In Deutschland gilt die sogenannte Buchführungspflicht. Diese ist sowohl durch das Handelsgesetzbuch (HGB) als auch steuerrechtlich geregelt.
§ 238 HGB besagt, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, Bücher zu führen. In diesen Büchern müssen Handelsgeschäfte sowie die Vermögenslage nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung dargestellt werden. Die Bücher müssen so geführt werden, dass Dritte sie verstehen können.
Für wen die Buchführungspflicht gilt
Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet Bücher zu führen. Als Kaufmann gilt zunächst einmal jeder, der ein Handelsunternehmen betreibt. Eine Ausnahme bilden die Kleingewerbetreibenden. Diese sind so definiert, dass ihr Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erforderlich macht. Allerdings war lange nicht einheitlich geregelt, auf wen die Definition des Kleingewerbetreibenden im Einzelnen zutreffend ist. So orientierte man sich zum Beispiel an der Zahl der Arbeitnehmer, aber auch an der Größe und der Anzahl der Geschäftsniederlassungen und an der internen Organisation des Betriebs.
Im Jahr 2009 wurde im Rahmen von § 241a HGB eine Vereinfachung der Einteilung als Kleinunternehmer eingeführt. Nach dieser Vereinfachung gilt für Unternehmen, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren einen Gewinn von 60.000 Euro bzw. einen Umsatz von 600.000 Euro nicht überschreiten, keine Buchführungspflicht.
Für Kapitalgesellschaften ist diese Vereinfachung jedoch nicht gültig. Eine Kapitalgesellschaft ist immer Buchführungspflichtig. Und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine AG, eine KGaA, eine GmbH, eine e.G. oder eine EWIV handelt.
Wer sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt gilt ebenfalls als Kaufmann – als sogenannter Kannkaufmann.
Steuerrechtliche Buchführungspflicht
Eine ordnungsgemäße Buchführung ist vor Gericht beweiskräftig, denn durch das Ineinandergreifen der einzelnen Buchungen kann ein Missbrauch weitestgehend ausgeschlossen werden bzw. ein Missbrauch würde der Prüfung der Bücher nicht standhalten. Aus diesem Grunde schließt auch das Steuerrecht an die Buchführungspflicht des Handelsgesetzbuches an. So besagt § 140 AO, dass alle Unternehmer, die nach dem Handelsgesetzbuch buchführungspflichtig sind, ebenso nach dem Steuerrecht buchführungspflichtig sind. Es handelt sich hierbei um die derivate, abgeleitete Buchführungspflicht. Darüber hinaus erweitert das Steuerrecht die Buchführungspflicht durch den § 141 AO auf gewerbetreibende Nicht-Kaufleute, die einen bestimmten Umsatz oder Gewinn erzielen oder die über ein bestimmtes Betriebsvermögen verfügen. Dies ist die sogenannte originäre Buchführungspflicht.
Die Buchführungspflicht nach dem Steuerrecht betrifft alle gewerblichen Unternehmen und gilt auch für Land- und Forstwirte, die bestimmte wirtschaftliche Grenzwerte überschreiten. So gilt die steuerrechtliche Buchführungspflicht für Gewerbebetriebe, die einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr erwirtschaften. Für Land- und Forstwirte gilt die steuerrechtliche Buchführungspflicht, wenn sie einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr erwirtschaften, einen Jahresumsatz von über 600.000 Euro im Kalenderjahr erzielen und/oder selbstbewirtschaftete Flächen zur land- und forstwirtschaftlichen Nutzung mit einem Wirtschaftswert von über 25.000 Euro betreiben.
Keine Buchführungspflicht für Freiberufler
Freiberufliche Tätigkeiten, wie sie beispielsweise von Ärzte, Steuerberater oder Rechtsanwälte ausüben, sind von der Buchführungspflicht befreit, da sie kein Handelsgewerbe und kein land- und forstwirtschaftliches Unternehmen betreiben. Dies gilt auch, wenn die Freiberufler die oben erwähnten Umsatz- bzw. Gewinngrenzen überschreiten. Freiberufler dürfen in jedem Fall eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anstelle der Bilanz einreichen.
Buchführungspflicht durch schlüssiges Verhalten
In seltenen Fällen wird die Buchführungspflicht durch schlüssiges Verhalten begründet. Dies geschieht, wenn ein Unternehmer sich freiwillig für die Buchführung entscheidet. Wer eine Eröffnungsbilanz erstellt und Bücher führt, wird durch seine freiwillige Auswahl der Ermittlungsart buchführungspflichtig. Dies ist auch dann der Fall, wenn man die handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Voraussetzungen für die Buchführungspflicht nicht erfüllt.
Wechsel der Gewinnermittlungsart
Der Wechsel von der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) hin zur doppelten Buchführung, ebenso wie der umgekehrte Wechsel, kann aus verschiedenen Gründen erfolgen. Meist wird umgestellt, wenn ein Unternehmen höhere Gewinne erzielt und beginnt die Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zu überschreiten.
Vom Gesetzgeber wird für die Umstellung ein gewisses Zeitfenster für den Übergang gewährt. Nachdem das Finanzamt darauf verwiesen hat, dass für das Unternehmen nun Buchführungspflicht besteht, muss mit Beginn des Jahres, das auf diese Mitteilung folgt, die Gewinnermittlung umgestellt werden.
Der Wechsel von einer EÜR hin zur Buchführung kann auch freiwillig erfolgen. Ein Wechsel wieder zurück zur EÜR ist jedoch in jedem Falle mit mehr Hürden verbunden als der umgekehrte Weg. Man muss eine entsprechende Feststellung vom Finanzamt einholen, bevor man den Wechsel vornehmen darf.
