Die Vokabel „Kassenbuch“ handelt stellt einen Begriff aus dem kaufmännischen Rechnungswesen bzw. aus den Finanzwissenschaften. Innerhalb eines Kassenbuches werden sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens erfasst, welche mit dem vorhandenen Barvermögen bzw. dem vorhandenen Bargeld abgewickelt wurden. Tiefere Informationen zu dem Thema finden Sie übrigens auch in unserem Artikel Buchhaltung im Lexikon.
Um den Begriff des Kassenbuchs näher beschreiben zu können, ist somit zunächst ein Geschäftsvorfall zu definieren.
Definition eines Geschäftsvorfalls
In einem Geschäftsjahr werden alle Geschäftsvorfälle verbucht. Jedes kaufmännische Ereignis stellt einen solchen Geschäftsvorfall dar.
Ein Buchungssatz wird zu jedem Geschäftsvorfall gebildet. Der Buchhalter muss hierbei strikt zwischen Buchungssätzen die sich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken und neutralen Buchungssätzen differenzieren.
Buchungssätze, die sich auf den Erfolg auswirken, verändern das Eigenkapital beeinflussen somit Gewinn und Verlust des aktuellen Geschäftsjahres (siehe ergänzend auch Artikel Gewinn- und Verlustrechnung im Lexikon). Buchungssätze hingegen, die sich nicht auf eben jenen Gewinn und Verlust auswirken, bezeichnet man als buchungsneutral. Es erfolgt keine direkte Auswirkung auf den Verlust bzw. den Gewinn des Unternehmens.
Sämtliche Geschäftsvorfälle sind in dem sogenannten Grundbuch (auch Journal) zu erfassen. Innerhalb des Grundbuchs werden die Daten und Aufzeichnungen erhoben, die im späteren Verlauf in das Hauptbuch übertragen werden. Innerhalb des Hauptbuches werden Geschäftsvorfälle des Grundbuches auf T-Konten übertragen. Sämtliche getätigten Geschäftsvorfälle und deren Bewegung werden hier abgebildet und lassen sich somit stets nachvollziehen. Am Anfang einer jeden Geschäftsperiode wird darüber hinaus die Eröffnung über das Eröffnungsbilanzkonto, bzw. das Ende der Buchungsperiode über das Schlussbilanzkonto vollzogen.
Das Kassenbuch – Die Verbuchung der Barzahlungen
Sofern Geschäftsvorfälle im oben beschriebenen Sinne mit der Zahlung bzw. der Einnahme von Bargeld in Verbindung stehen, ist die Führung einer sogenannten Geschäftskasse zwingend erforderlich. Hier können sämtliche Erlöse einzeln aufgezeichnet werden. Parallel hierzu besteht die Alternative, die Erlöse in eine sogenannte Registerkasse einzugeben oder in der Geschäftskasse als Tageslosung zu erfassen. Der Barbetrag, der tägliche zustande kommt, ist in das Kassenbuch zu übertragen. Sämtliche Aufzeichnungen, die mit dem buchhalterischen Konto „Kasse“ in Verbindung stehen, sind in dem Kassenbuch zu erfassen. Hierbei handelt es sich um buchhalterische Einzahlungen und Auszahlungen, sprich um den Zu- und Abfluss von Kassenmitteln (hierzu könnten Sie auch die Artikel Zuflussprinzip und Abflussprinzip im Lexikon interessieren).
Anhand des Saldos des Buchungskontos „Kasse“ lässt sich ermitteln, wie groß die Menge an Bargeld ist, die sich derzeit innerhalb der Kasse des Unternehmens befindet. Darüber hinaus befinden sich innerhalb des Kassenbuchs sämtliche Buchungsbelege der betroffenen (getätigten) Geschäftsvorfälle, welche mit dem Konto „Kasse“ in Verbindung stehen. Gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung gilt auch hier das Kredo: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Ein Geschäftsvorfall ist somit nur in Kombination aus Erfassung im Kassenbuch und beigefügtem Beleg rechtswirksam.
Der Kassenbestand (bzw. der Saldo des Kontos „Kasse“) erscheint in der Eröffnungsbilanz des Unternehmens als Aktivposten (somit auf der linken Seite) in der Unterposition des Umlaufvermögens.
Inhaltliche Gestaltung des Kassenbuchs
Wie eingangs bereits erläutert, werden innerhalb des Kassenbuchs sämtliche Geschäftsvorfälle, die mit dem buchhalterischen Konto „Kasse“ in Verbindung stehen, erfasst. Die zu tätigenden Aufzeichnungen sind hierbei nicht willkürlich zu erfassen. Es gelten strenge Richtlinien für die Dokumentation der betroffenen Geschäftsvorfälle.
Zu jedem Vorfall müssen die Informationen „Datum“, „Beleg“, „Belegnummer“, „Buchungstext“, „Steuersatz“, „Einnahme in Kasse“, „Ausgabe durch Kasse“, „Umsatzsteuer / Vorsteuer“ und „Kassenbestand erfasst werden. Diese Informationen sollen im Folgenden näher erläutert bzw. detailliert beschrieben werden:
Datum: Hier muss das Datum, an dem der Geschäftsvorfall bzw. der Buchungssatz stattgefunden hat, erfasst werden. Dies lässt sich im Einzelnen durch Belege nachvollziehen, abgleichen und kontrollieren.
Beleg: Der zu dem Geschäftsvorfall gehörenden Beleg ist dem Kassenbuch (bzw. dem betroffenen Geschäftsvorfall) in der Originalfassung beizulegen.
Belegnummer: Jeder Beleg, der einen Geschäftsvorfall dokumentiert, ist mit einer fortlaufenden Nummer bzw. einem numerischen System zu versehen. Die Belegnummer muss dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig zuzuordnen sein. Eine zweifelhafte Zuordnung muss in jedem Falle vermieden werden.
Buchungstext: Hier wird der buchhalterische Verkehr in Form eines „Soll-an-Haben-Textes“ erfasst. Wird beispielsweise ein Fahrzeug für den Fuhrpark des Unternehmens angeschafft, so lautet der Buchungstext (bzw. Buchungssatz) „Fuhrpark an Kasse“, da der Fuhrpark als aktives Bestandskonto im Soll zunimmt und das Konto Kasse hingegen als ebenfalls aktives Bestandskonto im Haben abnimmt.
Steuersatz: Hier muss der Steuersatz, der dem Geschäftsvorfall zu Grunde liegt, aufgezeichnet werden. Innerhalb der Bundesrepublik Deutschland beträgt dieser Steuersatz in der Regel 7 % (ermäßigter Steuersatz) oder 19 % (regulärer Steuersatz).
Einnahme in Kasse: Unter dieser Position wird der Betrag und die jeweilige Währung (z. B. Euro, Dollar etc.) des Geschäftsvorfalls angegeben, der als Einnahme bzw. Einzahlung in der Kasse des Unternehmens getätigt wird.
Ausgabe durch Kasse: Bei dieser Position handelt es sich um das Gegenstück der zuvor beschriebenen Position „Einnahme in Kasse“. Im Gegensatz hierzu werden jedoch die entsprechenden Ausgaben bzw. Auszahlungen angegeben.
Umsatzsteuer / Vorsteuer: Hier wird die Vorsteuer bzw. die Umsatzsteuer separat ausgewiesen, die sich aus dem jeweiligen Buchungssatz bzw. Geschäftsvorfall ergibt.
Kassenbestand: Unter der Position „Kassenbestand“ wird der monetäre Betrag, der sich aktuell in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet, ausgewiesen. Hierbei müssen sämtliche (in der aktuellen Geschäftsperiode vorgenommenen) Buchungssätze / Geschäftsvorfälle berücksichtigt werden.
Ein Kassenbuch ist nur dann rechtmäßig gepflegt und geführt, wenn sämtliche oben beschriebene Positionen ordnungsgemäß erfasst wurden. Die Vernachlässigung einzelner Positionen ist nicht rechtmäßig und verstößt darüber hinaus gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).
Kassenbuch: Rechtliche Grundlagen für die Führung und Dokumentation
Die bisher getätigten Ausführungen im Bezug auf die Führung eines buchhalterischen Kassenbuchs machen ersichtlich, dass jeder Buchungssatz bzw. jeder Geschäftsvorfall nach vorgegebenem Schema zu erfassen ist. Die dahinter liegende Struktur basiert (größtenteils) auf Gesetzen (erlassen durch die legislativen Organe) und Verordnungen (erlassen durch die exekutiven Organe).
Grundsätzlich resultiert die Pflicht zur Führung eines buchhalterischen Kassenbuchs aus dem § 146 der Abgabenordnung (kurz: AO) und dem § 22 des Umsatzsteuergesetzes (kurz: UStG). Demnach ist jeder einzelne Geschäftsvorfall (bzw. jeder Umsatz) zwingend mit Hilfe eines Kassenbuchs aufzuzeichnen. Eine Ausnahme stellt der § 4 Absatz 3 des Einkommenssteuergesetzes (kurz: EStG) dar. Wer nach dieser Vorschrift seine Gewinne ermittelt, muss kein Kassenbuch führen (kann dies aber trotzdem tun). In diesem Fall muss jedoch eine Dokumentation bzw. Aufzeichnung nach den Vorschriften des § 22 UStG erfolgen. Hierbei müssen ebenfalls sämtliche Belege aufgezeichnet werden. Auch hier gilt somit der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“. Gemäß § 146 der Abgabenordnung (AO) besteht die Pflicht der Einzelaufzeichnung für jede Einnahme des betroffenen Betriebes.
Die Führung des Kassenberichtes
Für jeden einzelnen Geschäftstag ist ein Kassenbericht anzufertigen. Das Kassenbuch setzt sich am Ende der Geschäftsperiode aus den einzeln angefertigten Kassenberichten zusammen. Hieraus resultiert die Schlussfolgerung, dass jeder Kassenbericht das zu Grunde liegende Datum (das Datum des Geschäftstages) beinhalten muss (Dokumentationspflicht). Der täglich anzufertigende Kassenbericht gibt Aufschluss darüber, wie sich die jeweiligen Tageseinnahmen der Kasse (buchhalterisches Konto „Kasse“) zusammensetzen. Das Tagesergebnis wird häufig auch als „Tageslosung“ betitelt. Der Kassenbericht muss direkt an dem jeweils betroffenen Tag erstellt werden. Er darf somit nicht nachträglich angefertigt werden. Somit ist eine zeitnahe und korrekte Dokumentation sichergestellt. Darüber hinaus dürfen nicht mehrere Tage in einem Kassenbericht zusammengefasst werden. Dies ist auch dann nicht legitim, wenn an einem einzelnen Geschäftstag keine nennenswerten bzw. gar keine Geschäftsvorfälle zu verzeichnen sind. Sollte das jeweils betroffene Unternehmen eine oder mehrere Nebenkassen führen, so sind deren Ergebnisse mit Hilfe der Nebenkassenkladden in den dazugehörigen Kassenbericht zu übernehmen. Sollte ein Unternehmen eine offene „Ladenkasse“ führen, die keine Registrierung der einzelnen Fälle vornimmt, so ist der monetäre Inhalt der Kasse täglich auszuzählen und entsprechend in den Kassenbericht einzutragen.
Kassenbuch: Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist
Die Kassenberichte bzw. das hieraus resultierende Kassenbuch unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Dies gilt auch für die dem Kassenbuch / dem Kassenbericht anliegenden Belege der Buchungssätze bzw. Geschäftsvorfälle. Die getätigten Protokolle über die Zählung der Bestände der Kassen und Nebenkassen sind ebenfalls aufzubewahren. Sollte aufgrund einzelner Gesetzesvorschriften die Führung eines Kassenbuchs (und somit auch die Führung von Kassenberichten) nicht erforderlich sein, so müssen dennoch sämtliche getätigten Aufzeichnungen und Belege aufbewahrt werden. Hiermit wird der nötigen Beweisvorsorge genüge getan.
Sowohl elektronisch geführte Kassenbücher, als auch manuell geführte Kassenbücher und alle dazugehörigen Unterlagen, Quittungen und Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Kassenbuch als Nachweis für die Steuerhinterziehung
Das Kassenbuch dient in erster Linie als Aufzeichnung und hat keinen tatsächlichen Beweiswert. Ist das Kassenbuch jedoch absichtlich falsch / fehlerhaft geführt worden, so steht ein möglicher Anfangsverdacht der Steuerhinterziehung im Raum. Grundlage hierfür stellt § 370 der Abgabenordnung dar. Dies ist dann möglich, wenn dem zuständigen Finanzamt bekannt wird, dass Tageseinnahmen (die sich aus den Kassenberichten ergeben) falsch deklariert und / oder manipuliert wurden. Informationen dieser Art kann das Finanzamt aus Unregelmäßigkeiten (z. B. durch die Beschäftigung von Schwarzarbeitern oder aus Testkäufen) erlangen und gegen das entsprechende Unternehmen bzw. dem Buchhalter verwenden. Die Steuerhinterziehung wird mit harten Maßnahmen geahndet und stellt ein schweres Vergehen dar.
Ergänzende Informationen
Ergänzend zu diesem Artikel sollten Sie sich auch die Artikel Brutto , Netto, Mehrwertsteuer (bzw. Mehrwertsteuer, Berechnung), BWA , Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR ansehen.
