Controlling

Controlling, Definition im UnternehmerlexikonDas Wichtigste vorneweg: In der Fachwelt gibt es keine eindeutige Bestimmung des Begriffs Controlling. Viele Forscher aus verschiedenen Disziplinen haben sich der Materie inhaltlich angenommen und eigene Definitionen entwickelt. Fast alle haben gemeinsam, dass sie das Controlling als Koordinierungsaufgabe der Unternehmensführung verstehen, in der es vor allem darum geht, kurz- oder langfristige Prozesse zu planen und zu steuern, mit dem Ziel, den unternehmerischen Erfolg sicherzustellen: Somit ist das Controlling ein elementarer Teil der Unternehmensführung, das sich in erster Linie als Koordinationsaufgabe versteht. Es müssen alle wichtigen Informationen gewonnen werden, damit alle Unternehmensbereiche und wirtschaftlichen Prozesse geplant, gesteuert, gelenkt und kontrolliert werden können. Controlling ist somit eine übergeordnete betriebliche Funktion, die dazu dient, Daten und Informationen zu beschaffen, damit zielgerichtete Entscheidungen von der Unternehmensführung getroffen werden können.

Wenn viele Deutsche das Wort Controlling zum ersten Mal lesen, denken sie zuerst daran, dass diese Abteilung im Unternehmen eine Art Kontrollfunktion übernimmt. Doch dies ist nicht so: Controller sollen sowohl im betriebswirtschaftlichen als auch im wortwörtlichen Sinne die Prozesse im Unternehmen steuern und regeln, sie aber nicht kontrollieren.

Der Fachbegriff Controlling stammt also nicht, wie zunächst angenommen werden könnte, aus der anglo-amerikanischen Betriebswirtschaftslehre, sondern ist vielmehr eingedeutscht: Zwar wurde das englische Verb to control, das übersetzt so viel wie regeln oder steuern bedeutet, als Grundlage benutzt. Das begriffliche Äquivalent in den USA und Großbritannien wäre allerdings das Management Accounting, was im Deutschen nur das interne Rechnungswesen charakterisiert. Doch das, was der Terminus Controlling im Unternehmensgefüge wirklich beschreibt, ist inhaltlich wesentlich breiter gefasst.

In den vergangenen Dekaden wurde das Aufgabenspektrum des Controllings immer weiter und ganzheitlicher gefasst, was sich auch in der Bedeutung des Teilbereichs innerhalb des Unternehmens widerspiegelt: So ist das Controlling als Führungsaufgabe mindestens auf der zweiten Führungsebene angesiedelt, wird aber oftmals auch – gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen – von der Geschäftsführung selbst wahrgenommen.

Unterscheidungsarten des Controllings

Von einigen Experten werden zwei Ebenen des Controllings unterschieden: Zum einen ein operatives und zum anderen ein strategisches Controlling.

Das operative Controlling weist als Charakteristikum einen eher kurzfristigen Planungshorizont auf und bezieht sich auf alle Tätigkeiten des Managements, die zeitnahen monetären Erfolg erzielen sollen. Richtungsgrößen des operativen Controllings sind dementsprechend beispielsweise das Generieren von Gewinn und das Sicherstellen finanzieller Zahlungsfähigkeit. Zusammenfassen lässt sich diese Art des Controllings mit der Frage, ob das Unternehmen die Entscheidungen der Geschäftsführung richtig umsetzt.

Das strategische Controlling der Unternehmensführung soll dazu dienen, den langfristigen Erfolg im Unternehmen sicherzustellen. Dazu werden auf mehrere Jahre angelegte Strategien entwickelt, die dann im operativen Bereich in einzelnen Maßnahmen umgesetzt werden. Zielgrößen sind demnach das Erreichen eines größeren Marktanteils oder das Realisieren von Potenzialen in der Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen. Diese Funktionsebene des Controllings lässt sich auf die Fragestellung beschränken, ob im Unternehmen von der Führung die richtigen langfristigen Entscheidungen getroffen werden.

Aufgaben des Controllings

Anhand der vielen verschiedenen Begriffsbestimmungen des Controllings wird deutlich, dass es sich um einen mehrschichtigen Prozess handelt, der analog mehrere Ebenen umfasst. Dies wirkt sich auch auf die Aufgaben des Controllings aus, die ebenso und je nach Definition in unterschiedliche Komponenten untergliedert werden können. Oftmals fällt auch eine genaue Abgrenzung schwer, weil es thematische Überschneidungen innerhalb der differenten Aufgabenbereiche gibt. Im Folgenden werden die elementaren Funktionen beschrieben:

Aufgaben der Planung

Planung im Controlling:  Erstellung von kostenplänen, Finanzierungsplänen und InvestitionsplänenMit dieser Aufgabe ist ganz allgemein gemeint, dass ein Controller maßgeblich beim Aufstellen, Umsetzen und Kontrollieren aller Pläne, die in einem Unternehmen umgesetzt werden können, beteiligt ist. Beispiele solcher Pläne sind Kosten-, Finanzierungs- oder Investitionspläne (siehe auch Artikel Investment im Lexikon).

Zusammen mit dem Management wird ein Zielsystem für einen bestimmten zu definierenden Gesamtprozess entwickelt, in dem alle Teilbereiche mit ihren jeweiligen Einzelzielen berücksichtigt werden. Das entwickelte System dient dann dazu, diejenigen Maßnahmen zu identifizieren, die notwendig sind, diese gesetzten Ziele zu erreichen sowie die Ressourcen festzulegen, die dazu gebraucht werden.

Einzelmaßnahmen des Controllings innerhalb dieser Funktion sind unter anderem das Entwickeln der benötigten Unterlagen zur Planung des Gesamtprozesses sowie die zeitliche Koordination der einzelnen Schritte und das Aufstellen des Budgets.

Aufgaben der Steuerung im Controlling

Steuerungsfunktion: Steuerung als Aufgabe des ControllingDie Steuerungsfunktion innerhalb des Controllings hat die Aufgabe, den Geschäftsverlauf systematisch zu überwachen. So soll frühzeitig identifiziert werden, ob Umwelteinflüsse wie ökonomische oder gesellschaftliche Rahmenbedingungen sich verändern und Auswirkungen auf den gewöhnlichen Geschäftsverlauf haben können.

Um diese Aufgabe zu erfüllen, werden die tatsächlichen Ist-Werte mit den vorher geplanten Soll- Werten verglichen. Danach wird analysiert, warum es zu potenziellen Abweichungen zwischen den beiden Werten gekommen ist. Zudem wird ein Bericht an das Management mit den identifizierten Schwachstellen und Möglichkeiten zur Lösung des Problems verfasst, damit dieses über den Prozess informiert ist und gegebenenfalls Maßnahmen von der Führung beschlossen werden können, um den gewünschten Zielen näher zu kommen.

Konkrete Handlungen des Controllers in dieser Funktion sind die Ursachen für eventuell vorhandene Abweichungen von Soll- und Ist-Werten aufzudecken und dem Management Handlungsempfehlungen zu geben, wie auf die sich verändernden Umwelteinflüsse reagiert und somit der Geschäftsverlauf optimiert werden kann. Darüber hinaus erstellt der Controller Prognosen über die künftige finanzielle Entwicklung, beispielsweise im Finanzplan oder in einer vorweggenommenen Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GUV).

Aufgaben der Informationsbeschaffung und der Berichterstellung

Wesentliche Aufgabe des Controllings ist es, Daten und Fakten über alle Teilsysteme im Unternehmen hinweg zu sammeln und somit sicherzustellen, dass die Unternehmensführung möglichst vollständige Information für das Treffen ihrer Entscheidungen hat. Dies kann nur der Fall sein, wenn die Controlling-Abteilung zuvor Berichte mit all diesen Informationen angefertigt und dem Management zur Verfügung gestellt hat. Nur so können Entscheidungen als betriebswirtschaftlich fundiert bezeichnet werden.

Um einen reibungslosen und effizienten Ablauf zu gewährleisten, sollte die Organisation des gesamten Berichtswesens in der Verantwortung des Controllings liegen. Die Führung muss in regelmäßigen Abständen über die wichtigsten Kennzahlen (sogenannte KPI's für Key Perfomance Indicator) – oft auch bewertend – informiert werden. Dies ist essenziell, da nur so die Rentabilität, die Liquidität und die Geschäftsentwicklung des Unternehmens durch Zielgrößen wie Gewinn oder Deckungsbeitrag festgestellt werden kann. Dafür stehen dem Controlling allgemeine Kennzahlensysteme wie die Kostenrechnung zur Verfügung, die gerade für das operative Controlling wichtig sind.

Aufgaben der Koordination

Koordinierung im Controlling: Wertschöpfung erhöhenInnerhalb dieser Aufgabe muss der Controller darauf achten, dass die verschiedenen Systeme auf das Erreichen des Gesamtziels und der Wertschöpfung im Ganzen ausgerichtet sind. Zu diesen zählen beispielsweise das Planungs-, Berichterstellungs- und Informationssystem.

Durch diese Funktion soll sichergestellt werden, dass in den Teilsystemen fortwährend Anpassungen vorgenommen werden können, wenn sich abzeichnet, dass ein Ziel nicht erreicht werden kann. Dazu muss der Informationsfluss zwischen den Systemen aufrecht erhalten und Prozesse abgestimmt und gestaltet werden, damit das definierte Ziel unter Verwendung der eingeplanten Ressourcen erreicht werden kann.

Diese Aufgabe des Controllings wird darin zusammengefasst, ein Rechnungswesen zu etablieren, das in der Lage ist, Prognosen darüber aufzustellen, welche Auswirkungen differente Handlungsoptionen auf den Geschäftsverlauf und alle Teilsysteme, die darin involviert sind, haben. Auch dies dient wiederum dem Ziel, dem Management möglichst vollkommene und vollständige Information zur Verfügung zu stellen, damit dieses Entscheidungen treffen kann, die für das gesamte Unternehmen optimal sind.

Lesen Sie auch die Artikel Lastenheft und Pflichtenheft sowie den Artikel zur Netzplantechnik im Lexikon, diese sind vor allem im Rahmen des Projektmanagements und des daran angeschlossenen Controllings relevant.


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