ABC-Analyse

ABC-Analyse im UnternehmerlexikonDie ABC-Analyse, die auch Pareto-Analyse genannt wird, ist ein bewährtes Instrument aus dem Beschaffungscontrolling (siehe hierzu auch Artikel Controlling im Lexikon). Sie dient dazu, sich vermehrt auf die Objekte in der Beschaffung zu konzentrieren, die im Unternehmen eine große Bedeutung haben. Die Analyse hilft dem Entscheidungsträger oder den Entscheidungsträgern in der Beschaffung, zwischen wichtigen und unwichtigen Vorgängen zu differenzieren. Mit ihr lassen sich Schwerpunkte erkennen.

Der Grundgedanke der ABC-Analyse ist, die erworbenen Materialien oder die ausgesuchten Lieferanten nach ihrer relativen Bedeutung einzustufen. So steht die Gruppe A für sehr wichtig oder sehr dringlich, die Gruppe B für wichtig oder dringlich und die Gruppe C für weniger wichtig oder weniger dringlich. Die Gruppierung in A-, B- oder C-Güter erfolgt dabei nach dem Wert der jeweiligen Gütergruppe.

Vorgehensweise der ABC-Analyse in 6 Schritten

Der Einfachheit halber wird im Folgenden davon ausgegangen, dass es sich bei den einzuteilenden Gütern um beschaffte Materialien handelt. Die Vorgehensweise kann aber selbstverständlich auch auf ausgesuchte Lieferanten usw. übertragen werden.

  1. Zuerst wird der Verbrauchswert der einzelnen Materialpositionen ermittelt. Dies geschieht, indem die Menge, die jährlich von jedem Material verbraucht wird, erfasst und mit dem Preis, der im Einkauf durchschnittlich für dieses Gut bezahlt wird, multipliziert wird.
  2. Absteigend nach ihrem Verbrauchswert werden nun alle Positionen nach diesem sortiert. Anschließend werden die einzelnen Werte kumuliert.
  3. Dann wird der prozentuale Anteil jeder Position am Gesamtwert errechnet. Auch die Prozentzahlen werden kumuliert.
  4. Im nächsten Schritt wird der prozentuale Anteil jeder Position an der Gesamtzahl der Positionen ermittelt und erneut kumuliert. Es ist auch möglich, den Mengen- oder Volumenanteil jeder Position als Bezugsgröße heranzuziehen.
  5. Danach werden Wertgrenzen bei bestimmten Prozentanteilen am Gesamtwert gezogen. Wo dies geschieht, kann pauschal nicht gesagt werden und ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
  6. Im letzten Schritt werden die kumulierten prozentualen Anteile (für jede Position ein Anteil) an der Gesamtzahl der Positionen in einer Grafik dem kumulierten prozentualen Anteil jeder Position an dem Gesamtwert der Positionen gegenübergestellt. Dies geschieht meistens in Form einer Lorenzkurve oder anhand eines Pareto-Diagramms.

Lorenzkurve, Beispiel: Kurve bei der ABC-AnalyseAls Ergebnis dieser sechs Schritte erhält man die Einteilung der Materialien in A-, B- und C-Güter. In der Graphik ist bildlich sehr gut zu erkennen, welche und wie viele der Materialien in die einzelnen Gruppen fallen.

Zur Erläuterung: Die Lorenzkurve dient zur grafischen Darstellung einer "ungleichen Verteilung". Ein typisches Beispiel hierfür ist die Einkommensverteilung in einer Volkswirtschaft.

Übersichtlichkeit erhält man auch mithilfe eines Pareto-Diagramms, bei dem aber der Verlauf nicht so deutlich sichtbar ist wie in einer Lorenzkurve.

Interpretation des Ergebnis der ABC-Analyse

In Bezug auf die beschafften Positionen machen die A-Teile den höchsten Beschaffungswert aus. Den geringsten Wertanteil besitzen C-Teile, obwohl sie einen Großteil der beschafften Objekte in einem Unternehmen darstellen. Zu beachten ist allerdings, dass wegen der Ermittlung des Gesamtwertes (Produkt aus Menge und Preis) keine direkten Rückschlüsse vom Preis auf die Zugehörigkeit zur Gruppe der A-, B- oder C-Teile gezogen werden können. Es kann durchaus sein, dass Güter mit hohem Einzelpreis in die Kategorie der C-Güter fallen, wenn nur die Jahresbestellmenge gering ist.

Die Klassifizierung in die A-, B- und C-Gruppe kann für die Unternehmensführung von großer Bedeutung sein. Anhand dieser kann sie dann entscheiden, auf welche Güter der Schwerpunkt gelegt werden soll. Sie könnte entscheidend dazu beitragen, für welche Güter, also den A-Teilen, mehr Kosten in Kauf genommen werden als zum Beispiel für die C-Güter, die nicht so wichtig sind und denen man weniger Aufmerksamkeit schenkt. Gerade wenn es darum geht, Kosten einzusparen oder zu senken, sind A-Teile von besonderer Bedeutung für die Beschaffung. Das soll aber keinesfalls dazu verleiten, die C-Teile vollständig aus den Augen zu verlieren. Das wiederum kann nämlich dazu führen, dass bei den C-Gütern ein Engpass entsteht und dieser Engpass wegen Ausfall zu enormen Kosten führt, die man ja eigentlich einsparen wollte.

Festlegen der Wertgrenzen - eine individuelle Entscheidung

Bei welchen Prozentsätzen die einzelnen Wertgrenzen gezogen werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und auch abhängig von der Zielsetzung der Analyse. Meistens jedoch wird eine Grenze bei 80 % und 95 % der kumulierten Werte gezogen. In der Praxis macht man anhand der ABC-Analyse in den meisten Fällen die Feststellung, dass ein kleiner Teil der Materialpositionen einen hohen Anteil der beschafften Werte ausmacht.

Mögliche Maßnahmen aufgrund der ABC-Analyse

Materialien bei der ABC-Analyse, Kreisdiagramm: Gruppe A ist am WichtigstenAufgrund der ABC-Analyse ergeben sich dann für die A-Güter und die C-Güter spezielle Maßnahmen im Unternehmen. So werden bei den A-Gütern in der Disposition aufwendige Bestellrechnungen gefertigt. Es erfolgt eine programmorientierte Bedarfsrechnung, bei der die Sicherheitsbestände gering gehalten werden. Der Anlieferungsrhythmus wird kurz gehalten. Bei der Marktforschung beobachtet man alle Objekte und nutzt viele Informationsquellen. Es werden Wertanalysen durchgeführt und die Bestellabwicklung erfolgt gründlicher und strenger. Man verwendet für die Inventur die permanente Inventur.

Bei den C-Gütern dagegen erfolgt eine verbrauchsorientierte Bedarfsrechnung. Bestellrechnungen werden vereinfacht. Die Sicherheitsbestände sind hoch. In der Marktforschung werden Objekte beschränkt betrachtet und es werden einige wenige Informationsquellen genutzt. Wertanalysen werden gar nicht durchgeführt. Die Bestellabwicklung erfolgt vereinfacht. Bei den C-Gütern wird die Stichprobeninventur angewandt. Allgemein wird der Aufwand für C-Güter gering gehalten.

Das Ergebnis der ABC-Analyse ist statisch

Da sich im Unternehmen ständig alles ändert (Beschaffungspreise, Beschaffungsmengen, Beschaffungsgüter usw.), wird empfohlen, die Analyse in regelmäßigen Zeitabständen zu wiederholen. Durch Preissenkungen oder Preissteigerungen bzw. geringere oder höhere Beschaffungsmengen kann ein Gut die Kategorie als A-, B- oder C-Gut wechseln. Tut man dies nicht, besteht die Gefahr, dass falsche Entscheidungen getroffen werden, da sich die Bedingungen für eine vorher getroffene Entscheidung geändert haben.

Die Vorteile der ABC-Analyse

In allererster Linie besticht die ABC-Analyse durch ihre Einfachheit und ihren relativ geringen Aufwand, den sie in einem Unternehmen verursacht. Komplexe Probleme können auf diese Weise mit einem vertretbaren Aufwand analysiert werden, indem man sich auf die wesentlichen Faktoren beschränkt.
Des Weiteren ist die ABC-Analyse relativ einfach anzuwenden. Man benötigt keine komplexen Rechnungen.

Abgesehen von den qualitativen Faktoren ist die ABC-Analyse überall einsetzbar, da sie vom Untersuchungsgegenstand unabhängig ist.
Außerdem ist es möglich, die Ergebnisse der Analyse übersichtlich darzustellen und sie in einer Graphik unterzubringen.

Die Nachteile der ABC-Analyse

Ein Nachteil der Analyse ist, dass eine gewisse Unsicherheit bleibt, wo genau nun die Grenzen für die A-, B- und C-Güter zu ziehen sind. Setzt man die Grenze zum Beispiel zu hoch an, so fallen mehr Güter in die A-Gruppe. Da diese dann genauer zu beobachten sind, entstehen Kosten, die den Nutzen wieder senken können.
Zudem ist die Einteilung in mehr oder weniger als drei Kategorien möglich, birgt aber weitere Fehler und größeren Aufwand. So muss zum Beispiel bei nur zwei Kategorien entschieden werden, in welche Kategorie die eigentlichen B-Güter fallen würde. Eine falsche Zuordnung führt dann auch zu falschen Ergebnissen und diese führen zu unwirtschaftlichen Entscheidungen.

Bei dieser vereinfachten Darstellung der Faktoren in einem Unternehmen werden die Nebenkosten nicht berücksichtigt. Dadurch kann es zu falschen Schlussfolgerungen kommen. Wichtige Handlungen unterbleiben dann, weil sie nicht gesehen werden. Weitere Einflussfaktoren, die für die Entscheidungsfindung relevant sein könnten, kommen in der Analyse nicht vor und existieren somit in der Berechnung nicht.

Geringwertige Produkte werden nicht beachtet, können aber trotzdem für alles weitere entscheidend sein. Eingeschränkte Terminkontrollen können zu Engpässen führen und somit ganze Produktionen lahmlegen.

Ergänzend empfehlen wir Ihnen die Artikel Kreditor , Debitor , Netzplantechnik und zum Dropshipping im Unternehmerlexikon.



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