), die aber nicht zwingend einzuhalten sind. Nach Erhalt des Lastenheftes reagiert der Auftragnehmer auf die einzelnen Anforderungen im Regelfall mit einem sogenannten Pflichtenheft, in dem dokumentiert wird, wie – das heißt mit welchen Mitteln und Methoden – die Anforderungen erfüllt werden. Insofern muss grundsätzlich zwischen einem Lasten- und einem Pflichtenheft unterschieden werden, wenngleich vielerorts beiden Begriffen dieselbe Bedeutung zugewiesen wird.

Lesen Sie zur vertraglichen Ausgestaltung unbedingt auch unsere Artikel Dienstvertrag und Werkvertrag im Lexikon.

In einem Lastenheft wird der Ist-Zustand, die Ziele, die mit einem neuen Produkt erreicht werden sollen sowie detaillierte Anforderungen an das neue Produkt formuliert. Da das Anfertigen eines Lastenheftes der erste Schritt in einem Innovationsprozess ist, in dem klare Ziele definiert werden, ist es für die Qualität (siehe hierzu auch Artikel Qualitätsmanagement im Lexikon) des fertigen Produktes von besonderer Bedeutung. Fehler in der Produktentwicklung sind umso teurer, je später sie erkannt werden. Deshalb sollte auf eine möglichst hohe Qualität der Problem- und Zielformulierung im Lastenheft Wert gelegt werden.

Qualität und Qualitätsmanagement, hierzu auch: Lasten-HeftJeder Teilnehmer, der an der Erstellung eines Lastenheftes beteiligt ist, nimmt bestimmte Probleme auf seine eigene Art wahr und verbalisiert sie ebenso auf seine Weise, was schnell zu Missverständnissen führen kann. Es ist daher besonders darauf zu achten, die dadurch entstandenen Defekte aufzulösen und sprachlich hochwertige, unmissverständliche Formulierungen zu dokumentieren. Im Besonderen ist die Verwendung von Kennzahlen (z. B. Gewicht in Kilogramm, max. Geräuschemission in dB) zur quantitativen Beschreibung von Eigenschaften hilfreich, um Missverständnissen und Fehlinterpretationen vorzubeugen.

Die Informationen, die der Auftraggeber in seinem Lastenheft notiert, sind im Allgemeinen:

  • eine kurze Beschreibung des Kunden bzw. des Unternehmens, welches den Auftrag erteilt wie zum Beispiel Name, Adresse, Anzahl der Mitarbeiter, Gliederung der Abteilungen
  • welche Produkte (Waren oder Dienstleistungen) das Unternehmen im Angebot hat
  • eine Beschreibung des Ist-Zustandes und der damit verbundenen Problematik, die für den Auftragnehmer von Bedeutung ist
  • ebenso eine Beschreibung des Soll-Zustandes (Zielformulierung), der durch das neuentwickelte Produkt des Auftragnehmers erreicht werden soll
  • gegebenenfalls auch Zeitvorgaben wie Beginn und (voraussichtliches) Ende des Projektes sowie
  • eine Auflistung der einzelnen Kriterien, die das neue Produkt zu erfüllen hat. Hier kann, je nachdem wie konkret die Vorstellungen des Kunden sind, eine mehr oder weniger präzise Beschreibung erfolgen. Auch Lösungsalternativen, die der Kunde nicht wünscht, können formuliert werden.

Bezieht sich das zu erstellende Lastenheft auf ein komplexes Produkt, wird in diesem auch aufgeführt, welche Abteilungen und Geschäftsprozesse von der geforderten Innovation betroffen sind. Zur Verdeutlichung erfolgt dies oftmals mit Hilfe von Prozessdiagrammen oder Organigrammen, die einer näheren und unmißverständlichen Beschreibung dienen. Das Anforderungsprofil an das neue Produkt kann untergliedert werden in

  • Funktionen des neuen Systems
  • Zielgruppe/Nutzer
  • Anforderungen an die Nutzer
  • wenn notwendig: Schnittstellen zu anderen Systemen und Anforderungen an diese
  • Anforderungen im Hinblick auf die Einführung des neuen Systems, die Dokumentation und die Schulung der Nutzer wie auch
  • die Organisation von Wartungsarbeiten und
  • der zuständigen Ansprechpartner bei Nutzerrückfragen oder Problemlösungen.

Beispiel zum Thema Lastenheft

Das EDV-Programm für die Verwaltung eines Einzelhandelsunternehmens soll modifiziert werden. Hierzu ist ein Auszug der wichtigsten Kriterien aufgeführt, die im Lastenheft aufgeführt sein müssen.

  • Anzahl der Computerarbeitsplätze des Netzwerkes
  • Genaue Angaben, an welchem Arbeitsplatz welche Arbeitsgänge erledigt werden
  • Verwaltung des Warenbestandes, z. B. Ausbuchen der entsprechenden Artikel bei Erteilung einer Auftragsbestätigung
  • Möglichkeiten der Kommunikation zwischen den einzelnen Netzwerk-Arbeitsplätzen
  • Klärung, mit welchen Betriebssystemen das Verwaltungsprogramm kompatibel sein muss
  • Organisation von Mitarbeiterschulungen
  • Erstellung von Print-Dokumenten (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen etc.)
  • Terminvorgaben und Zeitplanung der Umstellung vom alten EDV-System auf das neue
  • Kostenlimit
  • Einrichtung einer Hotline im Falle eines technischen Problems
  • selektiver Zugriff je nach Benutzerrechten
  • zentrale Datenspeicherung
  • Verschiedene Module müssen unkompliziert, ohne andere Module zu beeinträchtigen, modifiziert werden können
  • Einzelne PC-Arbeitsplätze müssen ohne viel Aufwand an ihre Benutzer angepasst werden können.

Ergänzend zu diesem Artikel empfehlen wir Ihnen auch die Artikel Balanced Scorecard , Controlling , Netzplantechnik , Benchmarking und QFD im Lexikon.

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here