Digitale Buchhaltung: So gewährleisten Unternehmen Datensicherheit und Compliance
Auch die Buchhaltung bleibt von der zunehmenden Digitalisierung nicht verschont. Daher müssen sich Unternehmen damit auseinandersetzen, wie sie ihre Buchhaltung digitalisieren können, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Im Rahmen einer digitalen Buchhaltung können Unternehmen sicherstellen, dass sämtliche finanzielle Daten effizient verwaltet werden, wobei es gleichzeitig gilt, sensible Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen und alle gesetzlichen Regelungen zu erfüllen. Im folgenden Artikel wird daher genauer erläutert, wie Unternehmen sicherstellen, dass es im Rahmen der digitalen Buchhaltung zu keinen Problemen im Bereich der Datensicherheit und der Compliance kommt.
Sinnvoller Einsatz digitaler Tools in der Buchhaltung
Es gibt einige digitale Tools, die Unternehmen in der Buchhaltung implementieren können, um die Effizienz zu erhöhen. Dabei gilt es auch, sicherheitsrelevante Funktionen zu berücksichtigen. Ein besonders wichtiges Tool stellt die Rechnungsmanagement-Software dar, die es Unternehmen erlaubt, Rechnungen einfach zu verwalten und zu archivieren, wodurch sich die Effizienz innerhalb dieses Bereichs entsprechend erhöht. Moderne Softwares stellen zudem sicher, dass die erstellten Rechnungen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, was sich wiederum positiv auf die Rechtssicherheit auswirkt. Ein Zahlungserinnerungssystem kann verwendet werden, um Zahlungserinnerungen zu automatisieren. Mit einer solchen Automatisierung lässt sich die Liquiditätssituation des Betriebs verbessern, da Zahlungsverzögerungen minimiert werden.
Die Bedeutung von automatisierten Buchhaltungsprogrammen
Die Verwendung von automatisierten Buchhaltungsprogrammen in der Faktura-Warenwirtschaft kann Unternehmen große Wettbewerbsvorteile verschaffen. Grund hierfür ist unter anderem, dass wiederkehrende Aufgaben durch solche Programme automatisiert werden können, darunter die Erstellung von Berichten oder die Erfassung von finanziellen Transaktionen. Auf diese Weise lässt sich der manuelle Aufwand deutlich reduzieren, sodass sich die Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung wichtigen strategischen Aufgaben zuwenden können. Ein automatisiertes Buchhaltungsprogramm trägt zudem zu einer schnelleren Verarbeitung von Transaktionen bei, da sich diese in kürzerer Zeit erfassen und verbuchen lassen. Das stellt hauptsächlich bei der Abwicklung einer großen Anzahl an Transaktionen einen großen Vorteil dar und führt idealerweise zu einer erhöhten Produktivität. Da es im Rahmen von manuellen Eingaben zu Fehlern kommen kann, führt der Einsatz eines automatisierten Programms außerdem zu einer geringeren Fehleranfälligkeit. Somit liegen stets genaue Buchhaltungsdaten vor, was sich positiv auf die Compliance auswirkt.
Zugriff auf Echtzeitdaten
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass automatisierte Buchhaltungsprogramme Zugriff auf Echtzeitdaten bieten. So können Unternehmen ihre Finanzlage besser planen, wodurch finanzielle Engpässe vermieden werden. Zudem reagieren Unternehmen schneller auf Veränderungen, welche die finanzielle Situation betreffen, und treffen fundiertere Entscheidungen.
Maßnahmen zur Datensicherheit
Der Schutz sensibler Daten sollte im Vordergrund stehen, da sich Unternehmen mit vielen potenziellen Bedrohungen in diesem Bereich konfrontiert sehen. Hierzu gehören neben Datenlecks auch Cyberangriffe. Beide können neben finanziellen Verlusten auch einen großen Imageschaden nach sich ziehen, weshalb es diese unbedingt zu vermeiden gilt. Damit keine Daten in die Hände Dritter fallen, sollten Unternehmen auf moderne Verschlüsselungstechnologien bei der Speicherung und der Übertragung von Daten setzen.
Zusätzlich gilt es, ein Berechtigungsmanagement innerhalb des Unternehmens zu implementieren, sodass nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Datensätze haben, die diese auch wirklich für ihre Tätigkeit benötigen. Durch eine strenge Zugriffskontrolle kann gewährleistet werden, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben, was die Wahrscheinlichkeit eines Missbrauchs ebenjener Daten entsprechend reduziert. Sicherheitsrisiken lassen sich grundsätzlich dadurch reduzieren, dass die Sicherheitsinfrastruktur regelmäßig überprüft wird und Systeme sowie Softwares bei Bedarf einem Update unterzogen werden.
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Da Unternehmen in der Buchhaltung mit sensiblen persönlichen Daten arbeiten, muss gewährleistet werden, dass diese nicht in die Hände Dritter fallen. Hier gilt es, die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, deren Inhalte sich der korrekten Verarbeitung sowie dem Schutz von Daten widmen.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Auch bei einer digitalen Buchhaltung müssen Unternehmen darauf achten, dass stets alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, damit es nicht zu einer stressigen Auseinandersetzung mit dem Finanzamt kommt. Daher spielt der Bereich Compliance eine zentrale Rolle innerhalb von Unternehmen, der keinesfalls vernachlässigt werden sollte. Neben nationalen Vorschriften und Regelungen müssen auch internationale Gesetze berücksichtigt werden. Das gilt insbesondere, wenn im Ausland Geschäfte betrieben werden. Auf nationaler Ebene gilt es, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu befolgen, wobei es sich um Richtlinien handelt, welche sicherstellen sollen, dass sämtliche Buchhaltungsdaten korrekt aufbewahrt werden, um Manipulationen zu vermeiden und vorzubeugen. Auf internationaler Ebene müssen Unternehmen bei der Berichterstattung und Compliance gewisse internationale Standards berücksichtigen, zu denen IFRS und US-GAAP zählen.