Die Lohnabrechnung enthält wichtige Informationen für den Arbeitgeber. Dazu gehören beispielsweise die Höhe des Brutto- und Nettogehaltes, der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherungsabgaben. Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist gemäß § 108 Gewerbeordnung wiederum Aufgabe des Arbeitgebers. Verlagert er diese Aufgabe an einen externen Steuerberater, sind damit in erster Linie hohe Kosten verbunden. Mit speziellen Software-Lösungen kann man sich diese sparen und weitere Vorteile nutzen.
Welche Vorteile haben Softwarelösungen?
Kosteneinsparung
Im Schnitt zahlen Unternehmen einem Steuerberater zwischen 10 und 20 € pro Mitarbeiter, Lohnabrechnung und Monat. Bei einer größeren Anzahl an Mitarbeitern kommen auf Arbeitgeber dann horrende Kosten zu. Und das obwohl sie einen großen Teil der Arbeit auch nach einem Outsourcing-Prozess der Buchhaltung weiterhin selbstständig erledigen müssen. Dazu gehört es zum Beispiel, Stundenzettel zu sammeln, Excel-Tabellen zu führen sowie den Steuerberater regelmäßig mit aktuellen Daten zu versorgen. Mit den Gehaltsprogrammen von Lexware für den PC haben Unternehmer die Möglichkeit, die komplette Lohnabrechnung auf eine schnelle, unkomplizierte und gleichzeitig gesetzeskonforme Weise selbst zu erledigen. Das Programm übernimmt die Stamm- und Abrechnungsdaten, sodass diese nicht jeden Monat erneut eingetragen werden müssen. Es führt übersichtlich durch die einzelnen Schritte der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Brutto- und Nettolöhne werden automatisch errechnet. Dabei ist der Zeitaufwand für die Verdienstabrechnung nur geringfügig größer, die Kosteneinsparung ist jedoch umso höher.
Flexibilität
Wenn Unternehmer die Lohnabrechnung selbst erledigen, sorgt das zudem für ein großes Maß an Flexibilität. Auf Veränderungen lässt sich dann schnell und spontan reagieren, es muss dafür nicht erst Rücksprache mit dem Steuerberater gehalten werden. Das ist in verschiedenen Fällen von Vorteil, wie beispielsweise bei
- Veränderungen in den Stundenlöhnen
- Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen
- Eintritt eines neuen Mitarbeiters
- Veränderten betriebliche Rahmenbedingungen
Wichtige Informationen müssen dem Steuerberater dann nicht bis zu einem bestimmten Datum vorliegen, sie lassen sich im eigenen Unternehmen auch kurzfristig abändern.
Überblick
Wer die Gehaltsabrechnung seiner Mitarbeiter selbst erledigt, behält stets den Überblick über Ausgaben für Löhne und Gehälter sowie Lohnnebenkosten. Unabhängig davon, wie groß das Unternehmen ist, sind diese Informationen sehr wichtig in Bezug auf den Kostenfaktor und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.
Was sollten Unternehmer beachten, wenn sie die Lohnbuchhaltung selbstständig erledigen?
- Selbst wenn die Programme Daten automatisch übertragen, sollten Arbeitgeber selbst immer nochmal einen prüfenden Blick darüber werfen und darauf achten, dass die Angaben korrekt sind. Etwaige Fehler in der Buchhaltung kosten nicht nur Zeit, sondern gegebenenfalls auch viel Geld.
- Um die Lohnbuchhaltung selbstständig auszuführen, sollte man sich ausreichend Know-How aneignen. Dazu gehört das Wissen über gesetzliche Bestimmungen, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen sowie festgesetzte Termin- und Meldepflichten.
- Die Zeit zur monatlichen Lohnabrechnung sollten Unternehmer fest einplanen, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt ist und Fristen gewahrt bleiben.
