Betriebsausgabe

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch den Betrieb verursacht sind. In der Gewinn- und Verlustrechnung senken die Betriebsausgaben den Gewinn eines Unternehmens (siehe auch Artikel zum Begriff EBIT im Lexikon). Da ein niedriger Gewinn auch eine niedrigere Steuerlast bedeutet, ist es das Ziel vieler Unternehmen, möglichst hohe Betriebsausgaben und damit einen niedrigeren Gewinn auszuweisen. Um zu verhindern, dass Unternehmen mit unnötigen Investitionen (siehe hierzu Artikel Investment im Lexikon) ihren Gewinn künstlich reduzieren, hat der Gesetzgeber umfangreiche Regelungen und Abzugsverbote für Betriebsausgaben erlassen.

Abzugsfähige Betriebsausgaben

Zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen in der Regel alle Ausgaben, die dem direkten Geschäftszweck dienen. Dazu zählen insbesondere die Aufwendungen für

• Wareneinkäufe
• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen
• Löhne und Gehälter
• Mietkosten für Geschäftsräume

Sie lassen sich in voller Höhe gewinnmindernd als Betriebsausgaben geltend machen.

Anschaffungskosten für Anlagevermögen

Das Anlagevermögen sind sämtliche Vermögensgegenstände eines Unternehmens, die dafür bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb dauerhaft zu dienen. Dazu zählen vor allem Grundstücke, Gebäude, Maschinen und der Fuhrpark. Die Anschaffungskosten für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens lassen sich nur über Abschreibungen oder beim Verkauf als Betriebsausgaben geltend machen.

Handelt es sich um abnutzbare Anlagegüter, wie z.B. Gebäude, Maschinen oder LKWs, so müssen die Anschaffungskosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungszeit abgeschrieben werden. Lediglich die jährliche Abschreibung stellt hierbei eine Betriebsausgabe dar und hat somit Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens.

Beispiel:
Unternehmer A kauft am 01.01.2014 eine neue Maschine. Die Anschaffungskosten betragen 100.000 Euro. Die betriebsgewöhnliche Nutzungszeit beträgt laut AfA-Tabelle 10 Jahre. Die jährliche Abschreibung beträgt somit 10.000 Euro (100.000 Euro / 10 Jahre). Auch wenn Unternehmer A die Anschaffungskosten von 100.000 Euro bereits im Jahr 2014 bezahlt hat, darf er für dieses Jahr nur die Abschreibung von 10.000 Euro als Betriebsausgabe geltend machen. Die restlichen 90.000 Euro der Anschaffungskosten müssen über die nächsten 9 Jahre verteilt abgeschrieben werden.

Anschaffungskosten für nicht abnutzbare Anlagegüter, wie z.B. für Grundstücke, sind grundsätzlich erst nach dem Verkauf als Betriebsausgabe oder Betriebseinnahme zu berücksichtigen.

Betriebsausgaben bei privater Nutzung von Wirtschaftsgütern

Kosten für die private Lebensführung eines Unternehmers (z.B. für Wohnen, Kleidung und Lebensmittel) sind grundsätzlich keine Betriebsausgaben. Komplizierter wird es allerdings, wenn ein Wirtschaftsgut sowohl privat als auch betrieblich genutzt wird:

Zum Betriebsvermögen gehören grundsätzlich alle Wirtschaftsgüter, die zu über 50% betrieblich genutzt werden. Man bezeichnet diese Güter auch als „betriebsnotwendiges Betriebsvermögen“. Die Aufwendungen für das Wirtschaftsgut werden vollständig als Betriebsausgabe gebucht. Der private Nutzungsanteil stellt allerdings eine Privatentnahme dar, die entsprechend in der Buchhaltung berücksichtigt werden muss.

Als Privatvermögen gelten alle Wirtschaftsgüter, deren betrieblicher Nutzungsanteil weniger als 10% beträgt. Wird ein solches Wirtschaftsgut betrieblich genutzt, sind die durch die Nutzung entstehenden Kosten auch als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Wird ein Wirtschaftsgut mehr als 10% aber weniger als 50% betrieblich genutzt, so hat der Unternehmer ein Wahlrecht, ob er das Wirtschaftsgut zu seinem Betriebs- oder zu seinem Privatvermögen zählt. Wird ein solches Gut zum betrieblichen Vermögen gezählt, so nennt man dies auch „gewillkürtes Wirtschaftsgut“.

Beispiel anhand eines betrieblich und privat genutzten PKWs:

a) Unternehmer A besitzt einen PKW, den er sowohl betrieblich als auch Privat nutzt. Der betriebliche Nutzungsanteil liegt bei 70%. Der PKW zählt zwingend zum betriebsnotwendigen Betriebsvermögen. Alle anfallenden Kosten sind Betriebsausgaben. Für die private Nutzung muss allerdings eine Privatentnahme gebucht werden.

b) Unternehmer A besitzt einen PKW, den er sowohl betrieblich als auch Privat nutzt. Der betriebliche Nutzungsanteil liegt bei 5%. Der PKW zählt zum Privatvermögen des Unternehmers. Den betrieblichen Nutzungsanteil von 5% kann er allerdings als Betriebsausgaben gewinnmindernd geltend machen.

c) Unternehmer A besitzt einen PKW, den er sowohl betrieblich als auch Privat nutzt. Der betriebliche Nutzungsanteil liegt bei 30%. Dem Unternehmer steht es offen, ob er das Wirtschaftsgut zu seinem Privat- oder Betriebsvermögen zählt.

Der Unternehmer muss den betrieblichen Zweck einer Betriebsausgabe anhand von Belegen nachweisen können. Lässt sich ein betrieblicher Bezug einer Ausgabe nicht zweifelsfrei feststellen, so kann das Finanzamt den steuerlichen Abzug ablehnen.

Nicht abziehbare Betriebsausgaben (Abzugsverbote)

Für einige Betriebsausgaben sieht das Steuerrecht ein Abzugsverbot vor. Auch wenn diese Aufwendungen dem betrieblichen Zweck zuzuordnen sind, so dürfen sie nicht als Betriebsausgaben gewinnmindernd geltend gemacht werden.

Zu den Betriebsausgaben, die nicht abgezogen werden dürfen, zählen unter anderem:

• Aufwendungen für Geschenke an Kunden und Geschäftspartner, deren Wert insgesamt 35 € pro Person in einem Wirtschaftsjahr übersteigen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG).
• Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, sofern die Aufwendungen 70% der üblichen Bewirtungskosten übersteigen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)
• Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten, Gästehäuser und hiermit zusammenhängende Bewirtungskosten, sofern nicht ein entsprechendes Gewerbe angemeldet wurde ( § 4 Abs. 5 Nr. 3 und 4 EStG ),
• Geldbußen, Ordnungsgelder, Verwarngelder sowie Zinsen auf hinterzogene Steuern (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG)
• Bestechungs- und Schmiergelder ( § 4 Abs. 5 Nr. 10 EStG )
• Parteispenden und andere Aufwendungen zur Förderung staatspolitischer Zwecke (§ 4 Abs. 6 EStG)

Einkommensteuer und andere Personensteuern stellen grundsätzlich keine Betriebsausgaben dar. Seit der Unternehmenssteuerreform 2008 darf auch die Gewerbesteuer nicht mehr als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.