KPI steht für Key Performance Indicator. KPIs sind die Kennzahlen eines Unternehmens (siehe hierzu ergänzend auch Beitrag Kennzahlensysteme im Lexikon). Diese werden zur Unternehmensentwicklung, Unternehmensbewertung und zur Bilanzanalyse gebildet. Abhängig vom Unternehmen und seinen konkreten Zielen muss entschieden werden, welche KPIs analysiert werden um Erfolge und Misserfolge zu bestimmen.
KPIs sind einfache und verständliche Indikatoren, die Leistungen, die Unternehmen bzw. Unternehmensbereiche erbringen, in Form einer Kennzahl darstellen. Dabei kann ein Unternehmensbereich ein einzelner Mitarbeiter oder eine ganze Abteilung sein. Die KPI zeigt, ob das Unternehmen bzw. der Unternehmensbereich seinen Soll erfüllt und ob gesetzte Ziele erreicht werden. Um die Analyse verständlich zu halten, sollten so wenig KPIs wie möglich zur Darstellung eines Bereichs verwendet werden.
Sinn und Nutzen der KPIs
KPIs werden möglichst exakt auf ein Unternehmen bzw. einen Unternehmensbereich und seine Anforderungen und gesetzten Ziele ausgerichtet. In der Regel nehmen die KPIs Bezug auf einen Prozess und machen sichtbar, ob am Ende des Prozesses das Ergebnis vorhanden ist, zu dessen Zweck der Prozess durchgeführt wurde. So kann eine Kennzahl in einer Produktionsstätte beispielsweise in der ausgebrachten Stückzahl pro Tag im Unternehmensbereich Fertigung bestehen.
KPIs helfen Unternehmen, sich auf dem Markt besser zu positionieren. Zudem können einzelne Abteilungen und Mitarbeiter anhand der Kennzahlen erkennen, in welchem Bereich Leistungen und Ansprüche optimal erfüllt werden und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Die Analyse von und die Arbeit mit KPIs ist eine wichtige Aufgabe der Führungskräfte eines Unternehmens. Die Führungskräfte müssen die Kennzahlen festlegen und sie dann zur Planung und Steuerung in ihrem Bereich anwenden.
Schlüsselkennzahlen und Hierarchie von KPIs
Ein Unternehmen konzentriert sich in der Regel auf möglichst wenige Kennzahlen. Müssen Führungskräfte eines Unternehmens zu viele Daten und Kennzahlen berücksichtigen, ergeben sich rasch Probleme. Hierfür muss festgelegt werden, auf welche Messgrößen es in der aktuellen Unternehmenssituation ankommt. So sind für einen Existenzgründer beispielsweise zunächst die Zahlen interessant, die die Finanzierung des Unternehmens betreffen. Ein laufendes Unternehmen muss hingegen die genaue Lage und die strategischen Ziele kennen, die mit Hilfe der Kennzahlen angesteuert werden sollen.
Des Weiteren achten Unternehmen darauf, eine Hierarchie der Kennzahlen einzuhalten. Die Vorgaben untergeordneter Kennzahlen ergeben sich aus übergeordneten Kennzahlen. Welche der KPIs man letztendlich aus der Hierarchie aufnimmt oder streicht, wird von mittel- und langfristigen Zielvorgaben des Unternehmens abhängig gemacht.
Bei der Auswahl und Eingrenzung von Schlüsselkennzahlen wird darauf geachtet, dass die KPIs aussagefähig, transparent und ausgewogen sind. Quantitative Messungen allein können eine Unternehmenslage nicht erfassen. Daher werden auch qualitative Maßstäbe angesetzt und durch Messungen geprüft. Zudem ist nicht nur der finanzielle Erfolg zu berücksichtigen. Wichtig sind auch sogenannte weiche Daten – zum Beispiel zur Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.
Systematisierung von Kennzahlen
Kennzahlen lassen sich auf unterschiedliche Weise systematisieren. Eine Einteilung, die besonders häufig vorgenommen wird, ist die in absolute und relative Kennzahlen.
Absolute Kennzahlen werden direkt aus vorliegenden Unterlagen wie der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung entnommen. Es handelt sich hier mathematisch gesehen um Einzelzahlen, Summen, Differenzen und Mittelwerte. Ein Beispiel für absolute Kennzahlen sind Bilanzgewinn und Umsatzerlöse.
Die relativen Kennzahlen werden auch als Verhältniszahlen bezeichnet. Sie entstehen dadurch, dass absolute Kennzahlen miteinander in Beziehung gesetzt werden. Man unterscheidet bei den relativen Kennzahlen zwischen Gliederungszahlen, Beziehungszahlen und Indexzahlen.
Eine weitere Möglichkeit der Systematisierung von KPIs besteht in der Zusammenfassung von Kennzahlen, die sich inhaltlich mit dem gleichen Analysebereich beschäftigen. Diese Analysebereiche können zum Beispiel Investition bzw. (Return on Investment), Finanzierung (Selbstfinanzierung, Fremdfinanzierung), Liquidität, Rentabilität und Ertrag sein.
Die Grenzen der KPIs
Das Handeln eines Unternehmens bzw. einzelner Unternehmensbereiche einzig auf einzelne Leistungsindikatoren auszurichten birgt auch gewisse Risiken. Das Ausrichten nach ausgewählten Leistungsfaktoren kann eine einschränkende Wirkung haben. So gibt es beispielsweise Ziele und Zielvorgaben, die zu abstrakt oder allgemein sind, um in einer messbaren Kennzahl effektiv dargestellt zu werden.
Kennzahlensysteme
KPIs können in sogenannten Kennzahlensystemen weiterverarbeitet werden. Hier werden die einzelnen Kennzahlen miteinander in Beziehung gesetzt, um ein noch aussagekräftigeres Bild vom Unternehmen und der Unternehmenslage zu erhalten. Auch ein Vergleich von Kennzahlen über die Unternehmensgrenzen hinaus ist möglich. Hier spricht man dann vom sog. Benchmarking.
Ergänzend zu diesem Artikel empfehlen wir Ihnen den Artikel zur Balanced Scorecard um weiter zu lesen.
