Buchhaltung

Buchhaltung und Doppelte Buchführung im UnternehmerlexikonDie Buchhaltung, die auch als Finanzbuchhaltung, als Geschäftsbuchhaltung oder im angelsächsischen Sprachraum als Financial Accounting bezeichnet wird, hat die Aufgabe, den laufenden Geschäftsverkehr eines Unternehmens abzubilden. Jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, im Rahmen seiner Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle chronologisch, systematisch und lückenlos aufzuzeichnen. Geschäftsvorfälle verändern die Vermögenszusammensetzung eines Unternehmens: sie können entweder bestandswirksam (erfolgsneutral) oder erfolgswirksam sein. Geschäftsvorfälle können sich aus Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten (siehe hierzu Artikel Kreditor im Lexikon), Kunden (ergänzend hierzu können Sie den Artikel Debitor im Lexikon lesen), Kreditinstituten, Arbeitnehmern und dem Staat ergeben, aber auch durch innerbetriebliche Strukturveränderungen veranlasst werden. Die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle dient der externen Rechenschaftslegung gegenüber Anteilseignern (siehe hierzu z.B. Artikel Gesellschafter im Lexikon), Banken, Staat sowie Öffentlichkeit.

Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen beschränken sich auf die Grundlagen der Buchhaltung. Die Grundelemente der doppelten Buchhaltung, der laufende Geschäftsverkehr und die Abschlussvorbereitungen sind separat zu behandelnde Themenbereiche.

Zu den Hauptzwecken der Buchhaltung gehört die periodische Erfolgsermittlung. Durch die Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) bzw. von Aufwendungen und Erträgen lässt sich der Gewinn oder Verlust für eine Abrechnungsperiode bestimmen. Durch die Aufstellung einer Bilanz wird die Zusammensetzung des Unternehmensvermögens und die Herkunft des Kapitals deutlich.

Buchhaltungssysteme

Grundsätzlich lassen sich kameralistische Buchhaltung und kaufmännische Buchhaltung unterscheiden.

Kameralistische Buchhaltung

Die kameralistische Buchhaltung oder Kameralistik ist das Buchhaltungssystem der Behörden und öffentlichen Verwaltungen. Sie orientiert sich am staatlichen Haushaltsplan (Etat), der durch das zuständige Parlament verabschiedet wird. Durch die Kameralistik soll in erster Linie eine Kontrolle der tatsächlichen Ausgaben ermöglicht werden. Dazu wird ein Vergleich zwischen tatsächlich angefallenen Ausgaben und Einnahmen einerseits und den entsprechenden Soll-Ansätzen des Haushaltsplans andererseits vorgenommen. Weitere Anforderungen, wie etwa eine Autwandsrechnung oder eine Erfolgskontrolle, können an die Grundform der Kameralistik nicht gestellt werden. Durch Modifikationen und Erweiterungen lässt sich der Aussagegehalt der Kameralistik verbessern, doch für einen Einsatz im kaufmännischen Bereich ist sie nicht zweckmäßig.

Kaufmännischen Buchhaltung

Bei der kaufmännischen Buchhaltung bestehen zwei Varianten, die einfache und die doppelte Buchhaltung.

Einfache Buchhaltung, Einnahmen - AusgabenBei der einfachen Buchhaltung werden lediglich Einnahmen und Ausgaben buchmäßig auf Bestandskonten festgehalten. Die Ermittlung des Periodenerfolgs erfolgt durch einen Bestandsvergleich am Periodenende. Es bestehen keine Erfolgskonten zur Erfassung von Aufwendungen und Erträgen, sodass keine Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt werden kann. Früher wurde die einfache Buchhaltung von kleinen Handwerks- oder Einzelhandelsunternehmen eingesetzt. Heute ist sie in Deutschland handelsrechtlich nicht mehr zulässig.

Das im kaufmännischen Bereich üblicherweise eingesetzte Buchhaltungssystem ist das der doppelten Buchhaltung. Bei der doppelten Buchhaltung (kurz auch als "Doppik" bezeichnet) wird der Periodenerfolg auf zweifache Weise ermittelt: Zum einen durch einen Bestandsvergleich über die Bilanz, zum anderen durch die Gewinn- und Verlustrechnung (ergänzend hierzu könnte auch unser Artikel Jahresabschluss für Sie interessant sein). Zudem werden bei der Verbuchung von Geschäftsvorfällen immer zwei Konten berührt und eine getrennte chronologische und sachliche Erfassung vorgenommen. Durch die doppelte Verbuchung ist zugleich eine Kontrolle für die Richtigkeit der ermittelten Ergebnisse sichergestellt.

Die grundsätzlichen Regeln der doppelten Buchhaltung wurden erstmals 1494 in dem Buch "Summa de Arithmetica" von dem Venezianer Luca Pacioli zusammengestellt. Durch die regen Handelsbeziehungen der großen Handelshäuser gelangten sie bald nach Deutschland und fanden dort Verbreitung. In den folgenden Jahrhunderten entwickelte sich die doppelte Buchhaltung zu einem umfangreichen System mit erheblichen länderspezifischen Besonderheiten. Seit 1968 wird versucht, in den Ländern der Europäischen Union die Regelungen zu harmonisieren. Dazu wurden mehrere europäische Richtlinien mit Mindestanforderungen an das Rechnungswesen herausgegeben, die jeder EU-Staat in nationales Recht umsetzen muss.

Buchhaltung, Rechtsgrundlagen

Da die Buchhaltung als Informationsquelle und als Instrument der Rechenschaftslegung für unternehmensexterne Adressaten (Anteilseigner, Gläubiger, Staat u.a.) dienen soll, ist sicherzustellen, dass die Zahlen der Buchhaltung nach einheitlichen Regelungen erfasst und dargestellt werden. Ferner müssen die Zahlen nachprüfbar sein. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber im Handels- und im Steuerrecht Rahmenrichtlinien zur Buchhaltung festgelegt. Die gesetzlichen Regelungen werden durch die "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung" ergänzt, die sich an den Gepflogenheiten, die "ordentliche und ehrenwerte Kaufleute" zeigen sollen, orientieren.

Für die Buchhaltung grundlegend sind die Regelungen des Handelsgsteuergesetz (siehe HGB im Lexikon). Das gesamte dritte Buch des HGB beschäftigt sich mit den "Handelsbüchern" und Vorschriften zu deren Führung. Darüber hinaus enthalten das Aktiengesetz (siehe hierzu ergänzend Artikel AG im Lexikon), das GmbH-Gesetz (hierzu empfehlen wir den Artikel GmbH im Lexikon) und das Genossenschaftsgesetz (siehe auch Artikel Genossenschaft im Lexikon) Regelungen, die die Buchhaltung betreffen.

Steuerliche Bestimmungen, die bei Buchhaltung und Bilanzierung zu beachten sind, finden sich in der Abgabenordnung, im Einkommensteuergesetz, im Körperschaftsteuergesetz (siehe Artikel Körperschaftsteuer im Lexikon) und im Umsatzsteuergesetz (siehe Umsatzsteuer im Lexikon).

Buchhaltung, Rechtsgrundlagen - z.B. HGB und GoBDurch den unbestimmten Rechtsbegriff der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB) werden die gesetzlichen Regelungen spezifiziert und an den gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Wandel, der durch die Automatisierung des Rechnungswesens ausgelöst wird, angepasst. In der Handelsrechtsreform durch das Bilanzrichtliniengesetz sind 1985 mehrere GoB in das HGB aufgenommen worden und bilden nun kodifiziertes Recht. Für die übrigen GoB gilt die Generalnorm des § 238 HGB, nach der die GoB bei der Buchhaltung zu beachten sind.

Es lassen sich formelle und materielle GoB unterscheiden. Die formellen GoB sollen Klarheit und Übersichtlichkeit der Aufzeichnungen sicherstellen. Es wird gefordert, dass die Buchhaltung systematisch und verständlich geführt werden muss. Ferner gilt das "Belegprinzip", nach dem keine Buchung ohne Beleg ausgeführt werden darf. Korrekturen müssen nachvollziehbar sein. Durch die Vorgabe von Aufbewahrungsfristen für Belege und Buchungsunterlagen soll eine nachträgliche Überprüfung ermöglicht werden.

Die materiellen GoB zielen auf Vollständigkeit und Richtigkeit ab. So ist die Verbuchung fingierter Geschäftsvorfälle ebenso unzulässig wie die Nichtverbuchung von buchungspflichtigen Vorgängen.

Organisation der Buchhaltung

Zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle dienen die "Bücher", die heute im Regelfall die Form von EDV-Dateien oder Computerlisten besitzen.

Im Grundbuch, das auch die Bezeichnungen Journal, Memorial, Primanota oder Tagebuch trägt, werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch geordnet aufgelistet. Nach den organisatorischen Gegebenheiten eines Unternehmens kann das Grundbuch in mehrere Teilbücher (z.B. Kassenbuch, Wareneinkauf, Warenverkauf, Bankkonto) aufgeteilt werden.

Eine zweite Verbuchung erfolgt im Hauptbuch nach sachlichen Kriterien. Aus dem Hauptbuch lassen sich Nebenbücher ausgliedern. Die Nebenbücher werden getrennt geführt. Über verdichtete Buchungen (Sammelbuchungen) fließen die Daten der Nebenbücher dann in das Hauptbuch ein. Nebenbücher werden häufig für das Warenlager, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Anlagenverwaltung angelegt. In weiteren Nebenbüchern werden die Geschäftsbeziehungen mit Kunden (Debitorenbuchhaltung) und Lieferanten (Kreditorenbuchhaltung) aufgezeichnet. Die Aufzeichnungen sind nach einzelnen Kunden bzw. Lieferanten geordnet, sodass die individuellen Kreditverhältnisse deutlich werden.

Grundlage für jede Verbuchung bildet ein Beleg. Im Regelfall liegen sogenannte "natürliche Belege" oder Urbelege vor, die auf Transaktionen zwischen den Unternehmen und Dritten beruhen. Natürliche Belege sind Rechnungen, Quittungen, Frachtbriefe oder Bankauszüge. Ist ein natürlicher Beleg nicht vorhanden, muss ein künstlicher Beleg angefertigt werden. Beispiele für künstliche Belege sind Materialentnahmescheine, Lohn- und Gehaltslisten oder Umbuchungsbelege.

Die Belege sind geordnet abzulegen und zehn Jahre lang aufzubewahren. Bei einer chronologischen Ablage können die abgelegten Belege als Grundbuchersatz dienen.

Die vorherrschende Buchhaltungsform ist heute die EDV-gestützte Buchhaltung, durch die eine Mehrfacherfassung vermieden und die automatisierte Weiterverarbeitung erleichtert wird. Traditionelle Buchhaltungstechniken wie die Übertragungsbuchhaltung oder die Durchschreibebuchhaltung spielen heute keine Rolle mehr.

Kleinere Unternehmen betrauen häufig ihren Steuerberater nicht nur mit der Erstellung ihrer Steuererklärung, sondern auch mit der Durchführung der Buchhaltung. Steuerberater können dazu auf die Dienste der DATEV zurückgreifen, die als zentrales Großrechenzentrum der steuerberatenden Berufe 1966 in Nürnberg gegründet wurde. Über die DATEV können Steuerberater Buchhaltung, Bilanzierung, das Mahnwesen, die Lohnabrechnung, aber auch die Kostenrechnung und die Steuerberechnung für ihre Klienten EDV-technisch abwickeln.

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