Was ist ein Fahrtenbuch?
Unter einem Fahrtenbuch versteht man die Dokumentation der von dem jeweiligen Fahrzeug zurückgelegten Strecken. Auch der Anlass der Fahrt wird im Fahrtenbuch notiert. Was bei der Schifffahrt beispielsweise das Logbuch und bei Flügen das Flugbuch ist, ist bei den Autos das Fahrtenbuch.
Wer nutzt das Fahrtenbuch?
Im Grunde ist die Nutzung des Fahrtenbuches keine Pflicht, jedoch bietet es dem Steuerzahler beim Ausfüllen einige steuerliche Vorteile. Wer jedoch die „Ein-Prozent-Regelung“ nutzt, der muss es führen. Denn hier muss nachgewiesen werden, dass das Auto glaubhaft zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Zwecke genutzt wurde.
Wie nutzt man ein Fahrtenbuch?
Das Fahrtenbuch kann für die privaten Fahrten und die geschäftlichen Fahrten gleichzeitig angewendet werden. Sei es für die Steuer (privat) oder für die betriebsinternen Abrechnungen, ein gut geführtes Buch ist hierbei unerlässlich. Die Vorlage kann online bequem per Download heruntergeladen werden. Geregelt ist die Führung dieses Hilfsmittels durch das Einkommenssteuergesetz (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Nr. 2 EstG). Innerhalb der Lohnsteuerrichtlinie (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2) erhält der Nutzer außerdem detaillierte Informationen bezüglich des Inhaltes und dem Aufbau des Fahrtenbuches.
Aufbau und Pflichtangaben im Fahrtenbuch
Je nach Variante müssen einige Angaben als Mindestausstattung enthalten sein. Dazu gehören das Datum und der Zweck der Fahrt. Hierbei ist der Namen des Kunden oder der Firma einzutragen. Auch der Start-Kilometerstand ist ein Muss bei der Mindestausstattung der Vorlage. Des Weiteren werden der Ziel-Kilometerstand und die gefahrenen Kilometer eingetragen. Wer das Fahrtenbuch privat nutzt, kann auch nur das Datum und den Start-Kilometerstand sowie den Ziel-Kilometerstand eintragen. Alle, die einen Dienstwagen fahren müssen ein Fahrtenbuch führen. Aber auch Autos, die privat und als Dienstwagen genutzt werden müssen das Buch führen.
Zwecke, für das Fahrtenbuch genutzt werden kann
Fahrtenbücher können für viele Zwecke genutzt werden, hierzu gehört die Abrechnung mit dem Finanzamt. Auch beim Nachhalten der Arbeitswege ist es wichtig und bei der Kostenoptimierung der Fahrzeugflotte in einem Unternehmen. Auch als Abrechnung für Transportunternehmen ist das Produkt unerlässlich. Die 1-Prozent-Regelung ist nötig, um den privaten Nutzen des Firmenautos bestimmen zu können. Pro Monat wird hierzu ein Prozent des Fahrzeuges (Listenpreis) als „geldwerter Vorteil“ versteuert. Gerade bei älteren Autos und Kleinwagen ist diese 1-Prozent-Regelung meistens günstiger.
1% Regelung
Die „Ein-Prozent-Regelung“ ist eine pauschale Bestimmung für den privaten Nutzwert des Autos. Hier muss der Nutzer eine monatliche Steuer bezahlen, die auf den Bruttolistenpreis des Autos inklusive der Sonderausstattung anfällt. Das genannte eine Prozent wird dann bei der Berechnung der Steuer zu dem bestehenden monatlichen Gehalt dazu gerechnet und dann wieder vom Nettobezug abgezogen. Geregelt ist diese „Ein-Prozent-Regelung“ in § 8 Abs. 2, 3 und 5 EStG und in R 8.1 Abs. 9 Nummer 1 LStR.
Schriftliches und elektronisches Fahrtenbuch – rechtliche Regelungen
Ein undurchsichtiges Fahrtenbuch darf beim Finanzamt nicht für die Steuer vorgelegt werden. Es muss ein ungehinderter Zugang zu allen wichtigen Fakten und Daten ersichtlich sein. Das gilt für das elektronische als auch für das schriftliche Fahrtenbuch. Schriftliche Varianten sind im Schreibwarengeschäft erhältlich. Sie haben jedoch den Nachteil, dass sie nicht individuell angepasst werden können. Eine elektronische Ausführung in Word bzw. Excel ist hier oftmals die bessere Alternative. Das Finanzamt verlangt außerdem oftmals Tankrechnungen, Parkscheine oder andere Belege, die einsortiert werden müssen in die Steuererklärung.
Fahrtenbuch Vorlage
Oftmals sind sich Fahrtenbuch Nutzer nicht sicher, wie man es korrekt gebraucht und ausfüllt. Mit einer Vorlage kann es einfacher sein, die Daten lückenlos zu dokumentieren und alle Notizen sorgfältig fixieren kann. Die Aufzeichnung der einzelnen Touren wird prinzipiell durch ein Fahrtenbuch erleichtert. Die Vorlagen sind dann als Tabellen dargestellt und jede Fahrt kann mit dem aktuellen Datum ausgefüllt werden. Die Vorlagen sind immer so konzipiert, dass Sie den Bestimmungen des Finanzamtes entsprechen und hier auch anerkannt sind. Durch die Tabellen können wichtige Daten nicht vergessen werden. Für Dienstwagen, LKWs oder alle anderen Fahrten im dienstlichen Bereich ist es dringend zu empfehlen und auch vorgeschrieben. Es erfüllt hierbei zwei Funktionen. Die Menge der dienstlichen absolvierten Kilometer wird nachgewiesen und so werden die Betriebsausgaben geltend gemacht werden, die steuerliche wichtig sind. Zum anderen ist es ein Nachweis für die Pausenzeiten, die vorgeschrieben sind.
Fazit
Ein Fahrtenbuch ist, egal ob elektronisch oder schriftlich, ein Muss für die Führung eines Unternehmens. Das Finanzamt verlangt bei Fahrzeugflotten eines Unternehmens die gewissenhafte Führung des Fahrtenbuches. Dabei kann beispielsweise eine Vorlage per Word oder Excel geführt werden. Die digitalisierte Variante hat viele Vorteile gegenüber der schriftlichen. Die Fahrzeugnutzung wird so optimal dokumentiert.
