Kreditor und Debitor sind Begriffe im Rechnungswesen, die für Partner verwendet werden, mit denen ein Unternehmen in Geschäftsbeziehung steht. Dabei sind die Debitoren die Kunden, die Kreditoren die Gläubiger bzw. Lieferanten des Betriebes. Beide Begriffe stammen aus dem Lateinischen und werden gern verwechselt. Da sie jedoch heute in der Wirtschaft sehr gebräuchlich sind, sollte jeder damit umgehen können.
Die Bezeichnung „Kreditor“ geht auf das lateinische Wort „credere“ zurück, es bedeutet so viel wie „glauben“ bzw. „anvertrauen“. Ein Lieferant eines Unternehmens bzw. ein Dienstleister wird zu einem Kreditor eines Unternehmens, wenn er für seine Produkte oder Leistungen nicht sofort Bargeld kassiert. Er ist dann Gläubiger, er hat im Glauben auf Bezahlung geliefert bzw. geleistet. Im Regelfall erstellt der Kreditor seine Rechnung, die dann per Überweisung ausgeglichen wird.
Ein Lieferant eines Obst- und Gemüsehändlers, der bei Anlieferung der frischen Ware sofort bezahlt wird, ist damit kein Kreditor. In der Buchhaltung des Händlers wird die Ausgabe über die Kasse verbucht, damit ist der Vorgang abgeschlossen (siehe ergänzend hierzu auch Artikel Kassenbuch im Lexikon). Tritt ein Unternehmen in der Wirtschaft als Kreditor auf, so ist das auch mit einem gewissen Risiko behaftet. Je höher die Summe der Forderungen an seine Kunden ist, desto höher ist auch das Ausfallrisiko. Ein Kreditor muss damit rechnen, dass seine Rechnungen zu spät bezahlt wird, seine Ware (siehe hierzu auch Artikel Wirtschaftsgut im Lexikon) nachträglich bemängelt wird und Verhandlungen über die Forderung geführt werden müssen. Auch ein kompletter Ausfall der Forderung ist bei Insolvenz des Kunden zu befürchten. In der Beurteilung eines Unternehmens durch Banken oder andere Kreditgeber wird daher auch genau geschaut, welche Risiko beschränkenden Maßnahmen innerhalb des Risikomanagements ergriffen werden.
Kreditoren in der Buchhaltung
Die Rechnungen der Kreditoren werden in großen Unternehmen von speziellen Kreditorenbuchhaltern bearbeitet. Moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen heute eine Erfassung von umfangreichen Daten und deren Auswertung. Die Forderungen der Lieferanten werden als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfasst. In einer Offenen-Posten-Buchhaltung erhält jeder Kreditor ein eigenes Sachkonto (siehe hierzu ergänzend z.B. Artikel Standardkontenrahmen im Lexikon). Hier werden alle Rechnungseingänge und alle Zahlungsausgänge verbucht. Die noch nicht ausgeglichenen Rechnungen an einem Stichtag werden als Offene Posten bezeichnet.
Mit Hilfe der Software werden alle wichtigen Daten der Kreditoren verwaltet. So werden nicht nur die Anschrift und die Bankverbindung festgehalten, sondern auch alle Bedingungen rund um die Kreditoren. Für ein Unternehmen können die Zahlungsfristen mit seinen Lieferanten entscheidend sein. Lieferungen auf Rechnung sind üblicherweise mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen versehen. Skontovereinbarungen (siehe hierzu Artikel Skonto im Unternehmerlexikon) sollen bei schnelleren Überweisungen ein zusätzlicher Anreiz sein. Verlängerte Zahlungsziele, Boni oder Rabatte bei Erreichen bestimmter Umsatzzahlen oder die Möglichkeiten von Teilzahlungen und Abschlagszahlungen bei Auftragserteilung können verhandelt werden.
Kreditoren in der Bilanz
Noch nicht ausgeglichene Rechnungen der Kreditoren stellen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen dar. Sie werden auf der Passivseite der Bilanz auch unter diesem Punkt ausgewiesen. Diese Offenen Posten gehören zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten, denn sie müssen innerhalb der gesetzten Zahlungszielen von meist 30 Tagen ausgeglichen werden. Treten Kreditoren als Finanzierer auf, müssen also einzelne Verbindlichkeiten durch langfristige Zahlungsvereinbarungen erst später bezahlt werden, so sind diese separat als langfristige Verbindlichkeit auszuweisen.
In einem Jahresabschluss können Kreditoren auch als Debitoren auftreten. Solche Konstruktionen entstehen, wenn ein Unternehmen eine Forderung an seinen Lieferanten hat, etwa weil die Lieferung oder Leistung Mängel auswies und sie reklamiert wurde. Auch Rabatte und Boni-Vereinbarungen am Jahresende, die eingefordert und noch nicht bezahlt wurden, gehören dazu. Die erstellten Gutschriften sind Forderungen an den Lieferanten, in der Buchhaltung spricht man dann von einem debitorischen Kreditor. Während der Abschlusserstellung dürfen diese Forderungen nicht mit den aktuellen Verbindlichkeiten verrechnet werden, denn hier gilt das Saldierungsverbot des Paragraphen 246 Handelsgesetzbuch. Während die offenen Posten des Kreditors also als Verbindlichkeiten ausgewiesen werden, erfolgt der Ausweis der Forderungen als sonstiger Vermögensgegenstand auf der Aktivseite der Bilanz.
Auch gezahlte Anzahlungen an einen Kreditor müssen in der Bilanz erkennbar sein. Rechtlich gesehen entsteht mit der geleisteten Zahlung eine Forderung auf Lieferung oder Leistung, die ja am Jahresende noch nicht (vollständig) erbracht wurde. Durch verschiedene Umstände kann es zu einem Ausfall des Kreditoren kommen, zum Beispiel durch Insolvenz. Dann hat das Unternehmen eine Anzahlung geleistet, für die keine Lieferung oder Leistung mehr erbracht werden wird. Hohe Anzahlungen sollten daher mit einer Vertragserfüllungsbürgschaft hinterlegt werden. Nutzer einer Bilanz können das Anzahlungsrisiko jedoch nur erkennen, wenn diese Zahlungen nicht als Verbindlichkeiten eines Kreditors verbucht worden sind.
Das Risikomanagement eines Kreditors
Viele Lieferanten, die ihren Kunden Waren auf Ziel liefern, gehen damit ein erhebliches Finanzierungsrisiko ein. Mangelnde Liquidität ist eine der Hauptgründe für die Insolvenz vieler Unternehmen. Das Kreditorenrisiko des Zahlungsausfalls kann durch verschiedene Maßnahmen aktiv verhindert werden. Jeder neue Kunde, der Produkte in einem erheblichen Umfang bestellt, sollte einer Bonitätsprüfung unterzogen werden. Solche Dienstleistungen bieten verschiedene Wirtschaftsauskünfte an. Bevor engere Geschäftsbeziehungen eingegangen werden, können die Lieferung mit Vorkasse oder Anzahlung ausgeführt werden. Außerdem sollte jede Lieferung unter Eigentumsvorbehalt erfolgen. Damit geht die Lieferung erst in das Eigentum des Empfängers über, wenn sie auch bezahlt ist.
Zum Risikomanagement gehört auch die Installation eines effektiven Mahnwesens. Dabei werden verschiedene Mahnstufen eingerichtet. Ein zeitnahes Verbuchen der Zahlungseingänge garantiert, dass die Offene-Posten-Liste der Kunden stets aktuell ist. Die Kundenzahlungen pünktlich einzutreiben ist für eine ausreichende Liquidität des Unternehmens wichtig.
Für eine Erhöhung der Liquidität sorgt auch das Factoring, also der Verkauf der Forderungen an ein externes Unternehmen. Meist erhält das Unternehmen einen großen Teil der Forderung sofort ausgezahlt, den Rest erst nach Erhalt der vollständigen Summe. Damit übernimmt das Factoringunternehmen das Kreditorenrisiko für das Unternehmen, das wird von Banken mit einer besseren Bonitätseinstufung belohnt.
