Die Digitalisierung zieht ihre Kreise und wird bei immer mehr Unternehmen zu einem wichtigen Bestandteil der Bürokommunikation. Die digitalen Mittel zur Kommunikation lösen exemplarisch ältere Kanäle der Kommunikation, wie beispielsweise das Fax, ab. Dies liegt mitunter an den vielen Vorteilen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Welche das spezifisch sind, wird im weiteren Verlauf des Textes aufgeführt und erläutert.
Das Fax weicht der digitalen Kommunikation
Im privaten Bereich kontaktieren wir unsere Mitmenschen schon längst digital. Jedoch sieht das in vielen Unternehmen noch völlig anders aus. So wird das Fax heutzutage nach wie vor für eine interne sowie externe Kommunikation in Unternehmen eingesetzt.
E-Mails werden immer relevanter
Das Erhalten und Versenden von E-Mails ist schon seit geraumer Zeit ein wichtiger Weg der Bürokommunikation geworden. Mails sind aus der Kommunikation in den Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Über E-Mails nimmt man Kontakt zu Kunden auf, aber auch Geschäftspartner werden auf diese Art und Weise kontaktiert. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen kontaktieren sich ebenfalls häufig mittels einer E-Mail zur internen Absprache.
E-Mails sind aus dem Alltag im Büro jedenfalls nicht mehr wegzudenken und bilden somit einen wichtigen Stützpfeiler im Bereich digitale Kommunikation.
Andere Methoden für digitale Kommunikation
Auch andere Kommunikationskanäle nehmen neben der E-Mail an Beliebtheit und Relevanz in den unterschiedlichen Unternehmen zu.
Online-Meetings und Videokonferenzen erfreuen sich einem Anstieg der Beliebtheit, da hier verbal kommuniziert werden kann und auch Gestik und Mimik des Gesprächspartners sichtbar sind, ohne dass sich die Gesprächsparteien am gleichen Ort befinden müssen. Während der Corona-Pandemie sind Videokonferenzen besonders wichtig geworden. Viele Unternehmen halten zudem auch Vorstellungsgespräche mit potentiellen Mitarbeitern über Online-Meetings ab.
Co-Working-Spaces, Home-Office und weitere Varianten
Dass die digitale Kommunikation via Online-Meetings und Videokonferenzen immer häufiger genutzt wird, hat vielseitige Gründe – so arbeiten immer mehr Menschen unabhängig von einem festen Arbeitsplatz im Büro. Genutzt werden stattdessen immer öfter Co-Working-Spaces oder auch das Home-Office, wodurch das Arbeiten von Zuhause aus ermöglicht wird, ohne auf Kommunikation mit den Mitarbeitern zu verzichten.
Das Smartphone für digitale Kommunikation
Privat nutzen wir unsere Smartphones für alle möglichen Dinge. Im Büroalltag sind die Smartphones jedoch noch auf dem Vormarsch zur Kommunikation. Es gibt bereits zahlreiche Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Smartphones für die Arbeit ausstatten – dennoch; selbstverständlich ist diese Methode noch lange nicht.
Kommen Smartphones und Tablets im beruflichen Alltag zum Einsatz, sollte bedacht werden, dass die Sicherheit des Mobilgeräts von hoher Bedeutung ist. Ein gutes Mobile Device Management (MDM) ist folglich notwendig, damit keine Lücken in der Datensicherheit auftreten können.
Online-Portale als Bestandteil der digitalen Kommunikation
Immer beliebter werden auch Kunden- beziehungsweise Mitarbeiterportale als Mittel zur internen und externen Kommunikation. Online-Portale bieten den Vorteil, dass alle Mitarbeiter oder Kunden leichten Zugriff auf relevante Informationen sowie Mitteilungen erhalten. Dieser Weg der Kommunikation ist besonders effektiv und verhilft zu einem produktiven Veränderungsmanagement im Unternehmen. Auch das Wissensmanagement profitiert von Portalen.
Das Fazit
Digitale Kommunikation wird im Unternehmen eine immer größer werdende Rolle einnehmen. Geschickt eingesetzt lassen sich so Effektivität und zeitgemäße Kommunikation kombinieren. Digitale Kommunikation bringt zudem den Vorteil mit sich, dass sie umweltfreundlicher und schneller ist. Erfolgreiche Unternehmen sollten also die Wege der digitalen Kommunikation nicht außer Acht lassen.
