Das Erstellen und Verwalten von Rechnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Schließlich sind Unternehmen bei jeder geschäftlichen Erbringung einer Lieferung oder einer Leistung zur Rechnungsstellung verpflichtet. Mit der digitalen Rechnungserstellung lässt sich dieser Arbeitsprozess effizienter gestalten. Mithilfe intelligenter Rechnungsprogramme erstellen Unternehmer nicht nur Rechnungen. Die digitale Rechnungsverwaltung kann ebenso Lieferanten-Rechnungen digitalisieren und der Steuerberatung einen übersichtlichen Einblick in die Transaktionen gewähren.
Digitalisierung spart Zeit
Vor allem kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler haben oft wenig oder gar kein Personal für die Buchhaltung. Umso wichtiger ist eine schnelle Rechnungsabwicklung, damit genug Zeit für das Tagesgeschäft und spannende Projekte bleibt. Dazu muss eine moderne Rechnungssoftware anhand entsprechender Vorlagen ein Angebot erstellen und eine Rechnung verschicken können. Erstellt man eine Rechnung, führt das Rechnungsprogramm im Hintergrund die Buchung durch. Auf diese Weise schlägt man zwei Fliegen mit einer Klappe. Ein Rechnungsprogramm wie der Testsieger von lexoffice ist einfach zu bedienen erleichtert die Buchhaltung enorm. Ebenso sollte die Rechnungssoftware Serienrechnungen und wiederkehrende Rechnungen auf Basis der bisherigen Dokumente erstellen können. Praktisch ist auch eine Verknüpfung der Rechnungssoftware mit dem Geschäftskonto. Auf diese Weise kann das Rechnungsprogramm die eingehenden Zahlungen mit offenen Rechnungen abgleichen. So werden Zahlungen automatisch der entsprechenden Rechnung zugeordnet. Das System zeigt die Rechnung dann als beglichen an und macht das Vergleichen von Kontobewegungen mit den Rechnungen überflüssig.
Den Überblick behalten
Um die eigenen Geschäftsvorgänge im Blick zu behalten, müssen nicht nur offene Rechnungen mit Zahlungseingängen abgeglichen werden. Auch die Zuordnung einer Rechnung zu bestimmten Kategorien ist wichtig. Nur so können notwendige Ausgaben für die Büroeinrichtung und die Geschäftsausstattung später abgesetzt werden. Zeitgemäße Rechnungssoftware hilft beim Kategorisieren der Rechnungen. Sie kann anhand von Suchbegriffen passende Kategorien vorschlagen. Auch für die zuständigen Steuerberatung ist diese Kategorisierung sinnvoll. Da das Programm alle Betriebsmittel im Hintergrund verbucht, wird nichts übersehen. Neben der Einordnung von Rechnungen ist auch ein Überblick über die gesamten Ein- und Ausgaben essenziell für eine erfolgreiche Geschäftsführung. Hier ist es vorteilhaft, alle Zahlungsinformationen mit einer Rechnungssoftware zu erfassen. Das ermöglicht es der Anwendung, sämtliche Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen. Somit sind Unternehmen stets auf dem aktuellen Wissensstand über das zur Verfügung stehende Budget. Außerdem sollte das Rechnungsprogramm die Daten sowie für das Finanzamt relevante Dokumente exportieren können. Dies ist wichtig, um dem Steuerberater die Geschäftsdaten übersichtlich übergeben zu können. Die digitale Rechnungserstellung sorgt also nicht nur für Übersicht im eigenen Unternehmen, sondern erleichtert auch die Arbeit für die Buchhaltung bzw. die Steuerberatung.
Technische Voraussetzungen für die digitale Rechnungsstellung
Grundlegend für die digitale Rechnungserstellung ist eine qualitativ hochwertige Software. Diese sollte nicht nur mit dem im Unternehmen genutzten Betriebssystem kompatibel sein, sondern auch auf verschiedenen Geräten nutzbar sein. Empfehlenswert sind Rechnungsprogramme, die sowohl eine Desktop-Version als auch eine App für Tablet und Smartphone anbieten. Sinnvoll sind auch Optionen zur Erweiterung, um beispielsweise die Zeiterfassung zu integrieren. Zum Schutz der Kundendaten sowie der eigenen Daten ist ein leistungsstarkes Antivirenprogramm notwendig. Und da auch für digitale Rechnungen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt, ist eine zuverlässige Datenspeicherung erforderlich. Hierfür sollte man beim jeweiligen Dienstleister zur digitalen Rechnungserstellung nachfragen, ob diese über die entsprechenden Datenbanken verfügen. Zu guter Letzt benötigen die Mitarbeiter der Buchhaltung eine Schulung im Umgang mit dem neuen Rechnungsprogramm.
Rechnungen von Lieferanten digitalisieren
Schon lange hat sich die automatische Weitergabe von Bestellungen in diversen Branchen etabliert. Warum also nicht auch eingehende Rechnungen automatisch bearbeiten lassen? Zwar erhält man in der Regel einige Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern in Papierform. Ein gutes Rechnungsstellungsprogramm sollte diese jedoch schnell und unkompliziert digitalisieren. So gibt es beispielsweise Software, die Papierrechnungen einscannen und mithilfe intelligenter Texterkennung zuordnen kann. Auf diese Weise kann man alle Rechnungen, selbst die analogen, mit einem einzigen Tool erfassen. Hierfür ist es wichtig, dass die Rechnungssoftware auch über eine App am Smartphone bedienbar ist. Denn die Scanfunktion arbeitet mittels der Handykamera.
Fazit
Die digitale Rechnungslegung ermöglicht eine erhebliche Zeitersparnis, da die Rechnungssoftware bei der Rechnungserstellung gleichzeitig die dazugehörige Buchung vornimmt. Außerdem kann ein gutes Programm die Rechnungen kategorisieren sowie die Ein- und Ausgaben gegenüberstellen. Zudem sollte man eine Software wählen, die diese Daten exportieren kann. Somit bekommt der Steuerberater einen ebenso guten Überblick über die Rechnungen. Ist die Rechnungserstellung auf mehreren Geräten möglich, kann man selbst Papierrechnungen auf dem Smartphone einscannen und erfasst so alle Rechnungen in einer Anwendung.
