Die digitale Buchhaltung hat in den vergangenen Jahren für große Erleichterungen bei der Arbeit vieler Menschen gesorgt und eine Vielzahl von Prozessen automatisiert. Dennoch gibt es hauptsächlich im grenzüberschreitenden Geschäft einiges zu beachten, von der zusammenfassenden Meldung über das Reverse-Charge-Verfahren bis zu den DAC6-Meldepflichten.

Reverse-Charge-Verfahren: Umkehr der Steuerschuldnerschaft

Beim Reverse-Charge-Verfahren handelt es sich um eine steuerliche Regelung, bei der die Steuerschuldnerschaft vom Leistungserbringer auf den Leistungsempfänger übertragen wird. Es kommt demnach zu einer Umkehrung der Steuerschuld. Diese Regelung kommt insbesondere bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen innerhalb der EU zum Einsatz.

Unternehmen müssen darauf achten, dass die korrekte Anwendung des Verfahrens durch die Angabe der Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsempfängers auf der Rechnung erfolgt. Zudem muss auf der Rechnung ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren enthalten sein. Der Vorteil des Reverse-Charge-Verfahrens ist die Vereinfachung des Vorsteuerabzugs für den Leistungsempfänger. Zudem entlastet es Unternehmen, da sie keine Mehrwertsteuer an die Finanzbehörden im Ausland abführen müssen. Dadurch wird der administrative Aufwand in der digitalen Buchhaltung reduziert.

Zusammenfassende Meldung (ZM): Meldepflicht für innergemeinschaftliche Umsätze

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ein Bericht, der an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt wird und alle innergemeinschaftlichen Umsätze eines Unternehmens umfasst. Diese Meldepflicht tritt ein, wenn Unternehmen Waren oder Dienstleistungen ins EU-Ausland verkaufen. Die ZM muss bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums elektronisch an das BZSt übermittelt werden (§ 18a Abs. 1 Satz 1 UStG).

Mit moderner Buchhaltungssoftware lässt sich die Zusammenfassende Meldung innerhalb kürzester Zeit anfertigen und an das Finanzamt übertragen. Eine solche Software erleichtert die Erstellung, da sie automatisch alle relevanten Daten erfasst und als Bericht weiterleitet. Die ZM ermöglicht es außerdem den EU-Finanzämtern, die innergemeinschaftlichen Umsätze zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden. Unternehmen, die ausschließlich national tätig sind, sind von dieser Regelung nicht betroffen.

E-Invoicing nach dem einheitlichen EU-Rechnungsformat (EN 16931)

Das EU-Rechnungsformat EN 16931 ist ein Standard für elektronische Rechnungen innerhalb der Europäischen Union. Das Format hat zum Ziel, die grenzüberschreitende digitale Buchhaltung zu erleichtern und Steuerbetrug innerhalb der Europäischen Union zu erschweren. Es definiert die Mindestanforderungen an elektronische Rechnungen, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern zu gewährleisten. Aktuell ist die Ausstellung von Rechnungen in diesem Format bislang nicht verpflichtend. Ab dem Jahr 2025 wird sie jedoch für B2B-Geschäfte in Deutschland Pflicht.

Grenzüberschreitende Geschäfte sind bis auf Weiteres davon ausgenommen. Unternehmer sollten ihre digitale Buchhaltung dennoch möglichst frühzeitig auf E-Invoicing umstellen, da die Verpflichtung zur Formatnutzung in den nächsten Jahren sicher ausgeweitet wird. Das verschafft ihnen einen Informationsvorsprung und ermöglicht es, rechtzeitig erforderliche Prozesse anzupassen und Mitarbeitende zu schulen. Überdies profitieren sie von den allgemeinen Vorteilen des E-Invoicing, wie der Reduzierung von Fehlern und einer besseren Nachvollziehbarkeit.

Country-by-Country Reporting (CbCR): Transparenz und Steuerkonformität für multinationale Unternehmen

Das Country-by-Country Reporting (CbCR) ist ein wichtiges Instrument zur Steuertransparenz und wurde von der OECD im Rahmen des BEPS-Aktionsplans entwickelt. Es zielt darauf ab, Steuerbehörden einen genauen Überblick über die weltweiten wirtschaftlichen Aktivitäten multinationaler Unternehmen (MNEs) zu verschaffen. Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 750 Millionen Euro sind demnach dazu verpflichtet, jährlich einen Bericht einzureichen. Dieser enthält die folgenden Informationen in jeder Steuerhoheit, in der das Unternehmen tätig ist:

• Umsatz
• Gewinn vor Steuern
• Gezahlte und angefallene Steuern
• Mitarbeiterzahlen
• materielle Vermögenswerte

Der Bericht muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres eingereicht werden und die Steuerbehörden tauschen diese Berichte aus, um eine mögliche Gewinnverlagerung besser zu erkennen und zu verhindern.

Steuerliche Compliance in Drittstaaten: Spezifische Vorschriften außerhalb der EU

Bei grenzüberschreitenden Geschäften außerhalb der EU müssen deutsche Unternehmen für die digitale Buchhaltung verschiedene länderspezifische Vorschriften zur steuerlichen Registrierung, Rechnungsstellung und Archivierung beachten, um mögliche Strafen zu vermeiden. Für Geschäfte mit Unternehmen oder Endkunden in der Schweiz gelten folgende Regelungen:

• Deutsche Unternehmen müssen sich in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registrieren, wenn sie innerhalb eines Jahres mehr als 100.000 CHF Umsatz mit Lieferungen oder Dienstleistungen in der Schweiz erzielen.
• Rechnungen müssen die Mehrwertsteuernummer des deutschen Unternehmens, das Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie die vollständige Adresse des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers enthalten.
• Steuerliche Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Für Geschäfte mit Unternehmen oder Endkunden in Norwegen sind folgende Vorschriften bei der digitalen Buchhaltung zu beachten:

• Wenn der Umsatz in Norwegen die Grenze von 50.000 NOK überschreitet, ist eine Registrierung bei der norwegischen Steuerbehörde erforderlich.
• Die Rechnungen müssen die norwegische Mehrwertsteuernummer, das Liefer- oder Leistungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten.
• Steuerliche Dokumente müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Für Geschäfte mit Unternehmen oder Endkunden in den USA gelten folgende Regelungen für die digitale Buchhaltung:

• Deutsche Unternehmen müssen sich in den einzelnen US-Bundesstaaten registrieren, in denen sie steuerpflichtige Umsätze erzielen.
• Die Rechnungen sollten die Sales-Tax-Registrierungsnummer, das Liefer- oder Leistungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten. Die Sales Tax muss auf den Rechnungen separat ausgewiesen werden.
• Die Aufbewahrungspflichten variieren je nach Bundesstaat, üblicherweise liegen sie aber zwischen drei und sieben Jahren.