Kilometerpauschale

Kilometergeld und KilometerpauschaleDer Begriff Kilometerpauschale stammt aus der betrieblichen Reisekostenabrechnung. In der geschäftlichen Praxis fällt es stets sehr schwer, die exakten Fahrzeugkosten je gefahrenem Kilometer zu ermitteln, denn dazu gehören neben den tatsächlichen Kraftstoffkosten auch die Abnutzung des Fahrzeuges, die Versicherungsbeträge, die Steuern und sonstige Nebenkosten. Außerdem verursacht es einen erheblichen Aufwand, diese Einzelkosten zu errechnen. Der Gesetzgeber erlaubt daher, die Fahrzeugkosten mit einem pauschalen Wert anzusetzen und legt diese Kilometerpauschale selbst fest. Dennoch steht es jedem frei, die tatsächlichen Kosten zu berechnen und auch anzusetzen. Diese müssen dann jedoch den betrieblich veranlassten Fahrten anteilig zugeordnet werden. Wann dies vorteilhaft sein kann, zeigen wir weiter unten.

In Deutschland beträgt die Kilometerpauschale für PKW im Moment 0,30 €, für Motorräder und –roller liegt sie bei 0,13 €. Bisher erhöhte sich die Kilometerpauschale bei Kraftwagen um 0,02 € je Personen, für Motorräder und Fahrräder um 0,01 €, wenn weitere Personen mitgenommen wurden. Diese Möglichkeit ist mit dem neuen Reisekostengesetz, das zum 01. Januar 2014 in Kraft getreten ist, weggefallen. Ebenso gibt es keine Kilometerpauschale für die Nutzung eines Fahrrades mehr. Der pauschale Satz für Kraftwagen gilt sowohl für PKW als auch für Kleintransporter und LKW. Trotz eines höheren Anschaffungswertes und der daraus resultierenden höheren Abschreibung dürfen für Transporter oder LKW keine anderen Pauschalen angesetzt werden.

Abzugrenzen ist die Kilometerpauschale von der Entfernungspauschale für Arbeitnehmer. Diese kann im Rahmen der Einkommenssteuerjahreserklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden, jedoch nur als einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte des Arbeitnehmers.

Reisekostenabrechnung: Kilometerpauschale und Fahrtkosten abrechnenMit der Kilometerpauschale sind alle üblichen Kosten abgegolten, die bei der Fahrt angefallen sind. Als Erstes fallen hier die Kraftstoffkosten ins Gewicht. Anteilig zu den Kosten gehören jedoch auch die Beträge für Versicherungen und Steuern und natürlich auch die Zahlungen für die Pflege und Wartung, für Reparaturen und Ersatzteile. Mit jeder Fahrt nutzt sich das Fahrzeug auch etwas ab. Der Wert von betrieblichen Kraftwagen wird daher in regelmäßigen Raten abgeschrieben. Auch ein privater Fahrzeughalter muss diese Wertminderung berücksichtigen, denn über kurz oder lang muss auch sein Fahrzeug ersetzt werden. Nicht berücksichtigt sind in der Pauschale unvorhergesehene Ereignisse, wie etwa Unfälle oder Schäden durch Vandalismus oder sogar Diebstahl. Die so entstehenden Kosten sind mit der Kilometerpauschale nicht abgedeckt.

Die Kilometerpauschale wird für verschiedene steuerliche und betriebliche Sachverhalte verwendet. Zum einen stellt sie die gesetzliche Grundlage für die Berechnung von Fahrzeugkosten an die Kunden dar. Die Kilometerpauschale ist allgemein anerkannt und bildet hier die untere Grenze, wenn die Nutzung eines Fahrzeuges weiterberechnet werden soll. Natürlich steht es jedem Unternehmen frei, hier auch höhere Pauschalen anzuwenden.

Kilometerpauschale in der Praxis

Größere Bedeutung hat die Kilometerpauschale in der Reisekostenabrechnung von Arbeitnehmern an ihren Dienstherrn, wenn ein privates Fahrzeug für die Dienstfahrt genutzt wurde. Dem Arbeitgeber ist es dann gestattet, seinem Angestellten pauschal je gefahrenem Kilometer 0,30 € steuerfrei zu erstatten. Bezahlt werden die Hin- und Rückfahrt sowie die am Aufenthaltsort angefallenen Kilometer.

Beispiel:
Ein Leiter einer Kundenabteilung besucht am Jahresbeginn seine wichtigsten Kunden persönlich. Dazu nutzt er seinen privaten PKW. Nach Abschluss der Dienstreise erstellt er seine Reisekostenabrechnung. Neben den Kosten für die Übernachtung sowie den Verpflegungsmehraufwand enthält sie auch die gefahrenen Kilometer:

Anreise in das Hotel am 10. Januar: 485 km
Fahrt vom Hotel zum Kunden: 12 km
Rückfahrt am 11. Januar: 485 km

Ergibt:
Gesamt gefahrene Kilometer: 982 km
Kilometerpauschale: 0,30 €
Erstattungsanspruch: 294,60 €

Ohne die tatsächlichen Kosten nachzuweisen, darf der Arbeitgeber im Rahmen der Reisekostenabrechnung also 294,60 € an den Kundenleiter steuerfrei auszahlen. Es fällt also keine Lohnsteuer an, auch Beiträge zur Sozialversicherung werden nicht abgeführt.

Der Gesetzgeber erlaubt auch bei der Erstattung von Reisekosten die Ermittlung der tatsächlichen Kosten. Allerdings muss damit natürlich auch der Arbeitgeber einverstanden sein, der ja die Kosten dafür tragen muss.

Eine Pflicht zur Erstattung von Reisekosten bei Dienstreisen gibt es für die Unternehmen jedoch nicht. Der Arbeitnehmer hat dann die Möglichkeit, sie bei der Einkommenssteuererklärung als Werbekosen anzusetzen.

Kilometerpauschale für Selbständige und Freiberufler

Die pauschale Kilometerabrechnung ist jedoch auch für Selbständige und Freiberufler wichtig. Gerade für kleine Unternehmen oder für Existenzgründer ist es nicht selbstverständlich, einen Firmenwagen anzuschaffen. Sie nutzen oft ihren Privatwagen für betriebliche Fahrten und lassen sich die angefallenen Kosten erstatten. Die Berechnung kann auf Grundlage der Kilometerpauschale erfolgen, man kann aber auch die tatsächlichen Kosten ermitteln.

Tatsächliche Kosten statt Pauschale

Nicht immer ist das Ansetzen der Kilometerpauschale die bessere Wahl. Natürlich ist die Berechnung der Kostenerstattung so einfacher, aber gerade bei hochwertigeren Fahrzeugen oder bei Kleintransportern kann sich der doch recht niedrige Wert der gesetzlichen Pauschale negativ auswirken. Das Finanzamt erkennt die tatsächlichen Kosten jedoch nur an, wenn sie alle penibel nachgewiesen werden können. Nur die Kraftstoffkosten dürfen geschätzt werden.

Beispiel:
Ein Personaltrainer aus dem Fitnessbereich macht sich selbständig. Seine Kunden trifft er nicht nur im Fitness-Studio, sondern auch im Park oder am Waldrand. Für die Fahrten dorthin nutzt er seinen privaten PKW Kombi, einen hochwertigen Audi. Für die Erstattung seiner Kosten ermittelt er einen durchschnittlichen Kilometerkostensatz: Im Jahr 2012 zahlte er 32.000 Euro Kaufpreis, voraussichtlich wird er den Wagen 6 Jahre fahren (das deckt sich auch mit der amtlichen Tabelle für die Abschreibung – Nutzungsdauer für Kfz beträgt 6 Jahre). Die Fahrleistung schätzt der Trainer jährlich mit 30.000 Kilometer ein. Für die Kfz-Steuer sind 312 Euro im Jahr fällig, die Versicherung kostet 1.000 Euro. Außerdem rechnet der Trainer mit Wartungs- und Reparaturkosten von 800 Euro. Durchschnittlich verbraucht der Wagen 8l l Kraftstoff auf 100 km. Für die Miete einer Garage werden monatlich 50 Euro gezahlt.

Hochgerechnet werden die Jahreskosten:

Abschreibung (Anschaffungskosten 32.000 €/Nutzungsdauer 6 Jahre): 5.333 €
Kfz-Steuer: 312 €
Versicherung: 1.000 €
Wartung, Reparatur: 800 €
Kraftstoffkosten (8l/100 km x 30.000 = 2.400l, á 1,50 €): 3.600 €
Garagenmiete: 600 €

Ergibt:

Gesamtkosten jährlich: 11.645 €
entspricht Kosten je Kilometer (Fahrleistung 30.000 km): 0,39 €

Hier wird deutlich, dass ein höherer Ansatz der Fahrtkosten mit 0,39 € gerechtfertigt ist.

Vergleich der Fahrzeugkosten:
Betrieblich werden 12.000 km gefahren.

Kilometerpauschale: 12.000 km x 0,30 €: 3.600 €
Tatsächliche Kosten: 12.000 km x 0,39 €: 4.680 €

Auto, KFZ: Kilometerpauschale bei den Reisekosten, BeispielrechnungDie Differenz der tatsächlichen Fahrzeugkosten zur Kilometerpauschale wird noch größer, wenn ein Kleintransporter genutzt wird, der nicht im Betriebsvermögen erfasst ist. Je teurer das Fahrzeug ist, desto größer ist der Nachteil für den Unternehmer, wenn er nur die Kilometerpauschale ansetzt, weil er die genaue Kostenaufstellung scheut.

Für den Nachweis der betrieblichen Fahrten muss der Unternehmer ein Fahrtenbuch führen. Nur so kann er dem Finanzamt glaubhaft darlegen, wie hoch die private bzw. die geschäftliche Nutzung ist. Die durchschnittlichen Kilometerkosten können auch für Leasingautos ermittelt werden, hier wird die Abschreibung durch den Leasingbetrag ersetzt.

Die Kosten für die betrieblich veranlassten Fahrten und ihre Erstattung an den Unternehmer sind als Betriebsausgaben des Betriebes zu verbuchen. Sie vermindern seinen Gewinn und damit die Steuerbelastung des Selbständigen bzw. Freiberuflers.

Die Entscheidung, nach welcher Methode die Kostenerstattung ermittelt wird, kann für jedes Wirtschaftsjahr neu getroffen werden.


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