Die Lagerbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung. Sie hat die Aufgabe, alle Zu- und Abgänge von Lagerbeständen nach Art, Menge du Wert zu erfassen. Die Lagerbuchhaltung ist vor allem für Produktions- und Handelsbetriebe relevant und ein wichtiger Aktivposten der Bilanz.
Die Lagerbuchhaltung wird auch Materialbuchhaltung, Materialabrechnung, Materialbuchführung oder Materialrechnung genannt.
Bei der Lagerbuchhaltung werden im Produktionsbetrieb Menge und Art der im Lager eingehenden, vorhandenen und ausgehenden Materialien und im Handelsbetrieb Menge und Art der eingehenden, vorhandenen und ausgehenden Waren erfasst. Die Eingangserfassung erfolgt über die sogenannten Lieferlisten und die Erfassung von Ausgängen erfolgt über die Materialentnahmescheine. Die Bestandsaufnahme gilt für Bestände sowohl im Eingangs- als auch in Zwischenlagern.
Durch die Lagerbuchhaltung wird der Lagerbestand beständig überwacht. Zudem können so Menge und Wert des Materialverbrauchs bzw. des Wareneinsatzes festgestellt werden. Die im Rahmen der Lagerbuchhaltung erfassten Daten werden schließlich zur Erstellung der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung (Gu V) sowie der Kalkulation benötigt.
Die rechtlichen Grundlagen und Verfahren
Die Lagerbuchführung ist vom Prinzip her eine permanente Inventur. Der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes Inventurverfahren vor, doch wenn man sich für die permanente Inventur entschieden hat, müssen bei der Anwendung des Verfahrens bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden.
Jede Verbuchung der Lagerbestände muss belegt werden. Die Bewegungen von Material oder Waren müssen nach Tag, Artikel und Menge verbucht und die Bestände ausgewiesen werden – und das lückenlos. Mindestens einmal im Geschäftsjahr müssen im Rahmen einer Inventur die Buchbestände anhand einer körperlichen Aufnahme geprüft und entsprechend korrigiert werden. Auch über die diese Inventur müssen Aufzeichnungen erstellt werden. Sie sind nur mit der Unterschrift des Aufnehmenden gültig und werden zehn Jahre lang aufbewahrt.
Die Lagerbuchhaltung ist für Bestände, bei denen durch unbeeinflussbaren Materialschwund wie Verdunstung, Verderb o.ä. keine kontrollierbaren Abgänge entstehen und auch für sehr wertvolle Wirtschaftsgüter nicht sinnvoll.
Bestandsrechnung und Verbrauchsrechnung
Die Bestandsrechnung ist die Hauptaufgabe der Lagerbuchhaltung, denn eine korrekte Bestandsrechnung erfordert genaue Kenntnisse der Materialbewegungen im Unternehmen.
Zur Bestandsüberwachung wird für gewöhnlich eine Lagerkartei angelegt. In dieser werden dann die Mengenbewegungen anhand der Lieferscheine und Materialentnahmescheine mengen- und wertmäßig erfasst und für alle relevanten Bestandsarten ausgewiesen.
Die Bestandsrechnung liefert wichtige Grundlagendaten für die Materialbedarfsermittlung und darüber hinaus für die Kosten- und Erfolgsrechnung im Rahmen des betrieblichen Rechnungswesens.
Bei der Verbrauchsrechnung werden die Bestandsveränderungen im Lager innerhalb einer Periode erfasst. Zudem wird festgestellt, welche Materialien für welche Produktionsaufträge benötigt wurden. Hier wird nach verschiedenen Methoden vorgegangen – nach der Fortschreibungsmethode, der Inventurmethode oder der Retrograden Methode.
Die Fortschreibungsmethode (Skontration)
Bei der Skontrationsmethode wird nach dem einfachen Prinzip verfahren, dass der Anfangsbestand zuzüglich des Zugangs, weniger allen Abgängen den Endbestand ergibt. Belege und Auftragsnummern, die einem Produkt oder dem Material zugeordnet werden, dienen hier als Belege.
Inventurmethode
Die Inventurmethode wird auch als Befundrechnung oder Bestandsdifferenzierung bezeichnet. Der Materialverbrauch stellt sich hier als der Anfangsbestand plus den Zugängen laut Lagerkonto, weniger dem Endbestand nach Inventur dar.
Retrograde Methode
Bei der Retrograden Methode erstellt man vom Endprodukt ausgehend über geeignete Bezugspunkte wie Stücklisten eine Rückrechnung der eingesetzten Materialien. Hier werden auch Verluste durch beispielsweise Verschnitt oder Abfälle eingerechnet. Die Daten für die Verlustrechnung beruhen auf Erfahrungswerten.
