IT-Outsourcing – Definition und wesentliche Vorteile
Die Bedeutung der Informationstechnik (IT) in Bezug auf den unternehmerischen Erfolg ist in den vergangenen Jahren erheblich gestiegen. Soll die digitale Transformation gelingen und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gesichert werden, ist eine innovative IT-Infrastruktur ein Muss. Diese setzt jedoch umfassendes IT-Know-how und freie Kapazitäten voraus. Fehlt es an Fachkräften und Zeit, kann IT-Outsourcing die Lösung sein. Worum es sich dabei handelt und welche Vorteile Sie sich damit sichern, haben wir nachfolgend zusammengefasst.
IT-Aufgaben wunschgemäß auslagern
Der englische Begriff Information Technology Outsourcing (IT-Outsourcing) beschreibt die Auslagerung von IT-relevanten Prozessen und Funktionen innerhalb eines definierten Zeitraums an externe Dienstleistungsunternehmen. Welche Aufgaben diese Dienstleister im Detail und in welchem Umfang übernehmen, lässt sich individuell festlegen.
Die vereinbarten Leistungen sowie der Zeitrahmen der Auslagerung werden bei seriösen Anbietern in einem Rahmenvertrag – dem Service Level Agreement (SLA) – dokumentiert. Abhängig vom Umfang des IT-Outsourcings wird zwischen zwei Arten der Auslagerung unterschieden:
Total IT-Outsourcing: Beim Total IT-Outsourcing übernimmt der IT-Dienstleister die IT seiner Kundschaft häufig komplett und erledigt von Routinediensten wie Software-Updates über das Netzwerk-Management bis hin zum Serverbetrieb alle IT-Aufgaben. Der Begriff Full-IT-Outsourcing ist ein gängiges Synonym.
Selective Outsourcing: Das Selective Outsourcing sieht lediglich die Übernahme von Teilbereichen wie die Server-Wartung oder die Einführung einer IT-Applikation vor. Der Begriff IT-Outtasking wird häufig synonym für das selektive Outsourcing verwendet.
Zudem können Unternehmen entscheiden, ob sie die gewünschten IT-Leistungen an einen oder mehrere IT-Outsourcing-Anbieter (Single / Multi Vendor IT-Outsourcing) vergeben. Die Multi-Anbieter-Variante hat den Vorteil, dass sich IT-Aufgaben gezielt an ausgewählte Spezialisten auslagern lassen.
Nachteilig an dieser Art der Auslagerung ist allerdings, dass es an Schnittstellen zu einem erhöhten Management-Aufwand kommen kann, der Auftraggeber sowohl Zeit als auch Geld kostet. Das Single Vendor IT-Outsourcing ist dahingehend im Vorteil. Vorausgesetzt, die Auslagerung erfolgt an erfahrene IT-Outsourcing-Spezialisten, die optimal organisiert sind und maximale Effizienz gewährleisten.
Kompetenzgewinn und Kostentransparenz
Die IT-Branche entwickelt sich rasend schnell. Was heute in Sachen Soft- und Hardware noch funktioniert, gilt morgen bereits als veraltet. Um auf dem Laufenden zu bleiben und von einer effizienten IT-Infrastruktur zu profitieren, müssen Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Budget für ihre ITler bereitstellen:
- Kontinuierliche Weiterbildung ist in diesem Bereich unverzichtbar, um stets am Puls der Zeit zu sein.
- Doch selbst dann, wenn die interne IT-Abteilung gut geschult ist, mangelt es schnell am nötigen Know-how, weil die Informationstechnik inzwischen enorm komplex geworden ist.
- Mit Systemadministratoren ist es nicht mehr getan. Stattdessen sind viele Betriebe auf ein Expertenteam vom Netzwerkadministrator über Applikationsingenieure und IT-Qualitätsmanager bis zum Cloud-Architekten (Cloud-Computing) angewiesen.
Ein Sektor, der keinesfalls vernachlässigt werden darf, betrifft die IT-Security. Schließlich sind Trojaner und Computerviren eines der kleineren Übel im Bereich Cyberkriminalität. „Sabotage, Konkurrenzausspähung und Wirtschaftsspionage sind realistische Gefahren“, warnt das auf IT-Outsourcing spezialisierte Systemhaus NIC (www.nic-team.com/it-outsourcing), das seit 16 Jahren den Mittelstand in der Metropolregion Stuttgart betreut: „Hinzu kommen neue gesetzliche Richtlinien, die eine Weiterentwicklung des betrieblichen Datenschutz-Managements erfordern. Urheberrechte gegenüber Dritten müssen – in ideeller wie materieller Hinsicht – eingehalten werden.“ Wird die IT-Sicherheit aufgrund mangelnder Fachkräfte vernachlässigt, drohen nicht nur Imageschäden durch Datenlecks, sondern existenzbedrohende Umsatzeinbußen.
Um die notwendigen Kompetenzen für eine leistungsstarke IT nicht selbst bereitstellen zu müssen, ist IT-Outsourcing als Full-Service für viele Unternehmen eine interessante Option. Durch das Auslagern an erfahrene IT-Dienstleister können Betriebe ihr finanzielles Risiko durch kalkulierbare IT-Kosten minimieren.
Weitere Vorteile durch IT-Outsourcing
Neben finanzieller Planungssicherheit gewinnen Unternehmen durch IT-Outsourcing wertvolle Zeit für ihr Kerngeschäft. Der extern gemanagte IT-Betrieb bereitet keine Sorgen mehr, sondern sichert die Grundlage für produktives Arbeiten. Viele Prozesse lassen mit professionellem IT-Management durch externe Profis beschleunigen und insgesamt effektiver gestalten.
Werden die nötigen Server in einem externen Rechenzentrum betrieben, können Unternehmen außerdem Platz sparen und ihre Raumkosten senken. Wie hoch die Ersparnis der IT-Auslagerung im Vergleich zum internen IT-Management ausfällt, hängt zwar in erster Linie von den Outsourcing-Gebühren ab. Letztlich sollten für eine bedarfsgerechte Entscheidung aber nicht nur die Ausgaben berücksichtigt werden. Entscheidend ist der ganzheitliche Nutzen von IT-Outsourcing, der vom Schutz vor existenziellen Risiken über freiwerdende Kapazitäten bis zur Effizienzsteigerung reicht und sich nicht in Zahlen messen lässt.
Tipp: Ob ein IT-Outsourcing-Anbieter bewährte Methoden des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) umsetzt, lässt sich an der ISO 27001-Zertifizierung erkennen – auch IT-Grundschutzzertifikat genannt. Das BSI hat die IT-Grundschutz-Methodik (https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/) im Kontext von Outsourcing thematisiert. Das Dokument dazu kann auch Betrieben und Institutionen dienen, die ein Sicherheitskonzept aufbauen und IT-Dienstleister einbeziehen möchten.
